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中小企业财务外包的风险及对策研究

2019-10-25 21:25 来源:www.xdsyzzs.com 发布:现代商业 阅读:

——以ODY中小企业为例    

宋潇英 山焕  杭州师范大学钱江学院

摘要近年来我国中小企业的数量每年递增,已成为现代国民经济的重要组成部分。但由于中小企业规模小、抗风险能力差,财务管理水平普遍较低等弊端,财务外包应运而生。本文以ODY中小企业为例,通过其财务外包前后各项数据变化分析企业财务外包的优势与面临的风险与挑战,帮助我国中小企业管理层认清当前财务外包形式并制定出相应的优化措施。

关键词中小企业;财务外包;风险

中图分类号:F275     文献识别码:A   文章编号:1673-5889201928-0000-03

一、引言

20149月,李克强总理首次在夏季达沃斯论坛上提出“大众创新,万众创业”的经济口号,鼓励国家自主、民族自发的创新精神。自此以后,中小型企业如雨后春笋般不断涌现。据中国报告大厅《2017-2022年中国企业经营项目行业市场深度调研及投资战略研究分析报告》,我国目前仅登记在册的中小企业数量就有4000万家,占企业总数的99%。由此可见,中小企业已逐渐成为我国经济市场发展的中坚力量。而随之而来的由于中小企业数量的快速递增,导致企业与高质量财务人员之间的供求关系极大失衡;且由于中小企业的财务规模小、抵御风险能力较差,导致其财务管理水平普遍较低,财务外包应运而生。

财务外包最早作为一种新型的财务管理模式起源于美国,其发展规模较国内更为完备和成熟。目前财务外包不仅局限于机械式得根据企业管理者的需要对财务活动进行“有求必应”的划分,更发展出了由专业网络公司提供网络财务应用平台,企业管理者可以在该平台上通过合同协议的形式将财务业务系统得外包给服务商。我国外包服务发展起步较晚,相较于国外相关理论体系和实践经验仍存在诸多需要发展和完善的地方。合理的财务外包有利于提高企业财务管理的专业化水平,降低其财务管理的成本;同时有助于解决企业内部财务人员资源短缺问题。从长远来看,中小企业以财务外包的形式生存,可以极大程度促进中小企业内部业务流程简化和治理结构的优化。

二、我国中小企业财务外包现状                            

(一)我国中小企业现状

从经济大环境来看,由于近年来国内外经济发展不稳定不确定因素增多,形势复杂严峻,导致国内经济大方向连带下行。因此,现阶段中小企业发展状况的改善还需要经历一段漫长的过程。据表1中国发改委发布的《2018年四季度中小企业发展指数》数据显示,房地产业、社会服务业、信息传输业中小企业发展指数降低,其余均为上升,四季度与上季度相比稳中有降,总体呈低水平运行。与此同时,中小企业在经营过程中还面临着融资难、税负繁重等外部挑战。

1  2018年第三、四季度中小企业各行业发展指数

表1  2018年第三、四季度中小企业各行业发展指数

从企业内部环境来看,由于规模小,抗风险能力差,人才激励机制不健全等现实因素致中小企业很难招徕并挽留高精尖技术型人才。而财务管理岗又是亟需有能力、有经验人才的职位,故我国中小企业对高精尖财务人士呈现一种供不应求的现状。并且由于我国经济的发展逐步由重工业向轻工业方向转变,市场准入门槛降低,以致中小企业管理者对财务专业的知识储备水平普遍不足。正因此类客观因素的存在,中小企业管理者便逐渐尝试将企业内部的一部分财务工作对接给专业外包承接商。

(二)我国中小企业财务外包现状

我国的财务外包模式尚处在初步发展阶段,主要集中于北上广深等兴旺地域。照目前形式看,我国中小企业与财务外包服务公司的配合效果并不十分优越。外包公司的专业程度、企业在财务转交过程中伴随着的安全风险等诸多问题都可能会导致外包的风险性加大甚至失败。

现如今尽管财务外包正在逐渐进入大众的视野,但许多中小企业管理者仍仅对其略知一二,认为财务外包仅局限于财务业务繁忙的大型企业而不考虑外包;有些则过于信赖外包服务商,将财务工作整体外包,且不及时与外包服务商进行沟通,未承担自己相应的财务责任。同时大部分的管理者对财务外包能否有效降低企业财务管理成本持怀疑态度,他们认为财务外包过程中所承担的成本费用与内部支付给财务人员的工资薪金相差无几。此类管理者往往忽视了企业所承担的人工福利费、加班费等附加成本。综上企业管理者对内部成本的错误预估、对财务外包的浅显认知或者在外包过程中的不作为都成为我国中小企业在财务外包过程中的绊脚石。                                  

三、ODY公司经营现状

(一)公司概况

 ODY公司位于浙江省绍兴市,于2006年成立,是一家专门从事服装服饰、针纺织品等批发零售的企业。公司本着“以诚为本、信誉第一,客户至上、质量第一”的经营原则。自成立以来,便取得了不俗的经济效益与合作商的良好口碑。公司下设外贸中心、内销中心、制造中心与管理中心。其中,外贸中心负责公司对外贸易的各项流程与交易运输;内销中心负责公司国内的产品设计与交易销售;制造中心严格按照设计开发部门的要求生产相应服饰,对成品的形成产生了至关重要的作用;管理中心下设行政人事部、稽核部、物流部、财务部与采购部,属于公司的核心中心。ODY公司2018年的营业收入为19201万元,从业人员为120人,依据《关于印发中小企业划型标准规定的通知》的划分标准,属于批发零售业中型企业范畴。

(二)财务外包动因及内容

随着公司成立时间的增加与口碑的宣传,ODY公司的经营规模逐渐扩大,在职员工人数也慢慢增加,但财务工作仍仅由会计与出纳担任,工作量大,人数不足导致了工作效率的低下;同时由于公司财务人员的频繁变动使得企业管理者于2017年作出了财务外包的选择,以便获得稳定且高效的财务管理工作。通过对ODY公司的实地调查走访,笔者了解到公司管理者具体作出的外包内容如下:

1.财务核算及其报表编制。ODY公司将相关原始记账凭证及所附原件转交给承包方,承包方按照中国会计准则和企业会计制度对原始凭证及发票等资料进行审核,审核无误后编制相关财务报表。

2.税务咨询、申报及筹划。由于我国税收法律法规体系的繁琐及复杂,ODY公司内部缺乏对此模块精通的财务人士,管理者便决定将税收相关一并承接给外包服务商。承接商不仅负责企业各种税收的上报,同时还为ODY公司如何合法享受税收优惠政策出谋划策、为企业合理优化相应税收成本;

3.应收账款外包。由于应收账款对于企业来说是至关重要的一项会计科目,对企业资金的周转往来起到了至关重要的作用,若是企业对应收账款管理不善,将会导致大量的坏账出现,增加相应管理成本,造成企业蒙受无故的损失。而应收账款的合理管理又需要花费一定的人力和精力,故ODY公司管理者决定将应收账款外包给承包商。财务外包商负责每月的应收核对并出具相关审核结果资料。

4.存货记录、成本核算外包。由于ODY公司是批发零售企业,每月的仓库存货需要明确完善的记录。考虑到每月库存进出工作量较大,故管理者决定将此项业务外包。承接商每月负责对企业仓库的存货进行核查并核算其成本。 

(三)财务外包效果

在财务人员变动方面:由于多数财务工作外包给了相关的外包承包商,财务工作内容有了比较多的缩减,于是企业管理者决定由原先的五位财务工作人员缩减为两位:其中包括一位会计主管与一位出纳人员,考虑到会计主管工作内容的专业性,故其薪资水平相对较高;出纳人员则负责企业内部简单的财务工作,例如职工薪酬核算、库存盘点等,由于其工作内容比较简单,故薪金水平较低。具体变动如表2所示:

2    ODY公司外包前后财务人员变动

表2    ODY公司外包前后财务人员变动

在财务数据方面:由于ODY公司在2016年作出财务外包的决策,故笔者列举了该年份前后两年的财务数据。其中2016年为财务未外包之前,2017年为财务外包当年,2018年为财务外包已适应一年。由表3显示,在管理费用上,由于2017年企业初次尝试财务外包,尽管对财务办公室的人员有了适当的裁员,但企业内部对于外包财务的风险未进行准确的了解,且由于公司规模的不但扩大,业务的增加使得企业采购部与物流部扩张(由于本文重点研究财务部门费用,故不对其他部门费用作相关赘述),因此在当年管理费用较前年有所上升。而在通过2018年的规避风险与熟悉外包流程之后,管理费用较2017年有了8.08%的降幅。

ODY公司近三年来主营业务收入不断增加,外包前2016年的数据为11,848万元,2018年财务外包后主营业务收入19,201.41万元,收入涨幅超过62.06%。而主营业务成本则从2016年的10,723.88万元提升至17,427.76万元,同比增长62.51%。净利润由2016年度的40.44万元增加至2018年度的65.94万元,涨幅超过63.06%。如此高的涨幅不光是公司规模的扩张,产品交易成交笔数的不断增加,也包括ODY公司自2017年财务外包之后,公司内部对于财务人员的大幅裁员,企业可以将原先的财务成本集中精力投入到自己的核心业务中去,大力发展本公司的主营业务。  

3   ODY公司外包前后财务数据                 单位:万元

表3   ODY公司外包前后财务数据

四、ODY中小企业财务外包过程中面临的风险

(一)外部环境风险

1.来自宏观经济环境的风险。国际方面,近年来全球经济增长趋势放缓,主要经济体推出的贸易保护政策使得贸易保护情绪高涨,对经济政策的推进产生了巨大的阻碍作用。国内方面,根据部分国家统计局统计数据,2018年我国GDP稳步上升,全年总额达到90.03万亿元。同时我国经济增速较上年同期增长稳中有降,从第一季度的6.8%逐步下降到第四季度的6.4%,发展速度有所放缓。这些内外部不利经济环境因素都会阻碍我国中小企业的发展,从而间接影响中小企业的财务外包。

2.来自国内法律规章的制度风险。财务外包模式在我国由于起步较晚,相关制度并不够完善,当面临企业与承包商之间的纠纷时双方只能参考国外的相关案例或者我国服务外包的有关大类文件,费时费力,这种状况极大从制度方面增加了我国中小企业财务外包的风险。

3.来自外包环境的风险。由于我国企业财务外包的发展尚处在初级阶段,无论是外包服务商的专业程度,双方合作模式的合理性还是对这种新兴财务管理模式的监管力度上都存在诸多不足,若是双方在合作中有一方没有按照约定进行服务或者对财务信息有所隐瞒,这无疑对双方来说均是十分艰辛的维权道路。

(二)企业内部风险

1.企业内部财务信息泄露风险。由于外包商在接手ODY公司账务时对其资产状况、盈利水平甚至客户来源有着清晰的认知。在这一过程中,企业内部就承担着极大的财务信息泄露风险,万一承包商的道德水准不过关,造成了此类信息的泄密,那么对企业来说是致命的打击。

2.对接不清风险。ODY公司与外包商在转交财务数据时,由于双方理解上的偏差导致对接不清也是公司必须正视的风险。往往出现该类风险之后,双方必然会有推脱责任的过程,在这一过程中ODY公司内部财务人员会对外包商出现情绪上的不满,造成合作上的不愉快,也会极大阻碍工作效率的提高,加剧对接上的风险。

3.外包服务商依赖性风险。将公司内部繁琐复杂的财务工作进行外包,虽然减轻了内部会计工作难度,但提高了公司对外包商的依赖性,同时导致内部财务水平停滞不前的风险。如果在外包过程中公司有可能会直面外包商没有达到自己预期值的情况。在这种情况下,重新选择外包商极大可能会增加企业的管理成本,企业管理者往往会选择与同一家外包服务商进行合作,变相加剧了依赖性风险。

(三)外包服务商风险

1.服务商专业水平不足风险。外包服务商在初期与ODY公司的合作进行的十分顺利,但后期经常会有层出不穷的问题。有一部分原因就是外包服务商内部人员未进行继续学习或者经常性的人员变动。长此以往,服务商内部的专业水准会长期处在停滞不前的阶段,必然会导致企业承担相应的风险。

2.服务商发展危机风险。外包服务商的发展前景收到各种因素的制约,好的外包服务商在不断提升专业水准的情况下,可以长此以往得经营下去,而脆弱的服务商往往无法面对经济形势的动荡。在这种情况下,万一外包服务商在合作过程中宣布破产或者裁员导致无法为ODY公司提供良好的财务建议,那么ODY公司对外包服务商的依赖性质会对自身造成不同程度的风险。

五、解决措施

(一)财务外包准备前期

1.了解企业内部财务信息。ODY公司属于批发零售业的中型企业,每年的营业收入以亿元来计算。涉及到巨大的数量金额时,企业管理层更需要充分了解公司本身的盈利情况、经营成本等,对于其他中小企业来说同理,管理层对企业的深刻认知有利于其快速准确得在市场中找寻到适合自己的且有能力的外包服务商。

2.选择适合的外包服务商。财务外包使ODY公司不可避免得会对外包商产生一定的依赖性,考虑到财务信息转接过程中所消耗的成本费用与泄露风险,公司管理层有必要对外包服务商的资质及内部管理信息有详尽的了解,确保万无一失。除此之外,所有中小企业管理层在考察外包商的过程中,不光要关注其内部成员的专业水准,职业道德意识也是一大考量因素。

3.明确界定外包服务范围。财务外包切忌一锅煮,以免产生互相推诿或者意见不统一的状况。无论是ODY公司,还是国内其他不同类型的中小企业,在运行经营的过程中,双方均应对自己所负责的财务领域进行明确的区分,在核心业务商业机密的处理上,管理层一定要与企业内部员工和外包商对接人员进行充分的沟通,从而达到高效合作。

(二)与外包商合作期间

1.制定详细服务合同。在正式确定外包服务商之前,ODY公司还必须与财务外包服务商签订明确详尽的合同。由于我国这一方面发展还不够充分,这就需要双方查阅相关案例设想到最坏的结果,并进行责任的明确。合同中不光要对双方所负责的工作内容、酬劳问题等进行明确的界定,最重要企业管理层还需要对公司内部财务信息防泄漏进行缜密的规划,与外包商签订保密协议并告知其后果。

2.加强与外包商之间的联系。在外包服务商工作时,ODY管理层应派遣企业内部财务人员进行实地考察,相互监督学习。双方加强联系的好处不仅是保证工作的准确性,更是避免了企业对财务信息得知的滞后性。简而言之,由于大部分企业将财务外包之后,都是经过数月才对处理结果有所了解,对企业的经营决策难免有所影响。所以,加强联系有助于杜绝此类现象的发生。

(三)终止财务外包合作后

ODY公司目前正与外包服务商处于合作期间,在日后与服务商合约顺利到期之后,公司还应敦促外包商不违反保密合约不将公司的财务信息进行泄露。否则ODY公司有权起诉外包商追究其法律责任。同理,由于财务信息的敏感性与保密性,对于中小企业来说,无论是财务交接过程还是合作完成之后,双方都应保证企业信息的不泄露、不外传。法律条约是最好的保护手段,而法律的实施少不了人为的督促跟进,故即便合作终止后,管理层也应不时监督外包商依法履行自己的保密职责。                   

参考文献:

[1]吕洪铎.中小企业财务会计外包的风险及控制研究[D].哈尔滨:哈尔滨商业大学,2016.

[2]王瑞珍.中小企业财务会计外包的风险及控制研究[J].农村经济与科技,2018,29(18).

[3]余磊.基于PDCA循环理论的企业财务外包风险控制研究[J].财会通讯,2015,33(32).

[4]孔庆娟.财务外包的中国模式发展研究[D].上海:同济大学,2008.

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