杨小军 杭州大地科技有限公司

摘要：Excel服务器是一款可以自主开发的企业信息化管理系统，通过企业一线人员实际开发企业自身实际需求的信息化管理系统的过程，对比过往数据处理困难，找到高效利用企业数据的便捷之路。

关键词：EXCEL服务器；自助编程；企业信息管理系统

一、企业信息化管理的迫切需求

信息是企业管理的基础，在信息大爆炸的当下，如何充分管理和利用信息是每个企业都共同面对的难题。传统中小企业管理有很多的痛点，业务繁杂无序、一人多岗、人员素质差异较大，业务处理不规范，制度制订随意调整等不一而足，导致了中小企业实行企业化信息系统管理在某种意义上比大型企业更加困难。经过近20年的信息化发展，大部分企业实现了财务系统电子化，但整体社会信用体系还不完善，国家税务机关对财务系统的强制性管理要求让整个财务信息化系统更多的服务于国家税收系统，无法集中服务于企业管理，同时预决算、绩效管理、国家统计、政府经济、科技等多端需求经常令企业会计数据化管理捉襟见肘，迫切需要对数据进行整合和灵活管理数据成果的展示。

二、目前信息化软件存在的问题

因为目前企业信息化软件鱼龙混杂，常见的ERP软件办公存在不少的问题， 主要的痛点是：

1.普通的软件培训和实施困难，和企业的实际需求贴合度不够。一般的定制ERP软件往往需要需求征集过程、软件研发过程、后期修改过程等漫长的实施步骤。高昂成本也是一般小型企业无法承担的，对日常的正常业务也有较大的干扰和影响，让普通企业望而生畏； 2.专业定制的软件的需要不断的升级和更新。在初期漫长的开发阶段，非专业人员也无法将所有的需求一次性描述准确和完整。另外随着业务的开展和市场的变化，一些信息处理的需求也是在不断的发展变化，因此，专业定制的信息化软件复杂的后期维护和升级使企业无法坚持信息化道路；3.严格的标准化要求输入的数据全面、准确，导致数据录入的工作量较大。其实ERP系统最大的困难还是数据收集没有有效的减轻员工的工作量，虽然从原有的零散、不规范的数据升级成了规范完整的数据必然会增加收据收集的工作量，但如何高效的避免数据的重复录用、将已有数据的充分利用、不同岗位人员的数据协同才是信息系统灵魂和精华。因工作量增加ERP系统增加了许多内部无形的阻力；4.数据修改难度大，对普通的使用者不够友好。企业既需要增加专业的计算机系统高级管理人员，也需要对数据库安全增加相应投入，还需要软件开发系统持续的继续服务。这些都增加了企业负担。

三、Excel服务器软件的优势和应用

Excel服务器主要的特点就是通过财务人员最熟悉的数据处理软件Excel为基础（也兼容发WPS），将软件开发集成模块化，让普通的财务人员可以自己开发切合自身需要的数据管理系统。因为是基于Excel开发的数据库开发系统，可以轻松的对已有的Excel数据进行充分的数据库初始化，能将数据库的建立和更新变成普通数据使用者可以自行处理的简单事情，大大提高了数据库软件管理和应用的门槛和效率。通过Excel自主设计信息化系统的录入界面，并可以利用Excel已有的数据公式，自动计算生成录入的字段的关联字段数据，也可以通过软件提供的“提数公式”自动在关联数据库中提取相应数据，让录入基础数据这个最耗费工作的程序上效率得到了极大的提升，减少了数据的重复录入；保证了数据唯一性和准确率。通过业务流的设定，对多人合作的数据处理提供良好的数据合作平台，还可以通过手机APP增加数据录入和查询的端口，二维码、条形码等新技术带来的批量定制化自动录入也简化了基础数据管理的难度。Excel服务器是一个非常高效的数据管理工具。

本文笔者服务于一家致力发展“3S”技术研究开发应用、水土保持工程咨询设计、监测监管、水资源、地质灾害调查、评价、勘察、设计、遥感地质、软件开发等领域技术服务型企业。每年约有500个左右工程项目需要管理，对应的包括合同的签订、市场开拓人员的参与度、合同的执行过程，合同的成本管理、合同的开票情况、合同的到款情况、技术人员的工作进度、合同参与人员的奖励分配情况等等一系列的数据管理要求，关键是在实际的业务过程中，合同的执行过程存在很多的变量，人员有更迭，公司的管理制度变革，涉及一些工期比较长的工程监控项目，整个管理的难度也会增大不少。工程实际数据需要多个部门和人员多端口分别录入；合同签订数据需要市场人员及时录入；涉及的业务管理分配合同执行情况需要技术人员及时调整。因此整个数据管理系统面临很大的难题。

公司在EXCEL服务器信息化软件实施过程中首先是成立了信息化领导小组、对现有的部门和人员职责进行梳理，对业务流程进行了优化，明确了系统基础数据的来源和确认，并对管理需求生成的数据报表进行了汇总，经过多轮的需求分析后由各个部门提供出Excel表格模板，对输入字段和报表格式进行了确认。这些信息化需求和实际工作联系紧密，需求和最终系统呈现内容高度一致。另外在公司内部沟通不受任何阻碍，可以很高效的完成业务流程调研和需求点分析。接下来就是部门和角色的设置，根据公司人员的职责和分工，软件提供了非常全面的角色分配和权限管理，可以从数据录入、查看、修改、删除、下载、上传等十多项权限分别予以授权管理。重点强调的是Excel服务器最有竞争力的一项功能---数据的初始化。只要按照统一的格式设置好一条记录的多个字段的名称、编码、属性可以随意将主键不同的多条记录直接导入数据库，多次不受限的进行数据库初始化，所有的记录自动添加入数据库当中。因此我们将原有的合同信息、开票信息、到款信息、客户信息、项目奖金分配信息直接轻松的导入到数据库当中，完成了历史数据和现有业务的对接。后期一些数据也可以用导入数据取代数据的录入，大大提高了数据录入的便利性。接下来就是根据各个部门提供Excel表格设计数据录入信息系统的模板即录入界面和生成报表界面，所有设计工作都在Excel当中完成，一般熟练操作office办公软件的人员都能经过自学完成整个软件设计过程，录入界面、报表界面、业务流管理界面都是可视化的，直观易于理解，开发界面友好。利用Excel本身的优势和开发系统的取数公式，本软件更是把数据输入简化做到了极致，根据规则自动录入、根据关联自动从其他数据表中提取数据、根据Excel自动计算数据、多字段合成都能够轻松的实现。通过这些简洁高效的开发工具，我们企业先后开发了合同管理信息模块、人员薪资管理信息模块、应收账款管理信息模块、项目奖金分配管理信息模块等为企业量身打造的信息化平台。通过统一的数据来源、完善的信息复核流程，实现了实时在线的项目管理，大大提高了企业的信息化管理水平。还通过这些数据实现了每月自动化生成员工工资表；每月应收账款催款清单的生成和高风险客户的预警功能；每月项目奖金分配表自动生成。非常高效的完成了日常每个月都要重复的基础数据整理活动。让所有数据在发生时就被充分的登记和利用了起来。

 EXCEL服务器使用的是微软SQL server数据库管理软件，利用自带的外部数据库管理工具可以和SQL SERVER、ORACLE、ACCESS、SYBASE、MYSQL、POSTGRO SQL、“达梦数据”库等主流的数据库管理软件轻松实现互联，也可以利用SQL语句视图对数据库进行管理和优化，另外目前绝大多数的软件和互联网数据都支持下载功能，用户完全可以将这些下载的数据转换成Excel格式，经过字段的重新排列和字段属性的转化轻松实现数据的数据库化的过程。笔者就利用银行网上银行交易明细下载后备注合同项目编号后直接作为应收账款管理信息模块的记录更新数据库资料，同时根据应收账款信息自动生成用友财务软件的原始凭证记录，这些记录可以通过用友财务软件导入凭证功能实现凭证的自动生成。相对应的我们也利用“用友财务软件”登记的项目费用报销凭证生成合同管理信息模块里的成本开支记录，而不需要重复的手工录入。

 目前网络化办公成为主流，“钉钉”和“企业微信”两家免费的网络办公软件成为许多企业的首选。EXCEL服务器软件已经实现了集成钉钉和企业微信号的集成，既可以对企业“钉钉”和“企业微信”记录进行数据化管理，也可以对重要数据进行本地化安全分离。即保证了重要数据的安全性，也可以防止日后此类软件收费导致企业信息化成本失控的风险。另外利用EXCEL服务器软件自动生成的手机应用APP，电脑端的工作完全可以在手机端上游刃有余的处理。

四、总结信息化软件的发展趋势

总的来说，EXCEL服务器软件是一款人人都能用、人人都会用的收集和利用基础数据的生产力工具，未来的软件编程进化的过程就是不断降低编程门槛的过程，从最熟悉的Excel办公软件入手是目前这个发展阶段比较适合、也是相对低成本的选择。大数据时代已经不可逆转，未来将会是信息爆炸的时代、企业管理人员必须与时俱进的学习新的生产力工具，避免在低效、迷茫中淹没在数据的汪洋当中。                     

参考文献：

[1]刘睿.NET与勤哲EXCEL服务器的结合应用[J].科学中国人,2017(02).  

[2]孙伟.基于Excel服务器的信息管理系统[J].长沙大学学报,2015(05). 

[3]李国才.基于Excel服务器下信息管理系统的研究[J].电脑编程技巧与维护,2017(13).