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SAP平台下业财一体化的运行机制分析

2020-07-20 20:37 来源:www.xdsyzzs.com 发布:现代商业 阅读:

张英1    赵旭晨2

1.包头市中心医院  内蒙古包头014040

2.中央民族大学   北京  100081

摘要:通过信息流传递、数据融合、物流运转、资金流运转以及全面预算实现业财一体化运行机制,在找出企业引入SAP前业财一体化存在问题的基础上,提出了业财一体化的实施需要集团员工共同努力,再造集团业务流程,控制信息化建设风险以及培训员工等方面的建议。

关键词:SAP;业财一体化;运行机制

21世纪信息技术愈加发达,影响了企业的发展和人民的生活,带来的优势也不言而喻。高瞻远瞩的企业的管理者们都希望抓住这一机遇,通过合理有效的方式利用信息技术推动产业的优化升级,创新企业的管理思想及理念,改变了企业的经营方式及策略,扩大企业的利润空间,提升企业的核心竞争力。由于企业发展过程中部门之间相互独立,信息呈现出“孤岛”的状态,业务和财务分离现象严重,极大的影响了企业的经营效率和价值提升。SAP 拥有多个高度集成模块,具有综合完善的功能,能够适应多类行业,强大的兼容性和操作能力让客户使用更加便捷高效,并且有助于提升企业价值,完善企业管理模式和理念。

一、SAP 平台下业财一体化的运行机制

(一)通过信息流传递、数据融合实现业财一体化

SAP平台下业财一体化的基础在于信息能够实时传递、共享,业务信息能够通过系统直接对接到财务系统中,实现数据的及时交换和共享。企业信息化发展的过程中采用了多家公司的多家系统,由于其开发结构和数据语言不同,即使可以勉强寻找到其中的相关性和逻辑性,但也无法实信息的共享和转换。通过SAP 的方式将业务和财务信息实现一体化化,既解决了集团信息孤岛的问题,提高了信息资源的准确性和使用有效率,又统一了集团信息技术的标准,前置了财务部门的职能。

(二)通过物流运转实现业财一体化

物流是SAP的核心,它基于供应链在企业中运作实现业财一体,其他模块以其为核心扩展开来。SAP平台下可以将企业的业务操作流程和财务所需数据紧密实时结合,实现无缝衔接,系统实时分析相关数据并给予提醒。这样的方式实现了实施监控,使得管理更加公开透明化,避免了信息传递错误。SAP有利于实现供应链的零库存,使资金灵活化,提高供应链的竞争能力。企业的SAP平台统一管理系统中的信息数据,随时监控分析成本收入。当业务发生时,所有相关信息都要集成到系统中,相关使用者根据权限可以分析比较计划和实际成本。

(三)通过资金流运转实现业财一体化

业务体系的有效运转必须要有资金的保证,称之为物质保证。这些物质保证在业务运行中一方面会形成资金占用,另一方面会形成成本费用支出。企业的经营业绩和效率主要由资金流的运作判断,业财一体的实现核心之一也是资金流。企业陈旧的财务会计收集有关信息的能力较差,时效性低,难以给管理者提供决策有用的帮助。主要存在以下几个问题:财务报告无法及时出具,产品成本归集模糊,预测结果不准确。重新整合、分配企业资源,将资金流、业务流实现一体。

(四)通过全面预算实现业财一体化

SAP结合全面预算的方式,管理企业的收入、成本、费用,实现业财一体化。当发生业务实现收入和支出时,所有相关信息数据要录入预算的管理中,促使资金的迅速传递,提高预算水平。根据管理的需要,定期或不定期的从系统中自动或人工提取信息,分析预算的执行现状,控制预算的过程,提升资金管理程度。全面预算可以更好的优化配置资源,统一规范资金使用,控制信息流转,监控收入支出,是实现业财一体的有效方式。

二、企业引入SAP前业财一体化存在的问题

(一)业财一体化管理的观念相对薄弱

引入SAP之前,企业的主营业务方面,领导更加关注于技术的开发,部分领导者没有充分重视财务管理思想,业务和财务之间的一体化问题,导致财务信息管理意识薄弱。财务信息和核算和管理理念和方式等出现了地域性、差异性、无法实时集中化管理的问题。企业很多领导认为业务是企业发展的关键,他们更加注重于企业的业务提升和经营效益,这些情况导致了有些领导为了发展业务而投入过多资金,忽略了资金使用率,有些领导为了效益严格控制成本,项目资金缺乏而工程缓慢或停止。因此如何在财务与业务之间寻找一个平衡点,在公司的运营过程中非常关键。

(二)各业务系统和财务系统难以有效衔接

在引入SAP之前,一些企业使用了多个不同的信息系统。然而,因为不同系统是由不同的供应商提供的,其信息数据的编码方式不同,系统间很难集成。最后导致了企业管理的每个部分都是信息化手段,但每个部分却仍旧是独立的,信息之间无法准确传递、共享,无法协同作用,极大的影响了企业经营管理的效率,阻碍了企业的进一步提升。

(三)数据滞后、传递问题频发导致共享困难

引入SAP之前,企业的财会部门无法实现财务数据跟随业务数据动态实时记录,无法及时的反应业务数据的最新情况,只能采用事后记录以及每月定时记账的方式。此外,系统的不同导致各系统数据的编码存在差异,数据传递常常数显转换或节点延迟的错误。比如,财务人员曾经发现有一段时间财务报表和业务单位记录不吻合,最后了解原因是因为实物物流在业务系统的流转中,转换点发生错误,数据无法正确反应导致集成到错误的科目。这些情况都会使得数据结果不准确,共享性差,导致财务处于被动地位而难以发挥监督的作用。

(四)归集、分摊体系不够精细化

传统的成本费用分摊方式是以产品为中心,与以作业为中心的费用分配方式相比较为简单,无法真实核算生产过程中的资源消耗,无法精细追溯成本发生的始末,结果与实际差异性较大。成本归集的不准确会导致之后的差异分析、利润分析出现问题,分析结果失去了一定的意义。系统中信息的无法共享,又导致类似于营销活动发生的总费用无法穿透到明细费用中的问题发生,财务无法监控营销活动费用的使用合理性和有效性。

三、SAP平台下业财一体化的运行建议

(一)业财一体化的实施需要集团员工共同努力

SAP系统的建设是一个复杂而又庞大的项目,它的初期投入很多且无法有明显的收益。这一切的因素都很容易打击企业管理者和员工的信心,影响SAP系统的顺利推行。从企业SAP的建设来看,总部的重视程度十分重要,各级单位的积极配合、员工的努力参与都会影响SAP平台建设的质量。首先,在建设之前,需要企业管理层积极参与,制定有效、切实、多层次的建设和推行计划。其次,需要相关负责人加大宜传、教育,明确SAP上线的重要性和必要性,要求和鼓励各级单位积极参与推行上线。最后,需求所有员工积极参与使用SAP系统,并就使用中存在的问题积极的提出自己的意见。强调SAP的利得是长期的,只要SAP系统建设好了,未来对于员工只会有更多的经济利益。

(二)根据业财一体化再造集团业务流程

SAP平台不仅应该按照业财一体的要求对企业内部组织进行再造,也必须对流程进行再造。企业内部组织的运作都必须按照一定流程进行,离开了流程的组织的运转就会变得无序和混乱。重新梳理流程,让信息数据及时传递,在业务发生时自动生成相关财务信息。企业流程的关键是要保证流程对象从初始状态至完成状态,每个环节、部门或者岗位的作业都是为了实现某一业务功能。改变和重建业务信息传递的路径,从而实现业务一体的目标。此外,在流程重组的过程中,需要业务人员和财务人员的共同合作。这一过程加强了双方之间的联系,双方对于对方业务的了解,实现了业务财务人员的融合。引入SAP不仅仅是引入了一个信息系统,更重要的对于企业管理的帮助,从组织结构、经营方式到人员能力等。

业务流程再造的基础是对于旧的业务流程的重新梳理,再根据选择的软件的需求和企业的实际情况制定再造方式,实施再造。首先,要深入企业的内部实地考察,全面分析、了解企业当前的业务流程状况和运作中存在的问题,确定无用、低效程序。然后,将SAP软件中蕴含的标准流程和企业当前的流程状况相对比,结合标准流程和实际业务发生改造企业的业务流程。之后,制作相关的改造流程图,反复比较是否解决现在存在的问题,并将其投入测试,反馈问题再修改,再测试,直到可操作且没有问题。最后,需要对于新的业务流程制定相应的操作规范,以便于流程的正确、高效运转。

(三)控制信息化建设风险以保证业财一体化成功

SAP项目实施起来时间长、投资大,在此过程中存在很多无法预测的情况,可能会导致利用SAP系统推进业财一体化的设想落空,相关的风险系数较高。实现业财一体的前提是要尽量避免可能遇到的风险,企业要通过加强内控来控制相关风险。全面提升管理水平,按照全覆盖原则、内部控制与风险管理相融合原则、坚持理论联系实际并与公司战略相结合原则、积极稳妥逐步推进原则,进一步完善内部控制体系,重点加强以下子体系研究和完善:一是以公司治理为核心的内控环境体系;二是从业务发生的三个阶段事前、事中、事后防范注意,全面覆盖公司所有营运环节的内控活动体系;三是以信息披露为主题的信息沟通体系;四是内部稽核和外部审计并重的监督评价体系,对标国内外内部控制先进经验,指出企业财务内部控制的未来发展路径;五是以数据质量为主题的信息填报体系。

(四)培训员工以提高业财一体化信息系统应用水平

SAP不论是思想还是操作软件,归根结底只是一个工具,需要相关人员去正确运用才能发挥它的作用。因此,人是企业的首要资源,只有通过培训提高SAP系统应用的相关员工的综合素质,让相关业务人员学习更多的财务知识,让相关财务人员学习更多的业务知识,才能够更好的实现融合。SAP作为一个新兴的系统,其对人员的要求越来越高,甚至取代了一些相关人员的工作,这使得员工产生抵触情绪,不愿意学习,没有机会学习。员工对于SAP的不了解,不会操作直接影响了SAP的实施,让SAP成为了一个空有其表,无法发挥作用的软件。因此让企业员工了解SAP思想,学会SAP系统的操作方式是十分必要的.

参考文献:

[1]林跃飞.ERP信息化系统在制造企业财务管理中的应用[J].全国流通经济,2019(11).

[2]李国强,赵北靖.供给侧改革背景下加强ERP建设促进业财融合的思考[J].中国商论,2018(11).

[3]徐伟卓.企业财务管理、业务流程管理中整合ERP之探索[J].现代营销(创富信息版),2018(10).

[4]张艳玲.基于集成信息系统的国际业财一体化管控[J].财务与会计,2019(8).

[5]李丹,万馨阳,曾骏等.企业ERP系统业财一体化权限管理风险控制研究[J].商场现代化,2019(1).

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