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大数据背景下行政事业单位固定资产管理分析

2021-05-28 17:04 来源:www.xdsyzzs.com 发布:现代商业 阅读:

黄珊 哈尔滨体育学院

摘要:自“网络强国”战略推行以来,如何发挥“互联网+”优势,提高各领域建设质量,成为人们探讨热点话题之一。其中,大数据作为在“网络强国”背景下诞生的新技术、新资源、新理念,悄然改变人们认识世界及改变世界的方法,对各领域建设与发展有益。本文通过探析大数据背景下行政事业单位固定资产管理方略,以期在“大数据+管理”模式下提高行政事业单位管理改革有效性。

关键词:大数据;行政事业单位;固定资产管理

    大数据是指在一段时间内无法用常规工具软件对其进行处理、管理、抓取的数据集合,得用另外的解决方法,需要大量的信息进行专业化的处理,具有多样、高速、大量、真实性、低价值密度特点,在用户行为分析、预测分析、高级数据分析中较为常用。固定资产管理主要是指针对经济主体固定资产进行登记、验收、采购、计划、配置、使用、运维、报废等方面进行管理的手段,涉及后勤部门、财务部门、基建等部门,对保障经济主体资产完整及安全意义深远。然而,有些行政事业单位在固定资产管理中却存在轻视“大数据+管理”问题,使有关管理数据来源不全、功能模块未能细分、管理制度滞后、管理体系欠佳、人才紧缺,有碍固定资产管控。基于此,为推动行政事业单位不断发展,探析大数据背景下行政事业单位固定资产管理方略显得尤为重要。

一、  大数据背景下行政事业单位固定资产管理必要性

(一)统筹管理资源

    在行政事业单位发展进程中固定资产种类、数量不断增多,客观上加大固定资产管理压力,以折旧为例,容易出现折旧计算不及时、不全面、不精确现象,降低管理质量。这就需要行政事业单位经由大数据统筹固定资产管理资源,将使用寿命超出自然年度及生产、劳务出租、经营管理所需资产纳入资源整合范畴,将海量数据资源与折旧、报废等固定资产管理行为联系到一起,继而通过深挖数据资源价值提高固定资产管理质量。

(二)释放技术红利

    大数据资源的统筹与挖掘需要特殊技术,旨在有效运用一定时间内所产生的数据,如数据库、MPP、数据挖掘、云计算平台、分布式系统、分布式数据库、可扩展存储系统等,将这些技术妥当运用到固定资产管理中能释放技术红利,以周期性固定资产海量数据挖掘为例,可洞悉行政事业单位未来一段时间内的资产利用需求,为购置、运维及调配等管理提供依据,使固定资产管理成本得到控制,提高固定资产配置效率。

(三)优化管理理念

    大数据背景下行政事业单位固定资产管理理念有所转变,除运用现有固定资产管理思路外还引入大数据意识,将有关资产管理过程中产生的信息视为本单位重要资源,提高信息质量,为获悉精确信息还会施行内部控制理念,从集约化、一体化管理角度着眼利用大数据,使大数据成为优化行政事业单位固定资产管理理念内在动力,为提高有关单位管理质量奠定基础[1]

二、大数据背景下行政事业单位固定资产管理关键

(一)标准

    行政事业单位固定资产类型、数量、用途不尽相同,为创建一体化固定资产管理环境,将管理结论与固定资产折旧、报废、运维、采购等方面联系起来,需规设大数据管理标准,保障存储在信息系统内的数据能高效流通,减轻大数据资源综合利用压力,为大数据在行政事业单位固定资产管理周期内发挥效用提供保障,同时约束各部门数据整合行为,营建稳定大数据资源综合利用氛围。

(二)能力

    大数据具有海量、低价值密度等特性,若缺乏驾驭大数据的能力无法将其转化为固定资产管理动能,为此需行政事业单位具备如下能力:一是统筹策划能力,为管理与数据对位奠定基础;二是信息素养,能运用云计算技术、物联网技术、数据库等技术,旨在挖掘数据管理价值;三是数据运维能力,一方面避免数据外泄、丢失、篡改,做好数据过滤工作,另一方面赋予数据服务性,能为管理决策助力。

(三)安全

    大数据以网络为媒介发展而来,数据存储亦离不开网络平台,网络具有开放、共享、公开等特点,加之黑客攻击、病毒入侵、系统崩溃、设备故障等因素客观存在,使行政事业单位固定资产管理所需数据安全性遭受威胁,为此需将安全视为管理关键,通过技术投入、系统升级、日常运维等手段保障大数据安全稳定。

三、大数据背景下行政事业单位固定资产管理原则

(一)客观性原则

    当前行政事业单位不断改革,有些单位在保持其公益性质同时引进市场机制,与传统行政事业单位发展追求不同,对固定资产管理提出更高要求,为保障大数据真实可用,行政事业单位需立足实际践行客观性原则,确保数据能反应有关单位固定资产真实情况,为根据单位需求展开管理工作提供依据。

(二)层级性原则

    事业单位固定资产具有流通性,满足各部门、各环节营运需求,提高综合效益,维持良好秩序,助推单位发展,为此固定资产管理需全员参与,在大数据背景下为保障工作者能树立数据意识,妥善运用数据资源,驾驭数据技术,需推行层级性原则,确保参与管理主体能肩负大数据管理责任,明晰管理目标,立足工作岗位积极运用大数据。

(三)可行性原则

    在行政事业单位固定资产管理中数据资源急剧膨胀,若一味追求“量”上的管理并忽视“质”的保障,将使大数据成为拖累固定资产管理系统的因素之一且与有关单位管理要求不符。这就需要大数据意识、资源、技术与固定资产管理实况相契合,能助推管理系统发展,行政事业单位硬软件条件足以支撑大数据参与管理,使大数据可根据有关单位固定资产管理需求同步发展[2]

四、大数据背景下行政事业单位固定资产管理框架

(一)以实物管理为导向应用大数据

    实物在固定资产管理中较为重要,容易出现丢失、异常破损等现象,为解决实物管理难问题,引领工作者妥善运用及保管实物资产,可利用编码技术设定实物序号,使之购置、领用、转移、报废、盘点等动态数据信息得以把控,并在统计报表内全面、精准的体现出来,使卡、账、物数据信息相符。

(二)以盘点及核查为导向应用大数据

    在实物编码后可运用数据采集器扫码识别,利用物联网技术上传共享盘存数据,在提高盘点效率同时数据采集软件还具有实时报警、自动纠错功能,使盘点数据更为精确,解决重盘、漏盘、错盘问题,确保从基层获悉的一手数据资料真实可用,为行政事业单位制定固定资产管理方案提供依据。

(三)以统计查询为导向应用大数据

    为避免行政事业单位固定资产闲置,通过增强其流转性满足本单位发展需求,需在统计查询过程中应用大数据,率先将固定资产参数、年限、功能、数量等数据录入到信息系统内,创建操作简单、清晰友好界面,根据终端用户权限进入统计查询端口,完成快速核查信息、自动计提折旧、编制统计报告、资产录入等管理任务,继而应用大数据提高管理效率。

(四)以自动计提折旧为导向应用大数据

    固定资产管理中自动计提折旧较为重要,通常会在规定会计期间内进行一次计提折旧,将资产有关数据资料录入系统,自动编制折旧分配表并制作记账凭证,使本期固定资产折旧费用能自动登账,将数据传输至总账系统,在红字冲销或删掉凭证后方可重新计提折旧,在此前提下系统将允许结账,若数据不一致、操作不规范总账系统不予结账。自定义折旧率或金额为负数表示固定资产折旧已提足,系统将自动终止操作,在调配大数据基础上生成折旧清单,使固定资产管理效果更优[3]

五、大数据背景下行政事业单位固定资产管理难点

(一)数据来源不全面

    固定资产管理范围宽泛,一般设置单位价值在1000元以上,专用设置单位价值在1500元以上,使用期限在一年以上,并在使用过程中基本保持原有物质形态的建筑物、房屋、运输工具等资产。个别单位价值虽未达到规定标准,但耐用时间在一年以上的大批同类物资,亦纳入固定资产管理。有些行政事业单位因固定资产管理视野较窄,未能多领域统筹数据,使大数据未能有效参与日常管理。

(二)功能模块有待细分

    大数据以网络为依托发挥作用,为保障数据资源集聚、数据技术高效、大数据意识活跃,需立足大数据系统细化功能模块,为有导向性的提高固定资产管理质量铺平道路。部分行政事业单位因大数据技术应用经验少,管理思想陈旧,工作模式僵化,未能从实际出发细分“互联网+管理”功能模块,影响海量数据整合、调配、挖掘、利用成效。

(三)管理制度滞后

    为维护良好大数据管理秩序,保障各部门能肩负大数据背景下的固定资产管理责任,在相同管理目标指引下协作互助,发挥先进技术优势需颁布管理制度,从预见性角度出发规避大数据固定资产管理矛盾,指导各部门运用大数据。当前行政事业单位管理制度存在权威性有余、发展性不足问题,虽能完成管理任务,但管理成本费用、质量、结果可用性等方面未能及时得到关注,使固定资产管理活动与大数据的关联性随之削减。

(四)管理体系欠佳

    为保障大数据可以在行政事业单位管理中发挥积极作用,有关数据需与之固定资产管控需求共同进步,这就需要行政事业单位固定资产管理体系具有延展性与实效性,不仅能赋予大数据流通性,还能通过数据资源集聚解决管理难题。当前部分行政事业单位管理体系欠佳,缺乏先进技术及完善的运行机制作为依托,使大数据背景下的固定资产管理质量无法得到有效提高。

(五)缺乏驾驭大数据的优质人才

    与传统管理活动相比,“大数据+管理”对工作人员综合素养要求更高,多数行政事业单位未能创建人才发展平台,还存在优秀人才流失率居高不下问题,使行政事业单位无法组建良性大数据管理团队,无法利用大数据提高固定资产管理有效性[4]

六、大数据背景下行政事业单位固定资产管理措施

(一)拓宽数据来源渠道

    首先,行政事业单位需解析固定资产概念,看到新时代有关资产发展动态,按照本单位固定资产使用情况、经济用途、所属关系等方面进行分类,旨在明确数据集聚立足点,还可根据财务制度将资产分为在用固定资产、不需用固定资产、未使用固定资产、租出固定资产、土地、融资租入固定资产等类别,为整合海量数据帮助管理决策给予支持;其次,行政事业单位需加强会计核算,达到充分挖掘大数据管理价值目的,从固定资产卡片增加、删减、汇总、分类等角度出发进行核算管理,及时、全面、正确记录资产增减、调配、使用情况,确保数据全面完整,健全资产账簿体系,结合本单位资产特征予以核算,其中“累计折旧”表示资产磨损数据,为精准管理提供依据,紧抓固定资产核算数据存储量大、输出内容多等特征充分利用云计算技术,减轻核算压力,提高核算精度;最后,行政事业单位需做好日常性、一般性管理工作,在关注各岗位分散的固定资产管理数据前提下将购入、盘存、出售、报废等资产变动数据整合到一起,利用计算机缩短数据统筹周期,以便及时采用变动数据改进管理对策,保障本单位管理举措与之固定资产实况相符。

(二)细化功能模块

第一,资产日常管理模块。针对行政事业单位固定资产基本数据进行管理,囊括购买日期、物品名称、资产价格等内容,提供查询、删除、修正、增加等功能;第二,资产折旧管理模块。运用海量数据资源展开折旧调整、折旧信息备份、折旧报表打印、资产月度(年度)折旧、折旧手工录入等工作;第三,资产盘点模块。运用数据扫描设备针对固定资产进行盘点,将数据库中的与盘点设备中的数据放在一起进行核对,信息系统针对异常数据加以处理,可按照部门、单位生成盘亏、盘盈明细表及盘点汇总表,方便管理者查看;第四,资产报告统计模块。根据行政事业单位固定资产数据以报告为依托统计管理,定性、定量表示资产情况,获悉报表清单,为周期性展开固定资产采购、报废、调配等管理工作提供参考;第五,资产综合查询模块。针对单位多条或单条资产数据予以查询,获悉固定资产在不同部门的变更、领用、统计、报修、报废等情况,保障数据一目了然;第六,维护管理模块。由负责人记录、新增、删减固定资产运维及养护数据,根据资产类别规设若干表格,保障资产维护管理活动清晰且客观;第七,安全管理模块。为解决大数据固定资产管理安全问题规设配套模块,通过权限控制、重要数据备份、关键信息加密等手段更好的展开固定资产管理工作。以权限控制为例,根据有关单位不同岗位及其对资产的需求划分操作权限边界,为数据定向取读及利用给予支持,在信息化管理体系中提高数据共享有效性[5]

(三)加强制度管理

    第一,针对“大数据+管理”新举措加强制度管理。与传统管理形式不同,大数据改变管理者思想观念、行为习惯、管理手段,为保障大数据可在固定资产管理过程中发挥积极作用,满足各方管理需求,有关单位要结合实际加强制度管理,以固定资产卡片管理制度为例,需根据具体要求填好编码、配置、计量单位、购入日期、类型、原价、现值、使用年限、报废、保管人等信息,还需结合实际填写备注,为在一手数据资料加持下加强资产管理提供有力条件;第二,为新技术、新模块的应用加强制度管理。大数据具有特殊性,离不开高新科技,为此行政事业单位需在新技术及新模块引入基础上颁布配套制度,如《数字化采购管理制度》、《在建工程大数据管理制度》等,旨在敦促、引导、帮助工作人员驾驭大数据,在管理工作中应用大数据;第三,赋予大数据管理制度发展性。行政事业单位展开固定资产管理目的是提质降耗、盘活存量、控制成本、科学管理,这就需要有关单位在增强大数据与管理可适性、契合性前提下不断调整管理原则、标准、流程、内容等方面,使管理活动更具导向性,能在固定资产财务管理、采购管理、预算等管理中发挥大数据作用,保障有关资产得以高效利用,实现大数据固定资产管理目标[7]

(四)优化固定资产管理体系

    行政事业单位大数据固定资产管理体系可分为如下几个部分:一是日常工作体系,囊括部门资产、系统信息、控制面板、审批代理等内容;二是资产配置体系,含有系统配置(业务日志、登录日志、菜单管理、发布消息等)、权限管理(角色管理、用户管理等)、基础数据(资产类型、数据字典、数据接口、产权单位、条码规则等);三是资产管控体系,包括盘点(盘点处理、数据同步、全面盘点等)、日常管理(转移、退出、处置、资产借用等)、资产入库(单件拆分、资产合并、数量拆分等);四是财务管理体系,包含资产入账、计提折旧、资产验收、预算执行等;五是决策分析体系,主要由占比分析、盘点报表、单据查询等功能构成;六是增强管理体系,具备易耗品报销、出库、入库、易耗品分类及车辆管理、在建工程管理等分支。通过优化固定资产管理体系提高大数据定向输出及挖掘利用有效性,满足行政事业单位各部门、各阶段、各周期固定资产管理需求[8]

(五)在大数据背景下培育优质管理人才

    一方面行政事业单位需尊重人才,从内部着手打造人才发展体系,为人才了解、学习、应用大数据铺平道路,通过定期培训、人力资源管理优化拔高工作人员业务素养,并留住优秀人才,为运用大数据解决管理问题给予支持。另一方面行政事业单位需创建能力均衡人才团队,从外部着手吸纳互联网领域专业人才,与专业大数据分析机构合作,弥补本单位大数据综合利用缺陷,为优秀人才提供进修良机,继而以人才为依托不断面向行政事业单位引进全新大数据理念、技术、资源,最终转化为固定资产科学管理动力[9]

七、结语

    综上所述,大数据背景下行政事业单位固定资产管理具有统筹管理资源、释放技术红利、优化管理理念必要性。这就需要行政事业单位紧抓标准、能力、安全关键,践行客观性原则、层级性原则、可行性原则,以实物管理、盘点及核查、统计查询、自动计提折旧为导向应用大数据,看到大数据管理难点,立足实际拓展数据来源渠道,细化功能模块,加强制度管理,优化固定资产管理体系,同时在大数据背景下做好人才培育及管理工作,使行政事业单位固定资产大数据管理质量不断提高。

参考文献:

[1]石磊.事业单位固定资产管理优化分析[J].中国民商,2020(07):82-84.

[2]程斌.论大数据背景下行政事业单位固定资产管理[J].理财(财经版),2020(02):48-49.

[3]盛豪杰.大数据背景下行政事业单位固定资产管理探讨[J].财会学习,2020(07):177-178.

[4]吴小乐,魏成,向朝仲.大数据背景下行政事业单位固定资产管理研究[J].财会学习,2018(21):168-170.

[5]朱艳丽.浅析行政事业单位固定资产管理内部控制[J].行政事业资产与财务,2017(09):11+10.

[6]宋秀慧.政府会计改革背景下高校固定资产管理信息化建设研究[J].财讯,2018(17):28-29.

[7]籍晓丽.试论行政事业单位固定资产管理系统的设计与实现[J].行政事业资产与财务,2017(12):191.

[8]夏正圆.基于Oracle数据库的行政事业单位固定资产信息管理系统构建[J].产业与科技论坛,2016,12(03):113-114.

[9]尚伏雨,李彦哲.关于行政事业单位固定资产管理模式的研究[J].中国对外贸易(英文版),2016(08):148.

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