敬小丽  湖北城市职业学校

摘要：在企业内部管理中，为了改善财务管理，企业将进行新的财务管理改革，调整物流、信息流、资金流的统一管理，使管理更加完善。因此如何灵活的使用购销存管理系统可以促进企业管理各个环节的紧密性，提高企业盈利能力，增强竞争力。本文从企业会计人员日常操作流程出发，对购销存系统进行总结，讲述了该软件操作流程的正确方法，对操作流程中遇到的难点和重点进行分析。

关键词：用友畅捷通T3，购销存管理系统，操作流程难点

用友畅捷通T3软件是最为常用的一款财务软件，有很多介绍此款软件的教学资料，但是基于企业需求不同，教材的侧重点就不同，一些基本的教材说明已经无法满足操作的日常需要。因此本文对该软件一些日常业务操作流程等进行总结，也对操作流程中的重点和难点进行详细说明。

一、用友畅捷通T3购销存管理的难点业务

（一）日常处理难点业务

日常处理业务有以下部分组成：

第一，商品采购业务中单据的录入。单据录入中包含：采购订单录入、采购入库单录入、采购发票单录入等。

第二，商品采购中需要进行的记账和结算有特殊意义。（1）采购单据中记账一般是指仓库入库，不需要发票。（2）收到发票后进行的采购结算才是进行采购成本的核算。具体如下操作：传统的结算窗口，上面是入库单，下面是采购使用发票和运费发票，核对完入库单和发票之后“确认”；新系统的窗口。上面是结算汇总表、采购发票和入库单，下面是结算费用列表，点击“分摊”；运费自动加在结算汇总表的入库单后面；最后按默认的金额进行结算。（3）采购单据结算后，进入采购入库单审核。

第三，采购中有多种类型的单据制单操作。具体有：

（1）购销单据制单一般指的是入库或出库制单，会计分录是：

借：原材料（或库存商品）

贷：材料采购（或在途物资）

（2）供应商往来制单中的发票制单，即应付制单，会计分录是：

借：材料采购（或在途物资）

应交税费—应交增值税（进项税额）

贷：应付账款

（3）供应商往来制单中的核销制单，即付款制单，会计分录是：

借：应付账款

贷：银行存款

（4）采购原料即时验货入库，立即付款并且收到发票后，在系统中录入采购入库单据和采购发票单据，在记账，结算，采购入库单审核后，以上的三步制单则简化为直接进行购销单据制单，会计分录是：

借：库存商品

 应交税费—应交增值税（进项税额）

贷：银行存款

第四，采购业务中单据上的单价处理。

采购单和入库单不需要缴纳增值税，采购订单中的单价指无税单价；销售订单中的报价指无税报价；销售出库单根据发货单或发票生成；出库单单价自动从初期数据中获取；产成品入库单上无须填写单价，将产成品成本分配后会自动填入；发货单与出库单价格不一样：发货单是销售价格，出库单是成本价格。

（二）购销存期末难点业务

1．单据的审核

采购入库单据：如果暂无单价，先审核，月底估计入账。

销售出库单据：不填单价，先审核。

商品出库单据：领料单中只有数量，直接审核，带月末结束自动计算材料出库单价。

产成品入库单据：不填单价，先审核。

2.正常单据的记账

商品原料仓库单据记账、成品仓库单据记账

3．单据结账处理时间

（1）采购单据、销售单据、库存单据依次结账。

（2）根据领料单或材料出库进行单据记账，材料仓库月末处理，购销单据制单后生成如下凭证：

借：库存商品

贷：生产成本

4.销售出库单据记账，生成如下凭证：

借：主营业务成本

贷：库存商品

（三）预收付账款操作的难点业务

第一点，收到预收账款后进行的操作：在销售中，选择客户往来，增加收款单，点击保存，点击代收，在核算中，客户往来制单中选择核销制单，生成以下凭证：

借：银行存款

贷：预收账款

第二点，进行删除收款单的操作：先在核算中取消操作，选择取消核销，在销售中，点收款单，即可删除对应的收款单。

二、用友畅捷通T3购销存管理难点业务处理的实证分析

（一）采购管理系统难点业务的处理

企业物资供应部门按照制定的物资供应计划进行采购，经过市场采购、加工订制等渠道，取得企业生产经营中所需要的各种物资的经济活动。采购中需要达成的目的有：与供应商保持良好的关系，保证货物的供给，同时降低采购成本。其中采购管理系统中主要的难点业务操作有以下几点：

（1） 本月单货同到，运费分摊业务

例1：2月2日从SUP公司采购材料2000千克，单价70元，B材料1600千克，单价30元，收到增值税专业发票（票号231）和全国公路、河运统一运费发票（有抵扣联，发票为241）运费为6000元，材料已入库，货款未付，运费要求按金额分摊。具体操作步骤如下：

①     采购，添加采购专业发票—保存—复核—流转生成采购入库单—保存—退出—增加运费发票—保存—复核—退出

②库存，正常单据记账

③购销单据制单

生成凭证：借：原材料—A材料         74155.32

                    —B材料         25424.68

              应交税费—应交增值税（进项税额） 16400.00

贷：应付账款—SUP公司              115980.00

（2） 付款结算涉及的现金折扣业务

例2：2月2日从SUP公司购进的货物享受2%的现金折扣（94000*0.02=1880）,用支票付款（支票号466），则付款金额为货款（94000*0.98）+税费15980=108100元

具体操作步骤：

①采购业务范围设置，将“应付参数”下“现金折扣是否显示”选中

②采购—付款结算—增加付款单—金额录入108100.00选择结算方式，保存—核销—显示专用发票，手工录入本次折扣1880—出现本次结算金额108100—保存—退出

③核算—供应商往来制单，选择核销制单—录入科目—保存

生成凭证：

借：应付账款—SUP公司         108100.00

财务费用                   -1880.00

贷：银行存款                     109980.00 

（3） 采购非合理损耗业务

例3：2月8日，从哈利公司购进C材料200千克，单价20元，取得增值税专用发票（发票号531），价税合计2340元，材料运到，发生非合理耗损10千克，未付款。操作步骤：

①核算，核算业务范围设置—控制方式—选择进项税额转出科目

②采购，增加采购发票—录入数据—保存—复核—流转生成采购入库单，录入仓库，修改入库数量为190—保存—退出

③采购，采购结算—全选—确认—输入非合理数量为10，单价为 20， 进项税额转出自动计算金额为17—分摊—结算

④库存，采购入库单—审核

⑤核算，正常单据记账—购销单据制单( 选择已结算采购入库单自动选择全部结算单据)生成凭证:

借: 原材料—C 材料                      1900.00

应交税费—应交增值税( 进项税额)     340.00

待处理财产损溢—待处理流动资产损溢  117.00

应交税费—应交增值税( 进项税额转出) -17.00

贷: 应付账款—哈利公司                      2340.00

（二）销售管理系统难点业务的处理

销售管理系统直接体现了企业经验产品的经济收益，销售管理中物料需求计划、库存管理、核算管理、采购管理等进行数据传递，一起组成完整的企业管理系统，销售管理系统中存在的难点业务处理有：

1.折扣、折让与退回业务

（1）商业折扣。通常为了促进商品销量在商品标价上给与一定的价格扣除，并且使用净额法处理商业折扣。 

例1：中华公司于2015年2月10日向广大公司销售A产品20 000件，每件标价为40元，合同中规定商业折扣为10%，产品已经发出，款项未收。软件中的实际操作流程为： 
　　①在销售模块填制销售专用发票，数量填20 000，报价填40，扣率填90%，保存后复核。 
　　②在核算模块进行客户往来发票制单。

借：应收账款―广大公司 421200

贷：主营业务收入 360000

应交税费―应交增值税（销项税额） 61200 

（2）现金折扣。销售价格所给予的一定比率的扣减，并且企业应当采用总额法对现金折扣进行会计处理，现金折扣在实际发生时直接计入财务费用。

 软件操作流程：①在基础设置中增加付款条件②根据实际情况在销售模块初始设置“应收核销”选项中是否勾选“显示现金折扣”③填制销售专用发票，注明付款条件，保存并复核④在核算模块进行客户往来发票制单⑤填制收款单然后核销，最后到核算莫款客户往来中核销制单。

（3）销售折让。由于商品存在缺陷给予购货方价格上的减让。因此发生时需要冲减当期销售商品收入。开具“进货退出及索取折让证明单”开具红字发票后冲减当期销售收入。 具体操作步骤：①在销售模式中填制红字销售专业发票，保存后进行复合处理②在核算模块进行客户往来发票制单③因销售折让不影响存货，该张红字专用发票不需生成销售出库单，最后在销售模块客户往来中执行红票对冲操作　 

（4）销售退回。由于不符合质量要求或违反合同相关规定，购销双方按合同约定达成退货协议而引起的已销商品退回的业务。

具体操作步骤：①增加“退货单”：销售—发货单—增加—退货单—录入相关资料—保存—审核 

②增加“红字专用发票”：销售—发货单—流转生产专用发票—修改扣率—保存—复核

③生成凭证：核算—客户往来制单（发票制单）—保存

2.销售现结业务

（1）增加“发货单”（库存范围设置是否允许零出库）

（2）增加“销售发票”：销售—销售发票—增加销售专用发票—选单—发货单—显示—选择发货单，选择存货—确认—现结—复核

（3）增加“支出单”：销售—销售发票—支出—增加—业务招待费—保存

（4）“核算”：核算—客户往来制单（现结制单）—保存

（5）“总账”：总账—填制凭证

3.销售抹零业务 

企业在销售商品时，对于优质客户或者为了扩大销量，款项结算时可以免除货款的尾数部分，这就是销售时常见的抹零现象。

（1）现销时抹零：

①销售单模块中填写销售专用发票，保存并现结后复核

②核算模块进行客户往来现结制单，在生成凭证的基础上手动修改，插入财务费用分录后保存

（2）赊销时抹零

①填制收款单，填写折扣，保存后进行核销操作

②在核算模块进行客户往来核销制单

4.赊销后发生坏账

企业赊销后形成应收账款，当债务人死亡、破产或较长时间内未履行其清偿义务，有足够的证据证明应收账款无法收回或收回的可能性极小，此时就会出现坏账损失。具体操作：

（1）在销售模块中填制虚拟收款单，结算方式选择其它，结算科目选坏账准备，收款单保存后进行核销制单

（2）在核算模块进行客户往来应收单制单

（3）进行收款核销并制单

5.销售返点业务 

销售返点是指销售企业为了吸引客户购买其商品而推出的一种政策，即在客户购买商品并付款后给予客户一定的现金或实物返还。

（1）现金返点业务：在总账系统制单，借记“销售费用”科目，贷记“银行存款”科目。

（2）实物返点业务：以实物为主的销售返点，先填制其他出库单，类型为返点出库，根据购销单据制单，借记“销售费用”科目，贷记“库存商品”科目，再到总账系统核算视同销售处理的销项税额，借记“销售费用”科目，贷记“应交税费——应交增值税（销项税额）科目”

（3）冲抵贷款形式返点：填制红字发票，复核后形成红字应收单，以后对同一客户发生销售业务产生应收款时，可通过“红票对冲”操作，将返点金额冲抵应收账款。

参考文献：

[1]谢敏.用友畅捷通T3购销存管理系统难点业务分析[J].湖北科技学院学报，2013，（4）.