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关于企业合格供应商管理的思考

2020-08-31 16:57 来源:www.xdsyzzs.com 发布:现代商业 阅读:

黄芳 江苏南水科技有限公司

摘要:自动化系统集成企业在项目实施过程中,有相当一部分设备、软件或安装施工需要由外部供应商供应或提供服务支持,加强供应商管理,对于提高项目质量,提升经营效率,促进集成企业良性发展十分重要。本文分析了自动化系统集成企业经营特点、合格供应商管理中普遍存在的问题,提出了合格供应商管理的重点和改进管理的措施建议,对系统自动化系统集成企业开展合格供应商管理有一定指导作用,对其它企业也有借鉴意义。

关键词:合格供应商;信息化;系统集成;采购管理

一、引言

所谓自动化系统集成企业,是指具备系统资质,以设计、建造、安装和调试一个信息化和自动化高度集成的自动化系统为主要业务内容,对用户实施系统集成的企业。在项目实施过程中,如何加强对合格供应商管理,事关企业最终提交的自动化系统这一产品的质量和企业的良性发展,是企业管理层高度关注的重点。

二、开展合格供应商管理的意义

当前,自动化系统集成企业的主要业务模式是,通过招标投标或政府采购或合同洽谈等方式,接受行政主管部门或相关单位的委托,提供一个自动化系统的综合解决方案。这样的委托,一般包括了从需求分析、总体设计,到设备定制、软件开发、系统集成、现场安装调试、客户培训,最后整体交付客户使用并提供售后服务等全过程的工作,即所谓的交钥匙工程。部分委托合同甚至还包括了交付后若干年度的系统运行维护工作,则进一步扩充为项目的全生命周期建设管理项目。

但是,国内绝大部分企业,虽有丰富的系统集成经验,却并不具备完成一个自动化系统所必须的全部设备、软件的设计制造、开发能力,也没有足够的专业的安装施工人员,需要在市场上寻找相应的设备厂商、软件公司和工程服务商作为受托项目的合作伙伴,从而形成一个完整的供应链,以保证按照合同期限要求高质量地完成受托项目。

由此可见,作为自动化系统集成企业,核心业务在于为业主提供自动化系统方案的总体设计和系统集成,需要通过从外部众多供应商获取相关设备、服务以支撑企业业务的运作。其业务经营的显著特点是两头在外(市场和供应商),中间在内(研发、集成),一般来讲,外购产品和服务占合同总额的一半以上。供应商提供的产品和服务的质量,是决定项目成败的关键性因素,直接关系到整个系统的质量和项目合同的履行,关系到企业的信誉和品牌形象。因此,必须通过现代采购管理手段,加强供应商管理,保证外部产品和服务的质量。

合格供应商是指产品质量、服务、信用等达到采购方要求,具备持续提供合格产品和服务能力的供应商,合格供应商管理是指以采购方需求为核心,对合格供应商进行的选择、评价、激励等工作。自动化系统集成企业合格供应商管理的目的是提高采购管理水平和效率,促进供应商之间良性竞争,构建自动化系统质量共同体,提升企业竞争力。

三、合格供应商管理方面存在的问题

合格供应商管理是采购管理的关键环节,因其在采购管理中的重要地位,近年来,越来越被自动化系统集成企业管理层所重视。但由于现代企业制度尚未真正建成,多数系统集成企业在合格供应商管理中还存在以下问题。

(一)采供关系失衡

没有从企业发展共同体的视角构建采购和供应之间的关系,将集成企业与供应商的合作定位为临时的短期的交易关系,这种简单的买卖关系竞争多于共赢,从而使采购活动缺乏信任,带来许多不确定性。

(二)管理目标单一

合格供应商管理是一个多目标的综合管理行为,但系统集成企业往往把对供应商管理的焦点仅放在产品和服务的采购价格上,以低价格为选择标准,盲目压低价格,相对忽视服务质量、履约能力等,表面上降低了项目成本,但由此带来的结果是采购价格下来了,但项目的总成本却因为质量、交货期、服务水平的缘故反而上升了,集成企业并没有从降低价格中真正获利。

(三)管理方式粗放

对供应商管理的预见性不够,未能从企业的发展方向和业务范围的拓展提前考虑供应商管理,临时寻找供应商的现象时有发生,缺乏合理的供应商管理规划。供应商管理随意性较大,人为因素较多,导致采购过程抗干扰力不强,缺少完善的制度支撑。

(四)考核机制缺失

普遍存在“一选定终生”的现象,被评审为合格供应商后,只要不发生重大问题就永远合格,没有建立起一套合适的考核、更新、退出机制。合格供应商评价方法不合理,评价指标不全面,操作性不强,往往是个别部门或人员说了算。

四、合格供应商管理的主要内容

合格供应商管理的实质就是建立合格供应商名录并实施科学管理,按照管理流程,其管理内容包括以下几个方:

(一)申请

合格供应商的申请方式一般包括自主申请、客户推荐、单位特邀三种方式。自主申请有助于开发潜在供应商;客户推荐可以与项目设计要求精准对接;单位特邀是指集成企业在充分了解市场的基础上,选择并邀请优秀的供应商,有助于提升评审成功率。目前,多数集成企业采取三者相结合的申请方式。集成企业制定供应商申请基本要求,对照要求作初步审查,遴选出进入评审程序的供应商。

(二)评审

合格供应商评审是是决定所选择的供应商是否满足采购需求的基础。一般分为资料评审、实地考察、样品测试等环节。评审内容包括但不限于法人资格、营业资质、质量认证体系、财务状况、产品质量、技术能力、服务水平。集成企业制定评审办法,明确评审内容、评审组人员组成、评审程序、评审反馈等。通过评审的供应商列入合格供应商名录进行管理。

(三)考核

对进入名录的合格供应商开展定期考核,一般以一年为考核周期,或者以一个项目的实施完成为考核周期。系统集成企业应在评审内容的基础上,结合实际履约情况扩充、细化考核指标,制定考核办法。合格供应商考核应发动各部门全员参与,注重客户反馈,以保证考核结果更加全面准确、客观公正。

(四)退出

为不断吸收新的优质供应商,促进供应商之间的良性竞争,实现优胜劣汰、动态管理,集成企业应建立完善合格供应商退出机制,将未通过合格供应商考核的供应商从名录中移除或者根据业务发展情况,对无采购需求的供应商实行更新退出,促进管理资源优化配置。

五、提升合格供应商管理水平的措施建议

(一)转变管理模式

现代企业制度下,必须转变采购管理模式,由传统的“关注单价、短期交易、采购部门被动执行”的采购模式,逐步向“关注总成本、长期战略合作及采购部门主导、全员参与”的新采购模式转变,即“猎人模式向“牧人模式”转变。在新的模式下,集成企业制定合格供应商名录,通过相应的管理制度对目录中的供应商开展管理与协作,并帮助供应商持续改进,从而形成长期的战略合作关系,实现更高层次的降低成本,增强企业竞争力。

(二)实施分类管理

采取基于供应定位和供应商偏好两种模型,将采购活动及供应商分类管理。供应定位模型就是从采购方的角度出发,对外购的产品和服务依据一定的标准进行细分,针对不同的设备和服务实施不同的采购管理。自动化系统集成企业承建的项目科技含量高,依据外购产品和服务的采购价值、技术先进性、质量可靠性、采购来源的可替代性、供货及时性等指标,将外购产品和服务分为关键产品,如各类传感器、控制器等;以及常规产品如线缆、机柜、电源等。对于关键产品,要积极主动地建立并推动与供应商的合作伙伴关系,而对于常规产品,则通过精简流程、提高采购效率来增加对供应商的吸引力,从而提高议价能力。供应商偏好模型就是从供应商的角度来评价自己的公司及采购需求,做出相应的供应商管理对策。一般来讲,供应商在与集成企业的合作中会按照集成企业的业务吸引力、商业的价值将集成企业划分普通客户、开发型客户和核心型客户,集成企业应善于运用供应商偏好模型,努力使自己被供应商定位为开发型或核心型客户,并在与供应定位相结合的基础上,选择理想的供应商并建立长期合作关系。在管理中还应注重运用二八法则,即将80%的精力用于20%重要产品的采购管理上。

(三)完善考核机制

一是科学确定考核指标。考核指标是开展考核的基础和依据,集成企业应从基础能力、影响力、生产经营能力、产品质量保证能力、服务能力、信誉等方面,建立分类明确、层级清晰的考核指标体系,考核指标尽可能量化,以增强考核的可操作性。二是制定考核办法。明确考核周期、考核方式、考核结果运用等。

(四)改进管理手段

当前大多数自动化系统集成企业采用电子表格形式对合格供应商的相应资料、信息进行管理,手段较为落后。应建立合格供应商数据库、开发相应管理系统,利用现代信息技术进行管理,这方面自动化系统集成企业具有天然优势,应充分发挥。采取与有关部门信息互联共享、网络自动获取等方式,及时对供应商的资质、信誉、经营内容、财务状况等进行更新,实施信息动态管理。当供应商相关情况发生重大变化时,应及时发出预警,提醒做好采购风险防范。

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