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基于领料单无纸化的企业财务管理创新探索

2020-04-21 15:30 来源:www.xdsyzzs.com 发布:现代商业 阅读:

苏晓锐 沈阳飞机工业(集团)有限公司

摘要:领料单无纸化方案使用信息化手段,连接一级库房发料流程、二级库房领料流程和财务核算流程,将业务和财务数据紧密联系,打破了分离系统间的信息孤岛,促进了数据流、实物流和资金流的深度融合,形成了完整的数据链。本文通过对其方案内容的研究,初步探索财务业务一体化的实现方法,探讨财务管理创新思路进而指导企业管理创新方向,最终达到提升企业竞争力的目的。

关键词:财务业务一体化;无纸化;完整数据链;管理创新;信息孤岛

一、引言

目前我国的新经济形态以互联网的应用和电子商务服务为特征,数字化经济时代的到来,势必会对企业提出新的要求,传统的企业管理理论早已满足不了当今企业战略管理的需要,优化资源配置的系统集成方案适应了新形势的发展。在推行领料单无纸化方案之前,业务部门为提高工作效率,分别开发了几套适应本部门业务规则的信息系统,即采购部门的物资供应系统、二级材料库房的库存管理系统以及财务部门的成本核算系统等等。但由于信息系统开发的初始目的是实现相应业务功能的计算机化,在实施系统的早期阶段并没有考虑到不同系统间的数据交换和协同工作,造成了公司不同部门或同一部门间存在着多套信息系统的局面,以至于这些独立系统形成了“信息孤岛”,各个部门需要大量精力来进行数据分析校对工作,不仅耗费人力物力财力而且容易出现失误,造成部分甚至于全部数据信息的不准确。因此,本文通过阐述实施领料单无纸化方案内容,能够较好地解决这些问题,以达到具有保证数据准确性、减少人工参与出错的几率和及时反映成本等目的。

二、必要条件

进入移动互联时代,科学技术的发展比任何时代都要迅猛,科学技术的进步对企业财务管理创新提供了技术保障。

财务业务一体化真正将会计职能发挥出来,体现了会计信息及时性,保证了会计信息可靠性,实现了会计决策特性。会计信息及时性包含了两个方面含义:一是核算上的及时,二是信息传递上的及时。在财务业务一体化核算模式下,实时获取业务事件信息并保存到数据库中,业务数据可以实时、高效地生成会计信息,解决了传统财务会计下报表数据滞后的问题。它保证了会计信息的真实可靠、及时准确,使会计人员能够直接关注实际业务过程,专注于为管理者特别是中高层管理人员提供各种形式的决策辅助功能。

三、领料单无纸化方案内容

(一)主体思路

在不同信息系统中录入相同重复的信息,增加了中间环节同时提升了数据不准确的风险,浪费了相应资源。为此,本方案主体思路是将物资供应系统、库存管理系统和成本核算系统等主流信息系统进行集成,减少多余的中间环节,以达到节约资源的目的(具体流程图如下图1所示)。将财务和业务有机结合起来,改变了财务信息和业务信息分离的现状,解决了财务信息滞后的问题。

图  领料单无纸化流程功能划分流程图

  领料单无纸化流程功能划分流程图

在物质供应系统中,采购部进行材料发料后财务进行一级稽核,当原材料到达二级车间库房,库管人员扫码入库,实物入库同时在信息系统中显示材料入库信息,经管室在材料入库后进行二级稽核步骤,若车间入库材料信息和财务部稽核后各类别总金额核对无误即可完成稽核步骤,之后同步二级成本核算系统。

(二)主要功能

执行领料单无纸化方案主要可以实现以下几个功能:

1.实现领料单无纸化管理

领料单无纸化将纸质数据存录在电脑或企业网络当中、同时再通过网络传输将各种信息数据传递到相关部门和人员的手中。整个业务流程从申请领料,采购部审核,采购部发料,车间入库和经管室审核稽核都可以从网上信息系统进行操作,真正实现“无纸”。

2.解决材料未达账问题

生产车间此前普遍存在未达账问题,原材料已到达本单位库房,但由于没有计划价格而不能计入成本,造成物流、资金流的不统一,给车间基层经管人员工作增加了困难,实现无纸化流程后,在器材采购部出库的材料都带有计划价格,从根本上解决账目未达的问题,促进实物流和资金流的统一。

3.实现统一的器材编码管理

各应用系统中存在多套器材编码,无形中给车间库管人员、财务核算人员的工作设置了障碍,额外需要核对实物和编码,而且在应用系统中造成冗余数据,不便于管理。进行领料单无纸化流程时,整理各系统基础数据,统一使用相同数据源,减少人为对应的失误。

4.实现条码管理

未推行领料单无纸化方案之前,使用者从申请领料、材料入库、财务核算等环节都需要录入相应的信息,不仅容易出错,而且增加了重复的工作量,本方案支持条码管理,生成条码后,通过扫码枪扫条码就可得到相关数据信息,不需要人工重复录入工作,提高了生产效率,减少人为出现错误的可能。

5.实现财务的一级稽核功能

在二级成本核算之前,需要经过财务部进行一级稽核工作,只有经过财务一级稽核步骤的领料单,车间经管人员才能进行二级审核、稽核。

(三)实施步骤

领料单无纸化方案使用信息化手段搭建,挖掘数据潜在价值,支撑生产运营管控。在建设过程中,将科学的管理方法和IT项目特点相结合,以项目为对象的系统管理方法,使应用系统的开发过程达到风险可控。从IT角度看是信息系统的开发过程,应用系统的开发过程主要分为需求分析、概要设计、详细设计、代码实施、功能测试、系统测试、上线试运行、系统维护等阶段。从管理角度看,不仅需要从技术层面把控,还需要对关键步骤进行把控,主要体现在做好需求分析和WBS分解。需求分析让项目走精益之路,WBS分解让项目走科学之路。

主要实施方案步骤如下:

1.明确需求,确定业务流程

信息系统集成方案的成败包含着多个方面的因素,涉及很多管理因素。要想真正达到方便用户操作、提升管理水平的目的,需要深入了解和切入用户业务和管理,建立信息系统模型,根据信息系统模型设计切实可行的系统方案并实施。由于各信息系统功能侧重点不同,数据颗粒度不同,管理模式不同,必须分清主次,协调业务部门需求,满足各部门工作需要,解决核心问题。就领料单无纸化集成方案来说,物资采购系统和库房管理系统关注实物信息,是实物流的体现而财务系统关注的是金额,是价值流的体现,两者流向存在不统一的情况;还有实物在物资采购系统和二级库房中流转时机等实际问题。

2.接口部分代码的设计与实施

在业务流程清楚的前提下,根据需求设计建立系统集成的体系结构,定义子系统或模块间的接口关系,通过进行概要设计和详细设计,数据库或数据结构设计,对应用系统进行适当的调整,以实现各个应用系统数据交互,遵从统一软件开发管理的规范、标准。为了对开发过程进行有效控制,在方案实施过程中使用WBS分解将项目整个周期分解成几个小部分,对每个部分设定计划开始时间和计划结束时间以及关键里程碑节点重点关注,这样直观反映出项目各个阶段以及完成情况。定期召开例会,及时通报项目进度,同时对遇到的问题集中讨论进行头脑风暴,有效保证开发节点。

3.进行功能测试和试点单位测试

开发人员在接口部分开发工作基本完成之后,进行功能测试,保证业务流程达到了预期效果,发现问题随时进行修改。之后,选取试点单位进行实际功能测试。

4.进行上线前培训

试点单位系统数据流程彻底打通、业务流转步骤清晰后,可以考虑在全厂范围内进行推广,接下来对相关使用人员进行上线前培训,为正式上线打好基础。

5.系统维护

系统维护是在已完成软件的接口开发工作并交付使用以后,根据软件运行的情况,对软件进行适当修改,以适应新的要求,以及纠正运行中发现的错误。

(四)可行性分析和风险分析

对无纸化的研究具有很大的重要性与必要性。不仅可以帮助企业对财务信息化有一个科学、全面的认识,并且简化了日常领料流程,提高了各业务部门的工作效率,规范了数据的统一性。因此,实施领料单无纸化方案有助于提升企业管理水平。系统集成接口的开发工作和业务流程的梳理决定着方案实施的成败。系统集成接口的开发工作从技术上讲是可行的,重点在于如何梳理出明确的业务流程,这需要各部门的配合,共同探讨可行的方案,保证业务流转的顺畅。

物资供应系统、库房管理系统和财务核算系统本身都管理着企业相应的业务,由于领料单无纸化方案的实施从一定程度上改变了传统的工作模式,势必会对业务流程产生一定的影响,这是在具体方案实施之前无法预料的。存在问题时,需要各业务部门一起讨论,既保证业务流程能够打通,又能较好地解决矛盾。在运行一段时间后,逐步解决问题,各部门协调工作,最终达到预期效果。

四、结论

本文将实施方案后具体衡量指标列举如下表所示:

   衡量指标列表

表   衡量指标列表

从直接经济效益上讲,节约了纸张等资源,大大降低了纸张使用率,同时具有便于数据的保存和统计分析的优点。

从使用者的角度讲,减少了重复操作,料单录入时间和达账时间都有效减少,降低了人工操作出错的可能,将用户从每月重复录入多系统数据的繁重工作中解脱出来,统一数据源,保证了数据的准确性,简化生产、装配车间从采购部领用环节,杜绝票据传递过程中丢失现象。

从企业决策者的角度讲,能够更加清晰直观地了解物料流传情况,为经营生产决策提供了有力保障,更加真实地了解成本核算情况,从侧面缓解库存积压等实际问题,提升了企业EVA水平。

领料单无纸化方案的意义不仅仅在于便捷的财务操作、出错几率的降低等等,更深层次的意义在于财务与业务的融合,是财务业务一体化的初步探索。实现财务业务一体化是企业财务管理创新的一个重要方向,前端业务发生,不需要人工干预,触发后端财务数据的生成。财务和业务的一体化,从根本上解决了财务、业务分离,财务信息滞后的弊端。不仅强化了财务管理职能,而且健全了企业的各项制度,理顺了不同业务和人员的职责权限,全面提高了企业管理水平。

本文通过对领料单无纸化方案的研究,介绍了其功能模块、实施步骤及要点、意义作用等内容。对整个方案实施过程中遇到问题进行思考,深刻剖析财务管理创新的方法,从财务和业务两个角度而不仅仅只从财务提高效率的角度看待这个问题,阐述财务和业务相融合的必要性。从财务管理创新的角度延伸要企业管理创新,总结了企业进行管理创新的几点经验和思考。

参考文献:

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