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浅谈中小型民营制造企业的存货管理

2018-02-28 22:01 来源:www.xdsyzzs.com 发布:现代商业 阅读:

张建刚    北京天际数字技术股份公司

摘要:存货管理是企业管理的重要组成部分,既能维持企业资产的安全与完整,保障会计信息的真实准确,又能帮助企业实现经营目标,存货管理水平的高低与企业整体内部控制与管理水平息息相关,对于中小型民营制造企业而言,存货往往占用资金量较大。而中小型民营制造企业的老板大多对存货管理的重要性认识不足,存货管理比较混乱,存货积压、损毁或者由于备货不足而影响生产的情况比比皆是,影响资金周转效率和企业的经济效益。文章从中小型民营制造企业存货管理的重要性、存货管理的现状与问题、以及改善中小型民营制造企业存货管理的对策三个方面,较深入探讨了中小型民营制造企业的存货管理问题,并得出切实可行的结论,有助于广大中小型民营制造企业提升存货管理水平,提高经济效益。

关键词:中小企业;民营制造业;存货管理;经济效益

存货是营运资金的重要组成部分,是企业在生产经营过程中为生产或耗用而储备的物资,包括原材料、周转材料、产成品、半成品、在制品、外购商品等。存货联结着采购、生产、销售、计划、质量检验、成本核算、物流配送等各个环节,存货管理水平的高低直接影响着企业生产经营能否顺利进行,进而影响企业的收益与风险。

现实状况是,很多中小型民营制造企业,存货管理并不理想,文章较深入探讨了中小民营制造业存货管理的现状与问题,提出了改进措施,以提升广大中小型民营制造企业的存货管理水平,提高经济效益。

一、存货管理的重要性

存货管理是联结企业采购管理、生产管理、销售管理、成本管理的枢纽,如果这个枢纽管理不善,必将造成供产销的不协调,成本核算不准确。比如采购量过大,会造成物资的积压、浪费,加大存货管理难度与成本;采购量不足,就会使生产停滞,影响销售,甚至造成客户流失;物品存放时间过长,可能会损坏、变质或者因产品更新换代而不再适用;制造企业成本核算的很多数据来源于存货,如果存货管理差,必将使成本核算与管理的效果大打折扣。

中小型民营制造企业一般资金比较短缺,存货往往在其资产中占有较大比重,占用较多资金,加强对存货的管理,加速存货周转,就等同于节约资金,提高了企业的经济效益。

如果存货管理不善,对企业成本管理的影响是非常大的。例如,一家生产建材的中型民营企业,主要生产原料中有多种类型的沙土,按配方生产产品。在给一个客户生产的产品中需要使用黑毛土,由于存货管理混乱,加上存货管理人员是新入职的,对材料不太熟悉,错发了苏州土,苏州土的单价高于黑毛土,造成产品生产成本增加,而且,由于两种原料性能有差异,产品质量也受到影响,最后只能按次等品低价赔本出售,给企业造成几十万元的损失。

很多中小民营企业创立初期,为了求生存,比较重销售、重采购、重生产、轻管理,但随着企业的发展,存续时间的延长,其弊端就会越来越明显,影响企业发展,甚至出现没能力的员工混日子,有能力的员工纷纷跳槽,企业发展越来越没有后劲,市场竞争力越来越差的情况,企业如不及时转变思路,整体提升管理水平,将面临被市场淘汰的巨大风险。而存货管理水平的提升会极大促进企业整体管理水平的提升。

 二、中小型民营制造企业存货管理的现状与问题

中小型民营制造企业大多为有限责任公司,一般规模较小,资金不充裕,人员素质偏低,整体管理水平较差,表现在存货管理方面,其现状与问题如下:

(一)制度不健全,领导重视不够

 中小型民营制造企业在创建初期,大多把着眼点放在增加销量与提高产量上,以确保公司能够生存,对公司管理不太重视,随着公司的发展,加强企业管理就会显得越来越重要,但很多中小民营企业的管理水平没有及时得到提升,主要还是延续以前的凭经验、拍脑门的做法。

体现在存货管理上,公司领导认为存货管理就是照管一下东西,非常简单,也不需要培训和建立严格的存货管理制度,导致相关人员在日常工作中无章可循,存货管理人员在工作中应付差事,不负责任,甚至造成存货的毁损与流失。

(二)人员素质低,相关知识与技能不够

 中小型民营制造业一般待遇偏低,地理位置离中心城区较远,各项制度不规范,关键岗位由亲友或亲友介绍的人员担任,不太考虑其胜任能力,造成素质较高的管理人员比较缺乏,人员流动性大,存货管理人员的素质较低,相关知识与技能不够,企业也忽视了对存货管理人员的培训。人员的高流动性与低素质,造成存货账面混乱,账账不符、账实不符,存货管理质量低下。

(三)存货管理方式落后,科学方法不够

 中小型民营制造业存货管理方式一般比较落后,主要体现在以下几方面:

1.存货场地狭小,物品摆放混乱无序,有些物品只能存放在车间或堆放在室外,存货管理人员难以监控和管理。比如,较大的钢材、钢管随便堆放在院子里。

2.物品的出入库手续不严格,缺乏内控,员工想拿什么自己进库房就拿,甚至领料单都不写,容易造成账实不符,物品的丢失。

3.存货的计量单位不统一,品名有重复现象,比如,天然气,有时计量单位为立方米,有时用公斤,导致记录混乱;存货名称里面有手电钻,也有电钻,其实是同一个物品,导致重复记录,存货虚增。

4.存货的收发存记录还停留在手工阶段,且一人身兼数职,往往不能及时准确的进行记录,使得存货的账面记录存在滞后性甚至漏记,管理层难以对存货的情况做出及时准确的判断。

5.存货盘点流于形式,缺乏监督,对于盘亏或盘盈不做分析,不做处理,存货管理的漏洞无法及时反映出来。例如,一家中小型民营制造企业,日常很少盘点,即使盘点也不做处理。在一次重要的盘点中,发现有几十种材料,如亚光油漆、刹车带、喷灯等,账面价值几十万元,已经购入很长时间,没有领用,由于产品更新换代,无法在新产品上使用而成为呆滞料,只能作为废品或以很低的价格对外出售,给企业造成损失。

6.存货管理欠缺计划性。中小型民营制造企业常有需要什么东西,发现库房没有,紧急采购的情况出现,存货管理计划性较差。

以上情况,导致中小型民营制造企业的存货管理质量低下,常有账账不符、账实不符、存货流失、毁损与舞弊的现象,不但影响公司的成本核算与经济效益,也造成国家税收的流失。

三、中小型民营制造企业存货管理的对策

针对广大中小型民营制造企业的存货管理现状与问题,建议采取如下对策:

(一)与领导充分沟通,建立健全存货管理制度

 中小型民营企业的老板对于公司的治理是一呼百应的,只要使他认识到存货管理的重要性,必会支持建立健全存货管理制度,从人治转向法治,依靠制度来进行公司管理。

 存货管理制度的建立要结合公司实际情况做详细规定,便于操作。规范存货管理人员的岗位职责与内部控制、存货的分区与标识、采购入库验收、出库的审批手续、退料管理、防火防盗防毁损、出入库及时登记入账、存货管理的内部控制与监督、存货量预警制度、存货管理与公司预算的衔接、盘点与盈亏处理、存货管理人员的奖惩、存货管理人员变更时的交接制度等。有了完善的制度,日常工作就有章可循,有法可依。

(二)提高存货管理人员素质,进行必要的知识培训

  针对中小型民营制造企业存货管理人员素质偏低的情况,可采取以下措施:

1.选拔素质较高的存货管理人员。最直接有效的方法就是在公司整体薪酬体系框架下,适当提高存货管理人员待遇,由素质较高、有一定经验、作风正派、稳定性较好的人来负责存货管理工作。

2.加强对存货管理人员的知识培训。要进行必要的上岗培训与定期培训,并对培训情况进行考核,使其掌握正常业务的处理方法与异常情况的解决办法,如公司使用供应链,更要对其进行操作方法的培训与指导,提高其专业胜任能力。

3.做好职业道德教育。存货管理人员天天接触各种物品,有些还是贵重物品,要对其进行职业道德与法制教育,避免贪腐舞弊的发生。

(三)改进存货管理方法,完善存货管理

1.存货分区分类管理,引入ABC管理法。价值较高的少数贵重物品要重点管理,价值较低的物品可做一般管理,对于危险物品或特殊物品,要根据物品的特性做对应管理。比如,在贵重物品区域或危险物品区域,可以安装监控设备;库房可使用多层物料存放架,充分利用空间,将物品的名称、规格型号等标识于物品对应的物料架上;对于室内不好存放的钢板等,可以用简易材料圈起来并加锁,形成一个临时性简易仓库,这样就能充分利用空间和有限的人力,提高存货管理效能。

2.明确物品的出库、入库、退库手续,加强内部控制。物品出入库与退库需要填写什么样的单据,谁来填写,谁来审核签批,什么单据作为附件,都要有明确规定,并填写一份标准的出入库单、退料单作为样本贴在库房及车间显眼的地方,便于大家按规章制度操作。不相容职务要分开,如果一人身兼数职的情况暂时无法避免,至少相关工作需要有交叉复核,减少出现差错的机率;要限制闲杂人员接近存货,保障存货资产的安全完整。

3.统一存货的计量单位,避免品名有重复现象。在存货账建立时,要组织财务部、技术部、生产部、采购部、销售部等多部门共同对于物品的名称、编号、计量单位等进行协商确认,在日常工作中有新的物品需要添加时,需要有内部审核程序,由专门的人员进行添加,避免出现品名重复、多个计量单位并存的现象。

4.库存账要及时登记,条件许可时应及时引入供应链。物资的收发要及时登记账簿,结出余额,对收发频繁的物品及时进行账实核对,发现差异,及时查找原因,避免月底突击登账的情况,便于公司管理者随时对存货情况进行准确判断。条件允许的情况下,尽早引入供应链管理模块,这样能大幅提高工作效率,且能进行物品的精细化管理,并通过对合理库存量的设置,建立存货预警机制。例如,一中型制造企业在引入供应链后,物资出入库能及时录入,并进行存货预警设置,使存货量不会过高或过低,并结合销售与生产计划进行存货管理,使存货占用的资金量降低了三百多万元,节约了资金,提高了存货周转率,存货管理水平得到大幅提升。

5.存货应定期盘点与临时抽盘相结合。通过盘点,能发现存货的数量差异,查找原因,保障存货安全完整,也能使财务数据更加准确。盘点是存货管理人员的工作职责,财务部有监督职责,财务部人员可通过监盘和抽盘的方式对存货进行监控,对于盘亏或盘盈督促存货管理人员及时查找原因,由公司领导审批后,区别不同情况进行处理,因存货管理人员疏忽而造成的毁损盘亏,应由责任人赔偿并进行相应的处罚。

6.存货管理与预算管理相结合,加强存货管理的计划性。很多中小型民营企业都在尝试做全面预算管理,结合其中的采购预算、生产预算、销售预算、资金预算,可以加强存货管理的计划性,提升存货管理水平。

结论

存货管理对于中小型民营制造企业整体管理水平的提升至关重要,存货占用大量资金,跟企业的采购、生产、销售、计划、成本等环节密切相关,存货管理不善,必将影响公司其他环节的工作。针对中小型民营制造企业存货管理的现状与问题,本文提出了对策、建议。首先需要建立健全存货管理制度,其次要提高存货管理人员素质,进行知识培训,第三要改进存货管理方法,引入供应链模块,将存货管理与预算管理相结合。以上方法的合理运用,必能有效提高中小型民营制造企业存货管理水平,完成经营目标,提高经济效益。

参考文献

[1]财政部会计评价中心.财务管理.中国财政经济出版社,2016.4

[2]张笑.中小型企业存货管理问题探析.新经济,2016(5)

[3]戴德明,林钢,赵西卜.财务会计学.中国人民大学出版社,2009.10

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