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OA系统在工程项目管理中的应用

2019-03-08 20:41 来源:www.xdsyzzs.com 发布:现代商业 阅读:

张晟恺  上海理工大学

摘要:OA系统的发展和完善正在逐步满足各种类型企业的流程审批和项目管理需求,本文通过对笔者所在公司对OA系统的整体应用,来总结OA系统对笔者所在公司发展的帮助,同时也为需要使用OA系统和正在使用OA系统的企业提供一些思路,希望可以使得公司的项目管理水平更上一层楼。

关键词:OA;项目管理;流程

一、引言

目前越来越多的工程公司开始注重企业管理和工程管理,希望采用网络协同流程来实现流程审批、工程项目管理以及无纸化办公,但是ERP系统高昂的费用,使中小企业望而却步,OA系统值此之际迅速发展,缓解了这部分中小企业的需求,笔者所在的是一家环保工程公司,引进OA系统之后,已将公司所有审批流程移植到OA系统中,实现了无纸化办公,明确职责,避免责任推诿;同时数据分析的引用也使得公司在决策时更加得心应手。

二、流程审批

审批流程是OA系统应用的核心,有的企业每天要在OA系统上流转上百个流程,这些流程涉及几百名审批人员,保证他们审批操作的正确性,对他们的操作权限进行合理的规范,就成为了保证流程顺畅运行的重要工作。

流程是一个企业制度和文化的体现,而流程审批是OA系统应用的核心,通过OA系统的流程审批,一个公司可实现财务类、人事管理类、业务相关类、行政事务类、客户管理类等各个方面的流程审批,同时在OA系统中可设置各审批人员的职责,在公司制度变更时也可很方便的定制新的审批流程。

笔者所在公司主要使用了以下几大类的流程:

(一)财务类审批流程

主要包括差旅费报销、发票开具、项目付款申请、普通报销、佣金支付、款项收入流程,包括流程的申请、审核、审批、驳回和退回等操作,流程审批的跟踪和相关单据的打印,款项的分类统计等。

(二)人事管理类审批流程

主要包括岗位变动申请、招聘表、培训考核表、转正申请、人事变动审批等。

(三)行政事务类审批流程

主要包括办公用品申请、车辆申请、会议管理、名片印制申请、用章申请、来客招待申请;休假申请、出差申请、外出申请、加班申请和审批流程;文件呈报审批、福利领取、奖惩申请审批流程等。

(四)业务相关类审批流程

主要包括立项的审批流程、采购审批流程、供应商的审批流程、业务招待审批流程。

(五)其他

企业的发文和收文流程,档案借阅申请流程,实现档案的借阅、归还、销毁等功能;工作沟通单,包括各类事务的沟通、协调、反馈和跟踪等环节。

现在流程审批成为了公司OA系统最主要的一项功能,流程审批涵盖了公司所有业务范围,从项目调研阶段的立项审批,到项目投标阶段的项目投标成本评审,到合同签署阶段的销售合同审核,到项目执行阶段的采购合同审批、付款审批,最后到人员日常报销审批,发起流程已成为公司员工每天必做的事情,审批流程也成为管理层每天必做的事情,OA系统也成为每个员工每天必用的工具。

三、数据分析

OA系统通过其对流程数据的采集,实现了简单的数据归集和分析功能,这对一个企业来说,意味着我们可以通过OA系统做大数据分析,以此为对企业行为与数据做分析总结,对于指导管理层工作和方向选择有重大意义,笔者所在公司主要从以下几个方面进行数据分析。

项目成本分析表,由于笔者所在公司是一家环保公司,主营环保EPC项目以及运营项目,对于项目成本比较敏感与重视,对于项目成本的组成也很关注,预算与成本既是公司的生命,无法控制预算则无法保证足够的利润,没用足够的利润则不能保证公司继续前进,很多很优秀的公司都由于对成本过度放纵造成利润缺失而倒闭,随着企业在项目预算控制方面的需求日益旺盛,OA系统也发展了项目预算管理模块,因此我们设计将成本分析表以底表形式放入OA系统中,初始导入项目科目名称、规格、参数、数量和项目预算,后期通过采购管理流程中的采购通知单、采购合同审核、项目付款审批、项目现场费用报销、项目管理费用报销等等流程将数据写入成本分析表中的已发生金额、供应商、实际数量等实际发生信息,以此进行项目成本的比对。

项目现金流对比,通过对项目收款的确认,以及对项目支出的汇总(通过项目付款、项目现场费用报销及项目管理费报销),可以清楚实时的看出项目现金流的情况,由于公司实行了项目经理责任制,现金流也是项目经理考核的一个重要指标,项目经理可以借此更好的把控项目现金流。

事业部现金流对比,笔者所在公司实行事业部体制,分为工程事业部、水务运营事业部、设备事业部、海外项目事业部,现金流是一个企业的命脉,一个企业如果没有现金流,那么你有再好的毛利,企业也将会逐渐走向衰亡,尤其环保企业所面对的业主往往是目前经营困难的煤化工、钢铁企业,应收账款成为严重的问题,现金流往往很差,如果能通过直观的数据让各事业部负责人直观了解自己项目的现金流情况,往往对推动应收账款的回收和应付账款的控制起到非常积极的作用,因此我们通过对OA系统每个事业部项目现金流的数据归集汇总,可以轻松知道实时的各事业部现金流情况,可以据此实现对各事业部的现金流考核。

事业部利润情况分析,通过对各项目实时成本的汇总和对项目销售收入情况的比较,可以定期反应各事业部项目毛利情况。各事业部负责人和管理层可根据项目毛利情况及时做出公司管理方向和力度的调整。

部门预算使用情况汇总,对于一家企业来说,项目毛利和公司管理费用都极其重要,如果只有高的项目毛利,而不对公司的管理费用进行控制的话,那么企业整体净利润会非常难看。所以在每年年底,我们对各个事业部所报预算进行审批,然后按月上传至OA系统中,报销单及付款单数据会在流程结束后回写到预算台帐中,与当月预算进行比对,若超出当月预算,则报销单无法发起,需要做预算调整;若当月预算结余,可结转至下月。经过部门预算的控制,各部门人员使用费用更加小心,为公司管理节省了成本。

四、OA引入之后公司的变化

作为一个200人左右的中小型企业,OA引入之后,公司很多方面的变化还是明显的。

流程有迹可循,无需再翻纸质流程,OA管理员或者权限范围大的管理者均可通过查询表单功能很快查到某一个流程;

流程速度加快,受限于纸质流程只能在公司内签字审批,OA流程则可以实现实时审批,尤其是移动端OA的加入,更使得OA可以实现随时随地审批,在OA使用之前,公司采购合同申请时间需要1个月,使用OA之后,该时间缩短为1周,效率提高极为明显;

更方便的项目数据显示和分析,通过OA数据的回写与维护,管理者可以很方便的查阅各事业部的现金流情况,成本支出情况,预算剩余情况,项目毛利情况等等;

职责明确,当OA系统后台设置好流程与职责后,各个流程的责任人便能明确各自责任,尽职尽责完成任务。

五、OA系统仍需完善之处

  对于笔者所在公司使用的OA系统来说,也有一些不尽如人意之处,希望随着OA系统的不断完善能逐渐给企业用户带来更多的方便。

过多需要人力干预,由于OA发展并未如erp系统般完善,数据的关联往往无法自动实现,台帐与台帐之间无法自动关联,往往需要手动干预;

对大数据处理能力不足,笔者所在公司将项目成本分析表上传至OA系统中后,由于OA系统对大数据处理能力的不足,导致在发起表单引用成本分析表时需要较长时间,一次引用的时间可能会大于2分钟,该项造成了工作效率的降低;

对不同浏览器支持不同,笔者所用OA系统对谷歌chrome浏览器和最新版IE浏览器支持较好,对其他浏览器支持较差,由于员工浏览器使用习惯问题,员工需要额外安装新的浏览器;

合作公司插件水平残次不齐,OA软件公司往往推荐合作伙伴的插件,但这些插件往往不够成熟与完善,给客户造成不好的使用体验。

结束语

希望通过介绍笔者所在公司的OA使用情况,可让大家了解和熟悉OA系统,对于OA系统的建立、维护、改造有所心得,可以使公司的项目管理更上一层楼。

参考文献:

[1]刘雅琪.基于工作流的网上协同OA系统的设计与研究[D].湖北工业大学,2011

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