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后勤物联网资产一体化管理创新与实践

2018-01-05 21:32 来源:www.xdsyzzs.com 发布:现代商业 阅读:

王晓   国网山东省电力公司

摘要:“十三五”是全面深化改革的攻坚期,国网山东省电力公司(以下简称山东公司)在加快推进“两个转变”、全面建设“三集五大”体系实践中,按照国网公司“依法合规、集约统筹、重点保障、科学管控、协调发展”的后勤工作总体要求,依托后勤一体化管理模式,建立全省后勤物联网资产一体化管理体系,统一管理制度、统一管理模式、统一管理平台、统一运维管理、统一监督管理,实现后勤资产管理依法合规、管控集约、配置合理的工作目标,全面提高管理效率和效益。

关键词:后勤物联网;资产管理;一体化

背景

随着内外部环境的深刻变化,山东公司分散管理、自我保障、封闭运行的后勤资产管理模式,已经难以适应形势发展的需要,难以满足公司“两个转变”的要求。为理清和改进工作思路,公司深入基层调研,深刻剖析问题,找出了制约后勤资产一体化管理的瓶颈,也愈加认识到,全面推进后勤一体化管理势在必行。

一是落实依法治企的必然选择。依法治企是公司深入贯彻落实中央全面推进依法治国、建设法治国家战略部署的重要内容,公司提出加强重点领域监督管控,着力消除专业职责不明确、业务流程不衔接、运营管理不闭环等问题。后勤是公司依法治企重要领域,后勤资产是后勤资源的重要组成部分,加快推进后勤资产一体化管理,实现后勤资源的依法合规、集约高效、配置优化,是推动后勤资源规范管理、落实依法治企的必然选择。

二是满足精益管理的内在要求。后勤资源种类多、分散广、布局不均衡,需要将后勤保障资源建设融入公司发展要求之中,深化后勤资源管理由分散粗放向集约精益转变、由传统封闭向共享开放转变,清理、核实后勤资产,全面摸清家底,保障后勤资产支撑工作的同时,实现后勤资产一体化管理和管理成本资金的精准投入,满足公司降本增效的精益化管理要求,保证后勤保障资源建设与电网发展和公司治理相协调、相配套,做到服务保障准确聚焦、精准发力。

三是提升专业管理的重要手段。近年来,公司加强落实后勤资产管理工作的要求,建章立制,印发了办公物资管理办法、配置标准等系列文件,规范后勤资产管理工作流程,管理规范化初见成效。但是,后勤资产管理工作仍存在信息化水平低,专业管理手段滞后等问题,仍停留在手工记账和人工出入库的管理粗放模式;资产申请、采购、维修、报废等业务过程管理缺乏科学高效的监管手段。借助“互联网+”、物联网等新技术,开展后勤资产一体化建设,是提升后勤资产管理专业化、信息化管控能力的重要手段。

内涵

后勤物联网资产一体化管理是指以提升后勤资产集约统筹能力、提高重要资产安全管控水平、实现后勤资产精益化管理为目标,创新管理模式,优化业务流程,全面实施后勤资产管理制度、管理流程、管理平台、运维管控及监督考核的“五统一”;通过建设物联网资产管理平台,运用RFID无线射频识别等先进技术,全面实现办公物资的采购、申请、盘点、维修、报废等资产全寿命周期管理;通过实施统管统建、创新创效,实现后勤资源优化配置和精益管理,进一步提升后勤资产管理水平,服务保障公司争先发展大局。

统一管理制度。坚持“集约管控、统筹高效”的原则,落实后勤资产归口管理职责,加强各部门对后勤资产申领、调配、维修等业务的沟通与协调,明确工作界面,强化协同配合;围绕后勤资产一体化管理主线,建章立制,编制后勤资产配置标准和管理办法,明确工作流程,确保资产管理工作无死角。

统一管理模式。依托后勤物联网资产管理系统,构建后勤资产计划、申请、采购、维修、报废等流程的信息化管控平台,建立贯穿公司省、市、县公司的后勤资产管理模式,实现全过程一体化动态闭环管理。通过信息系统规范、固化管理流程,建立后勤资产常态化管理模式,提高资产管理和使用效率,充分发挥辅助决策作用,实现后勤资源优化配置。

统一管理平台。为加强后勤资产监管,了解资产使用轨迹,公司统一搭建后勤物联网资产管理平台。后勤部门负责资产的审批、采购、入库及盘点等管理,使用部门负责本部门资产的申报、领用、报修等工作。充分利用管理系统加强后勤资产的信息管控,创新资产盘点模式,明确资产变动轨迹,强化资产区域化统筹,减少资产遗失、损坏造成的资源浪费,提高回收利用率。

统一运维管控。加强后勤资产全寿命周期管理,对资产进行统一平衡计划、统一配置标准、统一平台采购、统一出入库管理,提高后勤资产实物管理效率。建立后勤资产信息台账,加强资产寿命周期各环节控制,有效降低资产管理成本。通过周期自动化盘点,加强重点资产的统一监管,避免资产损坏、遗失,提高后勤资产安全的可控、在控。

统一监督考核。运用管理系统对资产进行统一管理,重点管控固定资产和重点低值易耗品,对各部门员工资产管理意识缺失,在使用过程中产生的资产遗失、浪费、损坏等行为进行定期通报。对于各类违规行为,要求各部门、各单位认真分析原因,举一反三,制定整改措施,并纳入月度绩效考核。

主要做法

以规范后勤资产管理流程为基础,以推进后勤资产一体化管理为引领,以提升后勤资产管理水平、提高后勤资产管理效率作为方向,积极开展管理机制、管理手段、管理模式等领域的探索和创新。

一、创新管理机制,夯实资产一体化管理基础

后勤物联网资产一体化管理创造性地构建了统一的资产管理体系,从根本上改变了原有粗放型资产管理模式,实现了资产集约统筹和管理安全高效。

1、明晰各部门在后勤资产管理中的职责界面,构建横向协同机制。2016年起,公司先后制定下发了办公物资管理办法、办公家具及办公用品配置标准等制度标准,确定后勤部门为后勤资产实物管理部门,梳理明确了后勤和各专业部门的职责界限和分工,构建横向协同工作机制,消除管理盲区,确保各专业之间沟通顺畅,避免因职责和分工不明晰造成的混乱和扯皮现象。

2、明晰省市县后勤部门的资产管理职责,促进纵向一体化管控。在理清横向管理职责的基础上,充分调研公司各单位需求,明确了省、市、县三级纵向运行机制,统一制度、统一平台,以“房产、资产、人员,物理空间——虚拟空间相结合”的方法完善现有后勤资产管理体系,促进纵向一体化管控,确保全省后勤资产一体化管理体系的形成和落地。

3、优化市县公司后勤资产管理界面,提升业务运行效率。基于“三集五大”体系建设,在明确职责分工的基础上,对市县公司资产管理等业务实施过程流程优化,加强同财务、物业服务企业等部门的顶层规划,采取取消、合并、简化等手段,减少业务流程中的冗余环节,优化业务流程,实现后勤资产管理业务流程纵向贯通、横向协同、整体协调,提高资产管理运业务效率。

二、丰富管理手段,提升资产一体化管理效率

以后勤物联网资产一体化管理系统为平台,重点强化后勤资产定置定位管理和全寿命周期管理,有效的提升了资产一体化管理效率。

1、完善资产基础信息台账。以往各单位采用纸质资产台账记录,存在统计困难,极易丢失和数字失真等情况,帐卡物不对应,给后勤资产管理工作带来不便。通过开展后勤资产管理一体化体系建设,运用模板化、电子化手段,对各单位后勤资产基础信息数据进行再梳理、再完善,共梳理重点资产394200余件,完善后勤资产台账基础信息更新,实现后勤资产全过程各环节有据可查,有理可依,为后勤资产管理提供数据支撑。

2、细化资产一体化管理流程。结合 “五位一体”岗位流程,统筹规范省、市、县三级纵向运行机制,统一制度、统一规定、统一模式,统一平台,1798县实现了资产统一流程管理。运用互联网技术,搭建了计划管理、采购管理、库存管理、评估分析等9大分类58个功能模块,实现了从计划、审批、采购、入库、领用、维修、报废、转移、盘点、借用等管理流程的统一。

1、实施资产全寿命周期管理。利用物联网资产一体化管理系统对资产采购、领用等环节进行系统录入,对资产进行定置定位管理,对后勤资产流转各环节任务实施进行记录,利用记录结果定期开展资产盘点,及时反映资产变动信息、使用情况和安全运行情况,为后勤管理工作提供基础数据和决策依据,实现了后勤资产全寿命周期一体化管理。

2、建立省市县三级管理常态运行保障体系。建立后勤资产管理常态化运行保障体系,定期开展物联网资产管理平台应用监督检查。通过管理平台,分析资产管理过程中人力成本、经济成本等因素,识别资产管理瓶颈,采用PDCA循环方法实现资产全生命周期管理体系的持续改进,保证资产管理的常态运行。

三、转变管理模式,促进资产一体化管理高效推广

结合各单位实际情况及后勤资产信息化建设要求,按照先本部试点,后基层推广的管理模式,按需分批次逐步推进实施,进一步完善后勤资产管理制度,强化资产成本专项对标。

1、开展资产管理流程再造,搭建基础管理体系平台。在建设平台之初,充分调研各单位需求,采用流程再造方法和价值链理论,打破后勤资产管理按职能设置的管理方式,代之以后勤资产管理业务流程为中心,从整体重新设计后勤资产管理全过程,追求全局最优。在管理流程的基础上,再匹配各流程环节对应的岗位、所遵循的制度标准,保障资产管理的制度流程得到有效执行。

2、采用两级部署,省公司数据集中模式部署实施。采用国网公司、省公司两级部署模式实施,采用手持终端完成资产盘点工作,采用出入安全控制终端,对资产非法出入进行提示和报警;采用省公司数据集中式,并与国网公司后勤管理信息系统实时交互,保证数据从上至下的完整性、准确性,实现了后勤资产信息数字化、信息流转电子化、过程监控状态化、动态考核实时化。

3、省市县三级逐步推广,实现后勤资产系统全覆盖。后勤资产管理一体化系统实行省公司本部试点,后推广市县公司试点,最后全省各级单位全面覆盖的建设目标。2014年,后勤资产管理系统在公司本部正式投入运行;2015-2016年,系统在济南、青岛、淄博、章丘等11家市县公司试点实施;2017年,在剩余市县公司推广实施,实现全省后勤资产同步统筹管理。

4、明确后勤资产管理制度,强化资产成本对标考核。利用资产管理系统,规范后勤资产全寿命周期管理各环节的申请、审批制度,明确了后勤管理工作的基本内容及工作要求,对各级后勤管理进行资产成本专项对标;明确各级部门工作职责,将各类资产固化到部门、房间、使用人,建立“履历档案”,有效提高资产利用率,减少资产浪费。

实施效果

一是资产管理水平显著提升。通过后勤资产一体化管理建设,规范完善资产管理方式,使公司资产管理职责更加明确,标准和业务流程更加合理,后勤资源管控和资产全寿命周期管理更加科学,后勤资产管理工作更加专业化、精益化,形成了适应公司发展的高效集约的资产管理体系。后勤资产管理全员参与,责任到人,提升了员工对后勤资产管理的参与度和认可度,从而达到既保障公司生产经营活动,又降低运营成本费用,运作通畅,管理到位,提升了后勤资产管理能力的目的。

二是资产管理手段明显增强。利用后勤物联网资产管理系统盘点固定资产259133件,重点低值易耗品135067件。通过对资产盘点和使用轨迹跟踪,实现了对现有资产的精细化管控,确保了帐卡物的一一对应,并且可以准确、快速、简便地查询到资产状态,有效避免了资产流失。通过后台数据汇总,全面掌握资产状况。利用系统对资产库存、维修、报废的定期提示,强化后勤管理部门在资产管理过程中的决策作用,实现了资产合理优化配置,进一步提升了后勤资产集约统筹能力。

三是资产管理流程得到完善。协同相关业务部门共同参与资产计划审批和预算审核管理,加强后勤资产计划管控。充分发挥信息化在后勤管理中的流程再造、统计分析等功能,调整相关业务流程,以权限和角色为基础,具备灵活的可扩展性,方便适应业务需求的变化、迅速支持新业务的能力,实现了后勤资产管理流程由“粗放型”向“精益化”的转变。

 

四是资产管理模式更加智能。通过物联网技术的应用,利用先进的RFID识别技术自动采集资产信息,在资产盘点时有效减少了操作误差,降低了员工劳动强度,压减了人力、物力、财力等办公成本,同时资产盘点周期由原来的4人、30天缩短至1人、7天便可高效完成,大大地提高了工作效率,后勤资产管理效益同比增长20%以上,员工服务满意度提升30%

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