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采购成本控制研究

2019-12-07 20:59 来源:www.xdsyzzs.com 发布:现代商业 阅读:

——以丽莎烘焙有限公司为例

孟沁   常州旅游商贸高等职业技术学校

摘要:控制好成本是企业提高利润的重要手段。其中有效控制采购成本直接体现在现金流的增加、利润的上涨和竞争力的加强。本文以丽莎烘焙有限公司(下文简称:丽莎公司)为案例,分析其采购成本控制现状及存在的主要问题,并提出其采购成本控制的对策与建议,希望能对相关企业采购成本控制有所帮助。

关键词:采购成本;控制;优化;方案

中图分类号:F275   文献识别码:A   文章编号:1673-5889(2019)33-0000-03

一、相关理论概述

(一)采购成本的概念

采购成本,指企业在正常生产经营中,采购原材料及所需物料所产生的费用,主要包括企业采购活动中所消耗的材料成本、采购管理成本以及存储成本等。

(二)控制采购成本的意义

采购成本在总成本中占比极大,如果能对采购成本进行有效的管理,对提高企业的利润来说非常重要:

1.能最直接节约企业总成本。对于大部分制造业企业来说,采购成本在总成本中所占比例最大,往往达到70%左右。由此可见,企业如果能对采购成本进行良好的控制,可以在很大程度上降低总成本。

2.能提高企业市场竞争优势。近年来,各行业市场竞争激烈。想要在市场上长期立于不败之地,企业必须积极采取措施来应对。而降低采购成本可以降低商品成本,进而降低商品价格,自然也就能获得更大的市场。

3.能提高企业经济效益。由以上两点可以看出,通过控制采购成本,可以使企业总成本降低,增加销售额,进而增加利润,提高企业的经济效益。

(三)采购成本管理的特点

1.长期性

每个企业都希望能在市场上长期实现可持续发展。因此各项管理工作也必须制定长期性的目标。采购活动是企业生存发展中不可或缺的基本业务,因此企业也必须长期坚持对采购成本进行管理。

2.全局性

在采购成本管理的过程中,企业要充分考虑其内部发展趋势,以及外部宏观经济环境的特征和变化对企业的影响,从而从全局角度上考虑整个采购过程中的费用支出。

3.外延性

企业要对外部环境进行充分的调查和考虑,将采购成本管理向外延伸,对采购相关的各种环节都进行控制,进而实现采购成本管理的有效性。

(四)采购成本控制的原则

1.服务导向原则

采购部门是一个服务部门,不仅提供所购买的材料,还承担了许多责任。因此,在采购业务运作全价值链的设计过程中,要加强对企业内部部门服务的支持力度,努力打造高品质的服务理念。

2.协同发展原则

在采购业务量剧增,或采购组织规模扩张的过程中,要通过对推进新技术、人才、设备、物资、知识等不同方面的资源信息共享,来为采购活动的高效运作、技术积累和成本控制奠定基础。因此,采购信息化要以管控相对集中、业务相对分散为基础,协同运营。 

3.统筹兼顾原则

在实际管理过程中,采购管理人员不可能事必躬亲。因此,采购管理人员需要从大局出发,总揽全局,整体筹划采购战略。公司首先要做好组织结构的改进、业务流程和采购制度的优化,然后从岗位、职责上,统筹安排人员,从而确保实现对外采购制度、业务流程的标准统一。

二、影响采购成本的主要因素

(一)采购制度

采购成本管理工作受到多方面因素的影响,其中较为明显的就是采购制度。企业往往会专门为采购工作制定相应的制度,对采购活动各个环节详细规定。因此,采购制度是否完善、适应本企业的运营,从根本上决定了采购成本是否能得到良好的控制。

(二)商品的采购价格

商品价格直接决定着采购成本的高低。因此,采购人员要充分重视对采购价格的控制,首先可以借助互联网,对价格进行全面了解,以便在购买时能够有所依据;其次从运费、质量、供应时间期限等因素上,科学地选择材料供货单位,保证购买的材料质优价廉。

(三)供应商关系成本

原材料质量的好坏,直接关系着企业是否能生产出优质产品。因此采购人员应与供应商建立良好的关系,使供应商为企业提供质量最佳的原材料。在这过程中需要一定的维系费用,而这部分费用也是采购成本的重要组成部分,必须对其进行良好的控制。

(四)采购人员综合素质

采购成本能够得到有效的管理,与采购人员综合素质有着重要关系。采购人员的决策对于企业以及供应商来说都极为重要。供应商为了实现利益最大化,会通过各种方式来拉拢采购人员,此时采购人员如果不具备较高的专业素质以及职业素养,则很有可能做出错误的决策,难以使企业的采购成本得到有效的控制。

三、丽莎烘焙有限公司成本控制现状分析

(一)公司简介

丽莎烘焙有限公司成立于2010年,注册资本200万人民币,主要生产和销售面包、蛋糕、月饼、礼盒等烘焙食品。经过几年的发展壮大,公司制定了“企业文化带动市场前进步伐”的发展策略,对公司内员工,从岗前培训、心态、技能、销售、产品知识、服务礼仪到员工的职业生涯规划,定制了严格的培训计划,提供一个积极向上的学习工作环境。

从报表上看,公司近三年的营业收入有所波动,2015年营业收入最高为769万元,2016年降低至695万,2017年升至764万,可以看出当前公司的经营状况不是很理想,与行业平均水平相比,还有很大的提升空间。

(二)采购成本控制现状

1.采购控制流程

公司目前的采购过程如下图:

图1 丽莎公司的采购流程

1 丽莎公司的采购流程

从现状来看,公司采购部较好地履行了自己的职责,基本保证了公司的正常经营活动。采购部可以提供持续的物资流,支持公司的正常运转;同时确保采购货物的质量,没有出现大范围的问题和消费者投诉;采取了有效的安全管理措施,使库存损失控制在正常的范围内。但是也出现了一些问题,例如不能发现或者发展有竞争力的供应商;材料质次价高等,导致公司整个采购成本居高不下。

2.采购成本控制情况

1 公司近三年采购成本情况  单位:万元

 

2015

2016

2017

成本项目

金额

占销售比(%

金额

占销售比(%

金额

占销售比(%

采购价格

457.23

63.42

538.95

64.14

638.23

65.2

直接交易成本

4.18

0.35

5.49

0.42

6.91

0.48

运输成本

51.94

4.35

63.05

4.82

70.94

4.93

订购费用

24.24

2.03

28.91

2.21

33.81

2.35

通过上表分析,公司近三年的采购价格一直处于上升状态,采购价格占销售比重也一直在上升。但是直接交易成本、订购成本、订购费用等这三年变化不大,说明要降低公司的采购成本,控制采购价格是关键。

四、公司采购成本控制存在的问题

(一)采购模式过于传统

从图1中可以看出,丽莎公司仍在采用较为原始的釆购模式,这种模式一方面存在信息落后的弊病;另一方面,公司很难根据市场或客户变化的情况,及时调整采购需求,增加了采购成本的风险。此外原料的釆购以及物流管理均由釆购中心单独完成,导致采购部门“一人说了算”,易出现采购腐败问题。

(二)供应商的管理不到位

目前公司并没有做到对供应商的科学管理。首先公司在选择供应商的过程中没有充分了解其信息,导致采购的商品存在质量问题。其次在挖掘新供应商方面,没有通过科学的评价方式来做出合理的抉择。此外公司缺乏与供应商建立长期合作关系的意识,因此每次采购几乎都要涉及到对供应商的选择,不利于采购效率的提高以及采购成本的降低,

(三)管理信息系统缺乏共享性

完善的管理信息系统是企业战略管理的重要工具。它可以让各部门实现信息共享,从而有效的帮助企业制定经营战略计划,实现企业的业绩和发展战略目标。但丽莎公司的现状是,各个部门的信息系统都是独立存在的,各部门信息难以实现共享,成为了对公司的采购管理,乃至对整体战略制定和实施的阻碍。

(四)采购人员管理与培训问题

1.采购员管理不到位

采购员素质的高低与采购工作的质量有着最为直接的关系。丽莎公司之所以采购管理不够完善,其中重要的一个原因就是对采购员的管理不到位。公司并没有针对采购员制定严格的管理制度,导致采购员责任感缺乏,工作积极性不高。

2.采购员培训欠缺

丽莎公司会为新入职的采购人员安排专业培训,使其熟悉业务流程。但是对在岗的人员来说,公司很少进行定期培训来提高其业务水平,导致采购人员入职后,没有渠道提高自身专业素质,遇到问题时难以采取有效的应对方法。

五、采购成本控制的对策与建议

(一)改善传统的采购模式

丽莎公司的采购现状,可以从以下几方面改进其采购模式,加强采购成本控制效果。首先,采购部门作为公司主要职能部门,在整个供应链管理以及公司发展战略中应具备较高地位,必须给与其匹配的权限。其次,公司要转变其传统以低价为标准的采购理念,建立与供应商供需共赢的目标,将产品质量、售后服务等因素列也列入到供应商的评价中。最后,公司要在明确生产、销售、采购和监督等各部门主要职能的基础上,建立各职能部门间的沟通合作机制,使各部门主要员工能够及时了解和掌握公司的动态,全方面发挥各个职能部门在采购成本控制中的作用。

(二)完善对供应商的选择和管理

根据公司情况,可将供应商评分后进行分组,具体见表2。符合一级和二级的供应商,采购部门可以直接接受,但还需要考虑他们的产品与公司需求的匹配程度。对于三级的供应商,公司需进行各项指标的审核和条件的限制,以使其改进后合作;不合格的供应商则直接淘汰。

2 公司供应商选择的战略

规格(分)

级别

供应商类型

战略

> 90

一级

最佳

建立良好的持久合作关系

80-90

二级甲

优秀

长期交易、建立伙伴关系

70-79

二级乙

一般

一般交易、互助关系

60-69

三级

条件

适度合作、适当交易

< 60

不合格

不合格

停止合作、淘汰

(三)利用信息化共享系统降低采购成本

为了实现管理目标,丽莎公司必须建立一套完整的、集成的信息管理系统,来应付不断变化的供应链需求,通过供应链的高效率,链接整个采购计划、仓储环节,为公司节省运营成本。

相比传统采购的信息处理,集成化的供应链信息处理有着明显的优势:

3 信息集成化供应链与传统采购信息的对比

 

传统采购信息

信息集成化供应链

核心集成思想

以产品为核心,局部优化

以客户、市场为核心,全局优化

解决问题方式

解决信息孤岛

信息集成管理

集成方式

单机,集中式为主

以网络、分布式为主

B2B共享方式

电邮、电话等

动态联盟信息共享

系统支持方式

计算机集成制造系统

网络面向业务员集成

(四)加强采购人员的管理与培训

1.加强人员管理

丽莎公司必须做到对采购人员的全面管理,使采购人员能在工作中明确自身职责,并充分履行责任。首先,在年底,公司应该针对各个采购员制定明确的年度工作目标,使每一名采购员能够按照年度目标安排工作。次年全年,公司要对采购员的工作进展进行跟踪,通过绩效评分等方式对他们的工作成果进行考核,激励员工为了目标而努力。公司还必须建立严格的采购工作管理制度,无论是领导还是员工,只要触及管理红线,都必须接受相应的处罚。

2.加强人员培训

丽莎公司的大部分采购员是从其他部门转岗而来,因此对采购知识缺乏专业素养。对此,公司应通过科学的、有针对性的培训来提高采购员的整体素质。首先,可以向新入职的采购员传授物料知识,使其了解所需采购的物料有哪些技术要求,以便于能更加准确地判断供货商的物料。其次,公司应定期对在岗采购员进行培训,使其对业务流程更加熟练,在遇到问题时能够做出科学的决策,进而提高采购工作的效率。

六、结论

总之,企业只有全方位降低采购成本,合理简化采购流程,才能保证产品的质量,提高企业的经济效益,增强企业的竞争力。本文通过对丽莎烘焙有限公司采购成本现状及问题的研究分析,提出采购成本控制有效对策有:改善公司传统的采购模式、完善供应商的选择和管理、利用信息化共享系统降低采购成本、加强采购人员的管理与培训等,进而希望公司在激烈的市场竞争中不断发展壮大。

参考文献:

[1]于裴雯.科研单位低值易耗品采购成本控制分析[J].科技经济导刊,2018,26(11).

[2]金钱斌.AB公司原材料采购成本控制策略研究[D].浙江工业大学,2017.

[3]赵桔.基于TCOY公司采购成本控制研究[D].华东理工大学,2017.

[4]张令甜,涂传清.基于采购管理的生产成本控制研究[J].江苏科技信息,2018, 35(25).

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