李庆花 兖矿煤化供销有限公司

摘要：合同管理是合同签订、履行、变更、解除等的一个动态的全过程管理，加强合同管理可以最大限度地防范和降低企业的法律风险。目前企业合同管理中也存在一定问题，因此有必要分析存在问题并采取有效的措施提高合同管理水平。

关键词：合同管理；全过程；信息化；制度 

在市场经济条件下，合同管理贯穿于企业生产经营活动的全过程,是企业规避风险,维护自身经济利益的根本。但由于对合同管理重视程度不够，目前企业合同管理中也存在一定问题。企业需要结合自身在合同管理方面存在的问题，采取有针对性的措施。

一、合同管理现状

（一）部分人员法律意识淡薄，合同法律意识差

企业相关人员的法律意识差。主要体现在：1.部分合同存在先履行后补签的现象，此类合同，合同会签审查就形同虚设，无法起到合同审查的事前监督作用。2.口头随意对合同条款进行变更、终（中）止，甚至直接在原合同条款进行手工改动，合同没有严肃性。3.业务相关人员不注重收集整理合同履行相关单据，对合同履行中出现的纠纷不重视。

（二）相关制度落实不到位，合同管理形式化严重

合同管理是企业管理的关键组成部分，但有些人员将合同管理当作是一种形式，从合同的签订到管理，都认为是一种应付检查的工作，导致合同管理流于形式。例如：按规定应该尽职调查的，只从网上查找一部分资料填写相关信息，从形式上资料完备，但实际存在很大漏洞。这样的合同签订后，往往因对合同相对方资信及其经办人身份了解不深入，导致合同履约低或合同诈骗的产生。

（三）合同管理重在文本审查,对合同全过程缺乏有效管理

目前大部分企业，合同管理往往只局限于合同审查，缺乏对合同的全过程管理。主要体现在：一是对所签合同涉及的相对方的资信及履约能力缺少有效评估，合同相对方不具备合同签订的主体资格，或合同签订后对方不能履约，给企业造成损失。其次，对合同的履行情况缺乏动态监控，不能有效发现和防范合同履约过程中出现的风险。三是合同档案管理不规范。合同档案管理是一个与合同管理相关数据的归集、整理的过程。业务经办人往往不重视这些资料的收集，出现合同纠纷后，公司往往处于被动地位。

（四）合同管理缺乏必要信息化手段

信息化是现代管理的基础，也是合同管理的基础。作为一个年合同签订量在3000份以上的企业，由于缺乏配套的合同管理系统，已严重制约合同的精细化管理，主要表现为：

首先，由于合同签订、执行及结算都处在相对封闭状态，各部门相对独立，信息不共享，合同主管部门无法及时获得合同签订后履行及结算信息。

其次，对于一个以供销为主的企业而言，合同种类多，数量大，人员出差频繁，采用传统的书面会签，已严重影响合同签订效率。

三是由于合同管理缺乏信息化手段的有利支撑，对合同相关的统计分析效率低下，无法对各类合同建立风险评估机制，不利于公司业务的开展。

二、合同管理的原则

（一）风险防控为导向的原则。签订合同是企业规避风险的重要手段，合同签签订时要充分考虑合同签订前、签订后的法律、市场等风险。

（二）依法管理原则。这是企业合同管理的基本原则。合同管理不仅要严格按照《合同法》依法管理，还要遵循其他有关法律、法规。例如专利法、担保法、运输法等，通过合同纳入法制化轨道，使企业各类型的合同，从签订到履行以及争议处理的整个过程都依法进行。

（三）分类管理原则。企业经营产品、业务类型多。不同类型的合同，风险防控重点不同，合同会审流程、签订所需资料也不同，合同分类管理才能做到有的放矢。

（四）注重效益原则。企业合同管理的目的是实现预期的经济效益。企业从合同的签订、履行、变更、解除及合同纠纷处理的管理行为，均是为了实现经济效益。作为国企，不仅要重视企业利益，还要注重国家和社会公共利益。

三、加强合同管理的对策和措施

（一）加强合同管理培训, 提高思想认识

为提高对合同管理的重视程度，企业应对各层次的管理人员进行合同管理相关培训，以提高企业管理者和相关业务人员的合同意识与法律意识，使其充分认识合同管理在企业发展中的重要作用，重视合同管理工作。合同管理人员和相关业务人员应积极学习合同风险的管理和防范知识，及时关注法律法规新动态，充分了解与掌握最新的法律规定，加强风险管理和防范意识，并掌握规避风险的措施。在业务培训基础上，熟练掌握合同法律知识以及签约技巧，通过理论和技能提升自己的业务素质，进而提升合同管理水平。

（二）严格落实公司合同管理相关规章制度

制度是基础，没有制度，任何管理工作都是无本之木、无源之水，合同管理工作亦是如此。随着发展需要，企业合同管理制度日趋完善，但往往制度落实不到位，合同风险还是时有发生。做好合同管理，重点要落实以下工作：一是认真贯彻执行合同管理会签制度，明确各部门及会前人员责任，合同审批层层严格把关，将合同会签落到实处。二是加强企业内部检查与考核制度，定期、不定期组织合同检查，及时对合同执行情况进行核查和总结，发现有不依据条款履行的，及时督导整改，维护合同权威性。三是严格落实对外合同签订的授权和审批制度。企业应严格按照相关制度规范授权及审批等行为，以有效防范合同风险。四是严格落实考核奖惩制度。考核奖惩是调动合同管理相关人员积极性，推进合同法制化管理的重要举措，也是落实合同管理各项制度的根本保证。

（三）建立合同管理的信息化系统,做好合同全过程管理

在大数据时代，信息技术是加强合同管理工作的重要手段，其快速的数据传送、准确的分析统计和全面的跟踪功能可以在日常的合同管理工作中发挥极其重要的作用。建立一套覆盖合同全生命周期，实现从合作方资信管理到合同起草、签订、履行、合同查询、信息统计、合同电子档案管理等一系列工作的合同管理系统势在必行。通过合同管理系统可以实现以下功能：

1.合同相对方管理。把相对方的营业执照、资信情况，特殊许可证明、履约能力、、授信情况等背景资料一并纳入程序管理。一是对客户资质是否过期提前进行提醒。二是可以设定公司对合作方的基本要求，如果该客户资质不符合公司与其开展业务的条件，则无法进行以下业务流程操作。这一功能可为合同签订提供依据，以防止同主体不规范等情况发生。
    2.合同起草功能。将公司标准合同文本导入模板，业务人员可直接引用文本。非标准文本可以采用线上起草或上传的方式拟定。合同起草完成后，根据合同编号规则自动编号，进入合同会签流转程序。

3.合同会签流转功能。合同会签流转功能中，系统可根据合同类别自动生成该类型合同审批单，并按照该类型合同预设的审批流程，将合同推送到相关会审人员会签。系统能提示该类合同会签所需的必要资料，录入资料不全，无法进入审批程序。该功能有效避免合同会签中提供资料不全问题，提高会签效率，且可使合同会签有迹可寻。

4.合同网签功能。合同签订审批与合同网签实现无缝对接。系统提前录入合同相对方的合同章电子印模, 合同审批完毕后，自动进入电子合同签订程序。

5.合同履行监控功能。合同管理系统与企业现运行的ERP结算系统实现无缝对接。业务人员动态录入合同履行（如货权转移、货款收付）等相关信息，单据出具日期原则上要与录入日期一致。合同履行信息，系统自动向相关合同管理人员进行提示

 6.合同电子档案管理功能。合同履行结算完毕无任何纠纷，可以进行提示归档。合同管理员可将该合同及其有关文书、函件、审批单、谈判记录、评审记录、货权转移、履行结算相关资料进行归档存入数据库。

7.查询和数据统计功能。可以对合同按照时间段、合同号、客户名称、履行情况等进行综合查询，并导出合同台账。可以对某个客户一个时间段的履行情况进行统计、对比分析等，为营销政策制定提供依据。

四、结语

企业合同管理包含的内容因素十分庞杂，不是一两句话能说清的，但又直接关系到企业的生存和稳定发展。因此，企业领导层要充分认识到合同管理的重要性，并给予足够的重视，进而有效防范和规避企业合同风险，确保企业健康就、可持续发展。

参考文献：

[1]于志勇.浅析企业合同管理存在的问题与对策[J].人力资源，2016（11）.

[2]刘鲤粽,张建敏,潘广涛.浅谈煤炭企业合同管理的现状与对策[J].煤炭经济研究,2008 (12)

[3]帅进.以信息化手段提升企业合同管理水平[J].中国管理信息化,2015(2)