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大数据时代背景下的档案信息化管理要点

2020-02-24 16:24 来源:www.xdsyzzs.com 发布:现代商业 阅读:

李雪坤  莱阳市穴坊中心卫生院

摘要:随着近年来我国社会经济发展的不断加快,科技发展水平也得到了很大的提升,互联网已经在我国的很多行业发展当中都得到了极大的应用,在现如今这个大数据发展时代背景之下,档案管理也面临着一个新的发展机遇和发展挑战,在进行档案管理的时候,要结合现如今的技术发展现状,这样才可以使得档案管理方式跟上社会发展的步伐,所以对于现如今的档案管理工作来说,必须要充分的利用信息化的手段来进行,但是在对档案进行信息化管理的过程当中,除了要满足理论方面的要求之外,也必须要对信息化管控的力度有所增加,实现档案管理最重要的还是要保证档案数据的安全性,只有这样才可以从根本上确保档案管理工作的可靠性,在大数据时代,档案的信息化管理已经是一股不可逆的潮流,但是在享受着这种管理方式所带来的便利的时候,也必须要对其负面影响加以重视及时的将这些问题进行解决,只有这样,才可以切实的实现档案管理信息化的目的。

关键词:大数据时代;档案管理;信息化管理

科技的发展使我们步入到了大数据时代,在大数据时代的发展背景之下,很多行业都产生了一些新的发展变革,这对于时代的发展来说是有很大的推动作用的,在大数据时代下信息发展越来越快,这对于档案管理也提出了更多新的要求,就现在的发展态势来看的话,档案管理人员面临着越来越多的数据资料信息,所以这给他们的工作提出了更新的要求和挑战,如果档案可以进行信息化管理的话,那么这些海量的数据信息将可以进行更加有效的收集和储存,档案管理人员的工作将会在很大程度上轻松一些[1]

一、大数据时代背景下档案管理工作的困境

(一)关于隐私和安全的困境

在现如今这个互联网时代,很多领域的工作都无法离开数据的支撑,因此海量的数据和海量的信息也就随之而产生了,但是当大数据技术在档案管理当中加以应用之后,伴随而来的还有很多隐私与安全的问题,虽然网络的发展给人们的生活带来了很大的便利,但是网络安全事件也同时带来了很多的安全隐患,一旦信息化的档案管理遭受到网络安全威胁的时候,那么档案信息也就随之而遭到了泄露,这无疑给人们带来了极大的损失,就目前的发展现状来看的话,必须要对档案信息化管理的安全问题加以重视,给档案管理的完善做好保障,档案管理者需要就安全问题予以更多的关注[2]

(二)关于人才方面的困境

档案信息化管理是现如今时代发展的一个必然趋势,但是大数据技术对于档案管理来说也是一个新的事物,所以这也给档案管理人员带来了一个新的挑战,因此说在新的时代发展背景之下,档案管理人员需要不断的进行专业能力的提高,对于信息化管理的知识需要不断的进行学习,就我国目前档案管理部门的工作现状来看,复合型应用技术人才有着极大的欠缺,这对于档案信息化管理来说会产生不利的影响,因为专业化的人才是档案管理工作的核心,在大数据时代之下,对于管理人员的综合素质也相应的提出了更多的要求,但是在大数据时代,这种专业化的档案管理人才却极其缺乏,所以在未来的发展过程当中,档案管理部门要积极的进行人才的引进,另一个方面也要对现有的人才进行专业化的培训,进而将他们进行档案管理的能力加以提升,进而提高档案管理的效率[3]

二、大数据时代背景下档案管理工作的机遇

(一)可以提供更加海量化的数据信息

在大数据时代,档案管理者每天都要进行大量的数据处理,所以说这在很大的程度上增加了档案管理的难度,那么如何将这大量繁杂的数据进行相对科学高效的处理,将工作效率切实的提升便成为现如今档案管理部门所需要加以解决的问题,而信息化的管理方式则很好的将这个状况进行了解决,云储存的网络存储方式,对于档案管理当中的数据问题解决无疑产生了积极的推动作用。

(二)档案管理系统得到了极大的拓展

档案想要更好的实现信息化管理的话,那么就必须要建立起一个更加完善的档案管理系统,管理系统的使用可以在很大的程度上促进工作效率的提升,进行档案管理的诸多信息也会更加的透明化,大数据技术能够对档案管理系统进行有效的拓展,这种拓展也恰好适合档案进行信息化管理的需要,这有利于各种数据信息资源可以得到储存的需求,在很大的程度上降低了数据信息的维护成本,档案管理的智能化水平也在一定的程度上得到了提高,档案管理过程当中所面临的一些困境得到了很好的解决,在进行信息化管理的时候效率也更高了[4]

三、大数据时代背景下进行档案信息化管理需注意的问题

(一)必须要建立起明确的标准和目标

在互联网时代之下,信息呈现出海量化的趋势,越来越的数据出现,因此说在进行档案管理的时候难免会遇到更多的问题,因此说在运用大数据技术的时候,档案管理人员首先需要搞清楚的事情是要应用大数据技术达到一个什么目标,只有有目的的对档案进行信息化管理,才不会过多的浪费数据分析的时间,在管理的过程当中也不会缺少方向,因此说在进行档案信息化管理的过程当中,必须要首先将大数据的标准和目标加以明确,这样会使得实际的管理效果达到事半功倍的效果。

(二)在管理过程当中对于潜在的风险要多加注意

网络技术的不断完善为档案的信息化管理提供了很大的便利,但是近年来网络安全问题也愈发的严重起来,因此说这就导致了在对档案资源进行开发利用的过程当中档案信息的泄露,一旦如此,档案信息就可能会遭受到丢失和篡改,由此可能会带来诸多不利的影响,因此说在利用大数据技术的时候要尽可能的将网络安全问题加以避免,依据于常见分析来制定相应的预防措施,这样一旦发现问题的话就可以及时的进行遏制,避免更大问题的发生。

四、大数据时代背景下档案信息化管理的途径

(一)将档案数据收集的方式加以改革

在大数据的时代发展背景之下,关于档案数据的收集方式得到了极大的改进,在进行档案信息化管理的时候,首先就要将信息化系统的优势加以展现,档案数据信息的类别也可以在一定的程度上对其加以拓展,这样一来,各种类型的数据信息,其收集能力将会在很大的程度上得到提升,利用互联网的手段,使得档案数据收集的效率有了很大的提升,其次,在当今这个互联网时代,每天都在产生大量的信息,并且这些信息很多都是碎片式的零散信息,这在一定程度上加大了数据收集的难度,因此说必须要将信息收集的方式进行适当的改革,可以根据数据收集的需要来建立起一个关系型的数据库结构,对于各种碎片化的信息进行统一的收集,有效提升数据收集的效率[5]

(二)档案服务的智能化需加以实现

要想有效的实现档案服务智能化的话,那么档案管理者的工作能力将是一个很关键的因素,首先来说,需要将传统档案管理的服务模式加以改变,传统的被动化的服务模式已经不再适合现在档案管理的需要了,因此说必须要将服务思路变为主动化,将目前档案数据信息的利用效率加以提升,进而将档案数据信息的价值进行更加充分的体现,大数据技术也需要在基础上被合理的使用,需要从当前用户的具体需求出发,为用户提供更加智能化的服务[6]

(三)运用大数据技术来对档案信息进行备份

大数据技术在进行数据处理和存储方面所发挥的作用是很突出的,在面对现如今海量信息的时候能够很科学的进行处理和存储,这就在很大的程度上促进了档案资源统一管理的可能性,现在我国很多城市都开始重视大数据技术所发挥出来的作用,在很多地区都建立起了大数据产业园,这些产业园的兴建有利于对数据进行规模化的处理[7],面对海量的信息就要进行海量化的管理,但是一旦发生信息丢失的话也是大规模的丢失,所以说对信息进行备份是很必要的,网络安全问题是现如今得到社会广泛关注的一个问题,一旦档案完全的进行了信息化的管理,那么在遭到网络安全问题的时候就会产生数据的丢失,因此说对于档案的数据信息进行备份是很关键的,可以防患于未然[8]

(四)与大数据开发公司进行有效的合作

大数据技术是在互联网时代所产生的一个新的技术,它所包含的内容是很多的,并且涉及到的领域也相对来说比较宽泛,因此说想要将大数据技术引入到自己的工作领域当中的时候,首先必须要将专业的限制加以打破,对于不同的行业需要不同的大数据开发环境和分析工具,最好的方式便是找到一个适合的大数据开发公司来进行,就拿档案的信息化管理来说,大数据技术的应用和传统的档案管理方式相比有所不同,因此说在进行数据信息化管理的过程当中,需要专业的档案管理人员和专业的大数据开发公司之间进行合作,在这个基础上开发出更加适合档案行业的大数据分析工具,相比较起来,专业的大数据公司会具备更专业的数据分析工具,可以有效的根据行业数据要求来进行分析,这样一来,档案信息化管理便会有所参考依据,有利于档案管理的科学合理性[9]

五、结语

综上,在如今这个信息化的社会,数据产生的越来越多,所以说在面对着这些海量信息的时候,档案管理工作也面临着越来越多的挑战,这对于档案管理者来说,工作也更加的繁杂,因此说档案管理者必须要努力的抓住时代发展的潮流,不断的进行档案信息化管理的探索,合理的利用大数据技术,从而得以对复杂海量的数据信息加以科学的处理,和专业的大数据公司进行合作,利用他们先进的技术来对数据信息进行合理的分析,这样一来档案资源不仅可以得到更准确的记录,而且也更加有利于档案资源的管理和有效的应用,这就要求相关的档案管理人员要不断的进行管理理念的更新,从而切实的将自己的业务水平加以提升,这可以在很大的程度将档案管理的工作效率加以提升,促进整个档案管理行业的发展。

参考文献:

[1]马长松.大数据时代背景下高校档案信息化管理的研究[J].知识经济,2019(5).

[2]邓盈盈.大数据时代背景下城建档案管理信息化面临的挑战和渠道分析[J].卷宗,2017(22).

[3]庞碧霞.大数据时代背景下高校档案信息化管理的研究[J].中小企业管理与科技,2016(15).

[4]陈军.大数据环境下高校档案信息化建设问题及对策[J].通讯世界,2019,26(7).

[5]郭杨.探析大数据背景下高校图书馆档案管理策略[J].传媒论坛,2019,2(8).

[6]赵婷.浅析大数据档案信息化建设及其开发保护和利用[J].现代企业文化,2019(8).

[7]侯小艳.大数据时代档案信息化管理工作的几点探讨[J].卷宗,2018,8(34).

[8]林凌.信息化时代人事档案管理的创新要点[J].卷宗,2016,6(1).

[9]叶伟坚.信息化时代人力资源和社会保障监察档案管理要点[J].卷宗,2017(16).

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