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商业银行集中采购管理模式的构建策略阐释

2019-05-10 22:47 来源:www.xdsyzzs.com 发布:现代商业 阅读:

谢锋  中国工商银行股份有限公司长春分行财务会计部

摘要:20183月,我国财政部颁布并施行《国有金融企业集中采购管理暂行规定》,进一步规范了商业银行集中采购行为,对指导商业银行构建起完善的集中采购管理模式起着重要作用。然而当前,我国商业银行集中采购管理尚存在一些弊端,尤其在采购制度建设、采购计划管理以及采购合同管理环节较为薄弱。基于此点,本文对商业银行集中采购管理模式的构建策略进行研究探讨,期望对提高商业银行集中采购管理水平有所帮助。

关键词:商业银行;集中采购;管理模式

一、商业银行集中采购管理模式存在的问题

(一)集中采购制度体系不完善

商业银行尚未建立健全与集中采购相配套的管理制度,导致部分集中采购管理环节缺少制度约束,不利于提升集中采购管理的规范化水平。具体表现为:一是集中采购的精细化管理不到位,在供应商管理环节、评委管理环节、采购档案管理环节以及采购考核管理环节等,都缺乏完善的配套制度,使得上述环节成为了集中采购管理的薄弱环节;二是集中采购岗位责任制落实不到位,只重视不相容岗位相分离,而不重视各岗位职责的履行,导致岗位制约流于形式;三是集中采购前期管理制度缺失,如在集中采购计划阶段、供应商考察阶段、合同签订前期阶段等,都缺少具体的管理制度对采购行为进行有力规范。

(二)集中采购计划管理缺乏系统性

商业银行编制的采购计划系统性有所不足,缺乏对采购过程的有效指导,不利于采购工作的开展,对集中采购管理水平的提升形成了制约,具体体现在如下几个方面:一是年度采购计划的制定缺乏科学性、合理性,致使计划频繁变更,采购计划的作用随之弱化;二是编制采购计划时,未充分考虑实际需求量,导致计划采购量超标,增大了采购成本,不利于资金使用效率的提升;三是因审批和审查不够严格,从而使得编制的采购计划中存在诸多虚假信息;四是采购目录的设置不科学,虽然编制出来的采购清单较为全面,但适用性较差。

(三)采购合同跟踪管理未落实

商业银行集中采购的合同管理存在不足,未能对合同签订和执行过程实施跟踪管理,增大了合同风险。具体表现为:一是合同签署的文件资料不全,个别非标准合同文本未能经过法律事务部门审核。在采购合同签署中,法律事务部门没有积极参与到合同签订的审核过程中,只是在合同签订之后进行合同文本审查,导致合同管理前期本末倒置。二是合同执行管理不到位,部分合同付款没有合同支付审批,存在着未按照合同支付货款的情况,或者没有监督供应商履行合同义务的情况,未能及时发现供应商的违约风险。

二、商业银行集中采购管理模式的构建策略

(一)健全集中采购的制度体系

商业银行要根据《国有金融企业集中采购管理暂行规定》,结合本银行的实际情况,建立健全制度体系。具体如下:其一,制定集中采购管理办法。商业银行集中采购管理办法要涉及采购计划、采购立项、采购需求、合同签订、采购验收、档案管理、供应商管理等各个环节,明确采购活动内部监督部门,规范采购实施的具体操作流程。其二,落实岗位责任制。商业银行要针对集中采购活动的开展情况,设立不同的工作岗位,使岗位之前形成相互制约的关系,并且明确各个岗位的责、权、利,使各岗位各司其职、相互制约、相互配合,共同完成集中采购工作。其三,实行全面授权审批管理制度。商业银行集中采购要对采购各个环节进行授权审批约束,加强对审批人和经办人的管理力度,不允许出现越权审批、越权办理的情况。对于技术性较强、价值较大的集中采购业务,银行要组织专家进行集体决策和审批,避免出现盲目采购行为。

(二)加强供应商管理

供应商管理是商业银行集中采购管理的重要环节,对供应商进行严格把关是提高集中采购效率的基本前提。具体措施如下:其一,建立供应商准入制度。银行应当对供应商的资格进行严格审查,看其注册资本金是否达到最低金额的要求,有无健全的财务制度,是否具备供应相关物资的资格。通过上述审查,可对供应商的整体情况做出初步判断,能对采购风险起到一定的预防效果。此外,银行应对供应商进行实地考察,看其提供的资料是否真实。银行可从采购、需求管理等部门中抽调人手,组成实地考察小组,对供应商提供资料中的内容进行核实,控制虚假资料产生的采购风险。其二,实行供应商评级管理。银行可对供应商进行评级管理,按照规定的标准将供应商分为四个等级,其中一级供应商为行业内的龙头企业,有稳定的人员和雄厚的资金,产品质量高、口碑和信誉良好;二级供应商在行业内有一定的地位,资金实力一般;三级供应商为无不良合作记录,且未达到禁用和退出标准;四级供应商为禁用类。银行应当以一级供应商作为首选,从而降低采购风险的发生几率。其三,强化供应商动态管理。银行应对供应商进行动态管理,对于供应商的资质和等级,应每年进行一次调整,促进供应商不断提高质量。

(三)规范集中采购计划管理

银行在构建集中采购管理模式的过程中,应当对采购计划加以规范,具体措施如下:其一,应当由多个部分联合提出采购需求计划,如银行采购部、采购需求部门等等,从而确保计划合理、准确。其二,银行应当加大对计划外采购的审核力度,确保所有采购事项真实、有效。银行应指定专门的部门对计划外采购进行审查,重点看计划外采购申请提出的是否合理、可行,其中是否详细说明未列入集中采购计划的主要原因,经审核确认后,方可对计划外的采购事项进行安排。在此必须着重阐明的一点是,集中采购计划应当优先于计划外采购项目,在具体安排时,应当予以注意。其三,所有的采购计划均应当实行预算管理制。编制好的采购计划,应当经财务部门进行预算审批后,作为刚性指标,各部门则应严格按照计划要求开展采购工作,从而避免采购人员舞弊的问题发生。

(四)加强集中采购价格管理

银行实行集中采购的主要目的是以最优的性价比,采购到所需的各种物资,在降低银行经营成本的同时,为相关工作的开展提供充足的物资保障。可见,采购价格的高低直接关系到银行的运营成本。鉴于此,银行必须加强集中采购价格管理,具体措施如下:一是计算均价。银行在进行采购时,可按照采购数量、是否送货上门等条件,结合市场价计算出一个平均价,以此为基础,对采购价格进行控制。二是询价。采购部可采用电话咨询的方式,向物资销售商进行询价,并将销售商报出的价格与平均价进行比较,剔除掉高于平均价的销售商。三是定价。采购部门应当与财务部门进行沟通,通过成本分析的方法,对待采购的物资进行合理定价。同时,银行应构建价格信息库,利用互联网、行业期刊、供货商等渠道,对价格信息进行收集、整理,按当前的市场行情,对价格进行及时更新,以动态管理的方法,为采购定价提供参考依据。

(五)加强集中采购的合同管理

合同是保障双方合法权益的重要法律依据,商业银行要重视集中采购的合同跟踪管理,维护自身合法权益不受侵害,确保集中采购活动合法有效开展。其一,发挥法律事务部的作用。在集中采购合同管理中,银行应当充分发挥出法律事务部的专业优势,签署集中采购合同前,由法律事务部对合同内容进行审核,签署同意的意见后,方可进行正式签订,这样可降低合同风险的发生几率。其二,规范合同形式。银行可依据集中采购的特点,按照工商部门的示范样本,对采购合同的格式进行规范。集中采购合同应尽可能由银行起草,如果由供货商起草,银行应对其中的所有条款进行逐一审查,并在法律事务部审批后方可签订。此外,必须保证合同条款的内容明确,用词恰当,不得存在模棱两可的条款,以免引起合同纠纷,给银行造成经济损失。其三,建立会签制度。对于重大合同,银行可实行会签制度。银行可按自身的实际情况拟定一个金额,如果采购合同超出这个金额,必须在签订前,由法律事务部、财务部、采购部等部门,进行共同会审,确认合理可行后,共同签订。

三、结论

总而言之,商业银行集中采购管理要全面落实新规定的要求,重新梳理现有集中采购管理机制,进一步完善集中采购管理模式。在集中采购管理模式构建中,商业银行要建立健全配套制度体系,将供应商管理、采购计划管理、采购价格管理、采购合同管理作为重要管理环节,不断提高商业银行采购效益,推进集中采购管理步入制度化、规范化、高效化的运行轨道。

参考文献:

[1]徐锁艳.商业银行供应链金融研究——以XX银行实践为例[D].东南大学,2015.

[2]程云霄.Z银行大宗项目采购管理研究[D].北京交通大学,2017.

[3]田野.JS银行集中采购供应商管理体系建设及优化研究[D].南京大学,2017.

[4]卢延昆.商业银行集中采购存在问题及对策[J].现代国企研究,2015(2).

[5]张晖.浅析国有商业银行集中采购存在问题及对策[J].现代商业,2014(6).

[6]敬希.C银行集中招投标采购项目管理规范研究[D].重庆大学,2015.

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