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行政事业单位实行网上报销模式浅析

2019-01-06 20:30 来源:www.xdsyzzs.com 发布:现代商业 阅读:

徐文贞  山东省地震局

基金项目:本文由山东省地震局合同制项目资助研究。

摘要:本文针对行政事业单位下的网上报销模式,从传统报销模式存在的问题和网上报销模式的优势两方面进行了对比分析,介绍了网上报销流程,并就实行网上报销模式对单位提出的管理要求提出了几点建议,对行政事业单位推广网上报销模式具有一定借鉴意义。

关键词:行政事业单位;网上报销;浅析

网上报销,是在保证财务信息安全的前提下,利用单位内部网络环境,从提高单位财务管理的规范性和时效性入手,通过网上填写报销单、财务人员网上预审单据、各级领导审批、财务人员最终审核单据完成报销流程。网上报销实现了财务信息依据经费管理权限进行公开,大大提升报账效率,全面提升财务管理水平,实现财务流程和业务流程的融合。

一、传统报销模式存在的主要问题

1.财务业务中预算指标和核算系统不能衔接,预算控制难以实现

当前,对财政资金使用的时效性要求越来越高,而要合法依规地提高财政资金尤其是项目资金的预算执行情况,实现预算指标对经费使用的实时监控必不可少。但传统报账方式下,由于二者没有实现对接,无法实时监控预算执行情况。

2.预算支出情况通过纸质、IC卡等方式记录,繁琐低效。传统方式下,主要依靠人工登记记账本和单位自设IC卡控制程序、报账人使用IC卡等方式掌握分管经费的使用情况。这种方式下,对预算资金执行率的实时控制和对超预算支出的预警等要求均无法实现。

3.凭证录入压力大记账不及时,预算执行数据滞后

单位资金量较多的情况下,财务人员审核单据、凭证录入等工作量大,若月末或年末报账较集中时,会出现凭证录入不及时,导致报表和预算执行情况统计不及时或数据不准确。

4.出纳手工核对银行账目,费时费力

传统方式下,出纳只能用EXCEL表格导出银行日记账和银行对账单,利用EXCEL表格的功能手工核对银行账目,在资金流量大的情况下,效率较低。

二、网上报销模式的优势

1.提升了报销流转效率

传统报销方式下,受各方面因素影响,单据流转时间长,效率低下。网上报销时,报销人员按照预设的标准化电子单据提交申请,如果系统预设了领导线上审批,则可以大大减少报销审批等待时间,提高报销效率;同时,电子单据中已有的财务数据信息直接提取记账,减少了传统模式下的重复录入,提高财务处理效率。

2.加强了预算控制和反馈

传统报销模式下,难以实时掌握审批事项的预算执行情况,超预算、超范围事项无法提前预知。网上报销时,设置了预算实时监控管理,超预算事项在单据填报时即无法进行录入,确保预算严格执行,同时便于领导随时掌控部门预算经费执行的即时信息。

3.提升财务管理水平

传统报销方式下,业务发生后报销、核算、记账,财务信息反馈滞后。网上报销时,财务事项的资金流运转时,网上报销流程即时运转,财务信息得到实时反应,传统的静态财务报表数据被实时的财务动态数据更新,大大提高了数据统计、预算控制、财务预警等财务管理方法的有效性,实现财务事项事前、事中和事后监督。

三、网上报销流程

网上报销流程分为报账人员网上填写电子报账单、财务人员预审、各级领导审核、财务人员审核票据和预算、出纳付款、会计记账、单据稽核。业务流程图示如下:

行政事业单位实行网上报销模式浅析

1.网上填写电子报账单

报账人登陆网上报销系统,依照不同的报销事项,填写相应的电子报账单。填写时需要注意的是,分清经费支出的预算出处,项目经费严格依照项目预算安排支出。电子报账单填写完毕后,提交财务人员进行预审。

2.各级领导审核

目前,行政事业单位网上报销系统中的领导审核,一般是线下审核签字。基于安全性考虑,领导愿意线下签字,便于把关原始单据,必要时询问报账人员。同时,也有网上报销系统线上签字的内部控制设计不尽合理有关。从严格意义上讲,这不是真正的网上报销。线下签字会因为领导公出等原因无法及时完成,从而导致整个报账流程效率降低。这也是整个网上报销系统中最需要改进和提升之处。

3.财务人员审核票据和预算

财务人员审核原始单据合法合规性、单据填报的完整性、计算的准确性;审核报销事项的预算出处是否准确等。审核无误后,打印报销单,交由出纳付款的下一个流程。

4.出纳付款和登记日记账

出纳人员依据前面流程中审核的单据支付款项,并登记日记账。对于不符合标准的单据,出纳人员有权拒绝付款并退回至上一流程。

5.会计制单

出纳业务办理完毕后,会计登记账目,生成记账凭证,交由稽核人员审核。

6.稽核人员审核

稽核人员对前面流程的业务进行再审核,无误后,单据通过;发现问题,退回至相应的流程步骤进行更正。

四、实行网上报销模式对单位提出的管理要求

 网上财务报销不仅仅是财务管理信息系统的更新,它对全面加强单位的内部控制提出了更高要求。

1.重视网络安全,明确相关内部控制要求

单位推行网上报销,最重要的是确保网络安全。财务信息关乎一个单位的经费收入和支出流转,对信息的安全性要求级别高。推行网上报销,要求一定严格在设置网络安全墙的内部网络中运行,结合单位实际需求,首先在安全的基础上追求系统的最优。制订网上报销相关制度或细则,加强系统内部的有效牵制,健全网络安全日志,严格操作人员对各自加密口令等身份信息的保密,设置业务管理和权限管理防范风险。

2.精准编制下属部门预算,实现预算指标和财务核算的有机衔接

为保证网上报销顺利开展,逐一细化下属部门的预算编制是关键。当前,财政资金精准化管理要求越来越高,从预算编制到财务报销,都需要全程监督。预算编制的精细化,是实现好网上报销的第一步,要求所有经费支出都必须有事先的预算安排,实现预算指标和核算系统的完全衔接,确保无预算不能有任何经费支出。

3.依照业务需求,设计统一的电子单据

网上报销单据类型一般为借款单、经费报销单、差旅费报销单等。电子单据设计时第一要考虑报账人填写简洁方便,通过设置财务信息挂接,使报账人选择部门预算指标一项时,该预算相对应的功能分类、预算年度、资金性质等因素直接链接出来,尽可能减少需要报账人过多选择财务信息,减少出错概率;第二要便于财务信息提取,提升财务处理效率。

4.开展广泛宣传,逐步推进

与传统模式相比,网上报销方式从线下迁移到线上,整个报销流程都发生了变化。要求报销人了解所报销事项的经费预算出处,熟悉网上填报流程,随时关注网上报销进度。因此,开展全员范围的宣传是必要的。考虑到接受程度,可以在单位内部选择部门进行试点。

5.考虑部门实际,选择适合的报销模式

报销模式主要有以下三种

(1)全员报销模式。所有业务处室报销人员均在线填写报销单据,财务部门按网上报销流程处理财务业务。这种方式下,网上报销业务一步到位,但上线需要大范围多次培训;同时,处室人员抱怨期较长,短期内财务部门满意度较低;单据错误率高,财务部门工作量短期内会有所增加。

2)处室报账员模式。每个业务处室设置报账员,报账员统一填写本部门报销单据,财务部门按网上报销流程处理财务业务。这种方式下,报销业务逐步推广,业务处室人员逐步适应;上线培训范围小,效果好;财务部门服务对象范围小,单据错误修正、填报问题解答效果好。

3)审核会计代填报销单模式。所有业务处室报销人员提交纸质报销单据给审核会计,审核会计在线填写报销单据,财务部门按网上报销流程处理财务业务。这种方式不改变目前单位报销模式,培训范围小;单据录入工作前移,凭证自动生成;实时控制预算;单据填写错误率低。

参考文献:

[1]熊谦.互联网环境下会计事务思考.农业科技,201607.

[2]王严严.关于提升高校网上报账业务效率的思考.经济与管理科学会计.201619.

[3]吴晓莉.网上报账风险的探索与控制.武汉理工大学学报.20148.

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