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基于SWOT对财务共享中心及机器人的适用性研究

2021-06-01 17:38 来源:www.xdsyzzs.com 发布:现代商业 阅读:

吉雪 中海油研究总院有限责任公司

摘要:近年,财务共享中心及财务机器人成为了企业重点关注目标。本文通过使用SWOT分析法深入剖析财务共享中心及财务机器人对企业适用性的优势、劣势、机遇和挑战,为企业适用财务共享中心或财务机器人提出合理化建议。

关键词:SWOT分析法;财务共享中心;财务机器人;适用性

随着企业对财务工作质量效益要求的不断提升,近年来,财务共享中心及财务机器人成为了企业重点关注目标。本文拟通过使用SWOT法分析企业对财务共享中心及财务机器人的适用性,并提出合理化建议。

一、财务共享中心、财务机器人及SWOT分析法的释义

财务共享中心,也称财务共享服务中心,是将不同地点的实体会计业务集中到一个地点来记账和报告的一种新兴的会计和报告业务管理方式。

财务机器人,英文简称RPA,即Robotic Process Automation,机器人流程自动化。根据机器人流程自动化和人工智能研究所(IRPAAI)的定义,RPA描述了这样一种技术应用:“让公司员工能够配置计算机软件或‘机器人’,采集和解释现有应用,以便处理交易、操纵数据和触发响应,并与其他数字系统通信。”也就是,通过计算机软件等技术应用使得部分财务业务实现自动化。

SWOT分析法,也称态势分析法,20世纪80年代初由美国旧金山大学的管理学教授韦里克提出。SWOT分别为四个英文单词的首字母,即StrengthWeaknessOpportunity,和Threat。即通过分析企业内部的优势和劣势,以及外部环境的机遇和挑战,来对研究对象所处的情景进行全面、系统、准确的研究,从而根据研究结果制定相应的发展战略、计划以及对策等。

通过以上释义可以发现,运用SWOT分析法,可以将企业适用财务共享中心及财务机器人的优劣势及机遇挑战进行全面深刻的研究,并帮助企业制定更加合适的发展战略。

二、以SWOT法分析财务共享中心对企业的适用性

(一)企业适用财务共享中心的优势(Strength分析)

1.有利于会计处理标准化

集团公司出于合并报表数据合理性的要求,通常会制定集团公司级别的财务管理制度,并对各项业务的会计处理提出相关要求。但是,由于各所属单位具体业务及管理需求存在差异性,且对制度的理解不同,现实业务中,同一种业务,在集团公司不同所属单位中的会计处理不尽相同。财务共享中心则可以完全避免此类情况的发生。在财务共享中心管理模式下,集团公司的各所属单位一定范围内的业务全部由财务共享中心处理,确保了业务处理的规范性,有利于实现会计处理标准化。

2.有利于资金价值提升

在财务共享中心模式下,集团各所属单位的主要资金将被集中于共享中心进行统一管理。这意味着在集团层面,资金价值将得到大幅提升,主要体现在:(1)各所属单位资金集中存放于共享中心,有利于实现规模效应;(2)各所属单位间,不再需要进行资金结算,在降低了支付风险及减少手续费的同时,能够增加存款收益;(3)各所属单位的资金需求可在集团范围内统筹进行,降低各所属单位的资金筹措成本。

3.有利于实现人工成本规模经济

在财务共享中心模式下,集团公司各所属单位的同质业务将归集到共享中心。共享中心的财务人员在集中处理这些业务时,工作的质量及效率都将高于业务分散在各所属单位由各单位财务人员处理时的情况。且共享中心所需财务人员数量将远小于各所属单位所需财务人员数量之和。

4.有利于关联交易对账

关联交易对账向来是集团公司业务处理的难点。关联交易对账业务的质量和效率直接影响集团公司合并报表出具效率及数据质量。在共享中心模式下,关联交易对账将集中于共享中心内部完成,解决了传统对账过程中的地域、人员、财务系统、会计处理等诸多限制。

(二)企业适用财务共享中心的劣势(Weakness分析)

1.同质业务的限制

财务共享中心的本质,是将集团公司各所属单位的同质业务集中于一处进行处理。因此,集团公司各所属单位同质业务的比例,将直接影响共享中心的执行效果。如果集团公司各所属单位同质业务比例较高,共享中心的建立可以集中大量业务,缩减属地财务人员数量,并提高工作效率。如果集团公司各所属单位所处行业不同,同质业务比例较低,则可以集中于共享中心的业务比例较少,难以实现成本效益。

2.可能产生的税务风险

由于各地的税务政策存在差异,财务共享中心通常不会共享税务相关业务。而会计处理集中于共享中心后,可能造成各地较多的会税差异,产生相应税务风险。

(三)企业适用财务共享中心的机遇(Opportunity分析)

1.向管理会计的转变需求

随着当代科技的高速发展,传统的以会计处理为主的财务会计向以分析建议为主的管理会计的转变是必然的趋势。财务共享中心可以将大量重复性的工作进行集中处理,释放了属地财务人员可以进行更多的分析工作,剖析数据背后的业务原因,为企业的发展提供数据支持,发挥更大的财务价值,符合时代发展的需求。

2.电子票据的不断普及

随着税务系统的改革,当前已经有部分电子票据可以用于企业的账务处理。相信随着信息技术的不断提升,电子票据的使用范围将更加广泛。甚至所有的会计档案都将电子化。这使得票据和档案流转更加适合财务共享中心模式。

(四)企业适用财务共享中心的挑战(Threat分析)

1.共享中心选址问题

如上文所述,财务共享中心的本质是将处在不同地点的集团公司所属单位的业务集中在同一个地点的共享中心进行处理。如果共享中心选在经济较发达地区,则该地区的人工成本较高,由共享中心带来的规模经济效益可能小于人工成本的增高,因此从集团公司层面看,共享中心的成立并未产生正收益。如果共享中心选在经济欠发达地区,当地人工成本较低,但发达地区的各所属单位财务人员将缺乏前往共享中心就业的积极性。同时,如果共享中心人员是从各所属单位现有财务人员中抽调,被抽调人员可能会面临住房及家庭异地等问题。

2.共享中心人员流动性问题

由于财务共享中心集中的是重复性较高,技术含量较低的工作,因此共享中心的配置不会很高,缺乏对高质量财务人员的吸引力。同时,由于共享中心是独立的主体,不属于任何一个集团分子公司,会导致共享中心人员缺少归属性。以上两点均会提高共享中心财务人员的流失性。而较高的人员流动性将无法保证相关业务的处理质量。

3.标准化及个性化的博弈问题

集团公司所属单位的同质化业务,出于不同单位的管理需要,在会计处理的细度上会有所差异。例如,同样是差旅费,部分单位仅要求核算至成本中心,部分单位则需要对多个字段进行核算,如利润中心、项目归属、订单编号等。或者,同样是差旅费,部分单位需要精确核算到住宿费、市内交通费、城市间交通费、差旅补助等明细科目,部分单位仅需要整体核算至差旅费即可。共享中心为集团内所有公司进行的标准化核算,势必会造成部分单位核算精细度不满足管理要求,需要进行线下手工管理,整体管理效率低于未实施共享中心模式前。而对于以前核算较为粗疏的单位,更加精细化的核算可以帮助其实现管理上的细致度,但亦有对非核心业务核算过细导致的整体工作量上升效率降低的可能。

三、以SWOT法分析财务机器人对企业的适用性

(一)企业适用财务机器人的优势(Strength分析)

1.有利于会计处理标准化

财务机器人的本质是一种计算机技术应用,因此,它的运行完全依靠事先规定的命令执行。每个命令都是确定的,任何个性化操作都将导致机器人程序运行失败。由此势必要求各单位对相关业务进行完全相同的处理,从而促使各单位会计处理演变为完全的标准化。

2.全年无休工作时

财务机器人可以24h*365d运行,全年无休,全日无休。和人工相比,其工作时间大幅增加,且工作质量确定,不受运行时间长短的影响。因此,它的运行成本与相同工作量的人工成本相比,有明显的减少。

(二)企业适用财务机器人的劣势(Weakness分析)

1.业务同质性要求较高

由于财务机器人依据命令执行任务,因此由财务机器人处理的业务必须是同一类型,并经标准化处理的。因此,种类不一、处理方式不同、具有个性化的业务,都不适合财务机器人处理。

2.对系统的过度依赖

由于缺少过程参与,财务人员对于由财务机器人处理的业务,会缺乏认知和理解,造成对机器人的过渡依赖。在机器人出现运行故障或网络故障,或机器人处理的结果有误时,无法及时通过人工处理来完成相应业务。

3.对系统运维人员的需求增强

鉴于财务工作的专业性,财务机器人程序的设计、运行和维护均需专业人员给予支持,特别是同时具备财务知识以及系统开发建设知识的专业人员。机器人运行的效率和效果,与系统建设以及后期维护情况密不可分。因此,专业的系统运维人员的选择对于财务机器人的设计和使用至关重要。

(三)企业适用财务机器人的机遇(Opportunity分析)

1.信息化程度的不断提高

随着科技的不断发展,当前计算机计算、存储、自动化等功能都大幅提升。许多信息技术专业公司应运而生。因此,当前的科技手段完全可以支持财务工作信息化的要求。同时,这也符合由机器代替人类处理重复化不需脑力加工的工作的趋势。

2.企业不断提升的内控要求

通过运用财务机器人,部分工作流程被予以固化。特别是审核流程,通过财务机器人进行的审核,流程确定,审核公式确定,提高了审核工作的效率和效果,更加符合企业内部控制的要求。

(四)企业适用财务机器人的挑战(Threat分析)

1.不同系统的融合

当前,各企业均不同程度地实现了部分财务业务的信息化。各企业应用并开发了各种预算管理系统、会计处理系统、报表出具系统、税务管理系统等。如何能够最大限度地将财务机器人与现有系统进行融合应用,降低财务机器人的应用成本,是企业的重点关注事项。

2.信息的安全性

完整的财务信息能够揭示企业运营过程中的方方面面。供应商、客户、存货、资金……其中很多信息都是涉及到企业核心的机密数据。在应用了财务机器人后,大量财务数据被电子化,并通过网络存于云端服务器。一旦在传输或储存过程中出现差错,很可能给企业带来沉重的后果。因此,企业需确保这些数据的安全,提高网络安全。

四、基于SWOT对企业适用财务共享中心及财务机器人的建议

(一)基于管理模式与业务处理方法进行选择

通过上文论述可知,财务共享中心是一种管理模式,财务机器人是一种业务处理方法。财务共享中心是把分散在各地的集团公司各所属单位的部分业务集中于一地由相同人员处理。财务机器人是由系统代替人类处理部分业务。两者之间并非是不相容关系。实际上,由于财务共享中心集中的就是各单位的同质业务,因而财务共享中心的业务更适合应用财务机器人。因此,出于管理模式改变的需要,企业将更加倾向选择财务共享中心;出于提升具体、特定业务处理效率效果的需要,企业将更加倾向选择财务机器人。企业需要深入挖掘其需求的本质,从问题着手,从需求入手,分析其与财务共享中心及财务机器人的适配性,做出最优选择。

(二)基于业务集中度及标准化程度进行选择

企业在应用财务共享中心及财务机器人时,应从企业本身的业务情况为出发点。并非所有的集团公司都适合财务共享中心模式,也并非所有的业务都适合财务机器人。也不是企业越大越适合共享中心,企业越小越适合财务机器人。集团公司的各所属单位所处行业越相近,同质业务越多,标准化处理要求越强,越适合财务共享中心模式。各单位的业务内容越固定,变化性越小,越适合应用财务机器人。鉴于集团各单位管理需要的差异,同质业务能否被标准化,以及标准化的程度,也将影响到财务共享中心及财务机器人的实际施行效果。

(三)基于集团公司的长短期目标进行选择

对于集团公司而言,运用财务共享中心和财务机器人,都可以使部分重复性较高的工作从当前财务工作中脱落出来。其差别在于:①财务共享中心能够实现资金的集中化,而财务机器人不行;②财务共享中心是由人来完成工作,相比机器人,更具有灵活性;③财务共享中心设立需要考虑的因素较多,特别是在人力资源方面,需要多方规划,因而从目标的提出到真正实现共享中心的运行,需要时间较长。而财务机器人只涉及业务,相比共享中心,需要考虑的因素较少,在短期内即可上线运行。因此,企业在进行战略选择时,应充分考虑公司的长短期目标,在短期目标中实现财务共享中心上线运行难度较大。

(四)基于集团公司人力资源情况进行选择

无论是施行财务共享中心或是财务机器人,均需要对集团现有流程进行重新梳理,整合,并进行标准化处理,同时还需要整合多个已存在信息系统,并创建及应用新的信息系统。这个过程,需要大量的人力资源给予支持。对于财务机器人来说,主要需要的是流程梳理及标准化,以及信息系统建设人员。对于财务共享中心来说,除了以上人员需求外,还需要将属地人员与财务共享中心人员进行整合。如何吸引属地财务人员前往财务共享中心,如何降低财务共享中心的人员流失率,是集团公司在实施策略前需要谨慎考虑的事项。特别是在财务共享中心选址地点与集团公司当前主要业务地点不同的情况下,属地财务人员不仅面临新的工作地点、工作环境,还会有家庭、医疗、住房、子女教育等诸多复杂因素考虑。

(五)基于成本效益原则进行选择

企业施行财务共享中心或财务机器人,其根本出发点在于进一步优化企业资源,提高企业的核心竞争力。因此,所有的选择均应经过详细的立项论证,在充分计算企业的各项得失后,才可正式施行。切不可跟风实施,不可盲目上线,否则在实施过程中遇到问题,上线计划容易被搁置甚至暂停,进而使得企业前期投入均付之东流。

参考文献:

[1]颜婕.集团企业财务共享中心的构建研究——以中铁二局房地产集团公司为例[J].会计师,2018(01):14-16.

[2]胡绍学.大数据时代我国企业财务共享中心的优化[J].财政监督,2018(01):94-99.

[3]刁奕.“互联网+”背景下企业财务共享中心的构建[J].经济师,2018(02):123-124.

[4]李娟.会计机器人对会计行业的影响分析及阐述[J].财会学习,2018(28):125.

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