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中小企业云会计信息化系统的应用探讨

2015-07-26 22:40 来源:www.xdsyzzs.com 发布:现代商业 阅读:

谢萍 山东农业工程管理学院

摘要:为满足当前大数据时代下庞杂数据处理的需求,及解决中小企业信息孤岛现象和资金短缺的窘境,本文对中小企业会计信息化建设初期选择的三种模式与云会计三种模式均进行了深入剖析,并提出运用企业生命发展周期理论和对会计信息化的不同需求为中小企业提供了云会计发展模式的选择方案。

关键词:云会计;中小企业;会计信息化

 信息化正在影响着我们生活的方方面面,大数据技术与移动互联网正广泛应用于教育、医疗、娱乐、政府等各行各业,金融行业也涵盖在内。伴随着云端存储数据技术及信息传输速度的不断完善,会计行业与大数据技术结合形成了集合云存储、云计算、云操作等一体的云会计模式,解决了传统会计模式处理信息相对滞后、分散等问题。

经过20余年的信息化发展,我国的大部分大、中型企业已经基本实现了会计信息化并将云会计应用于财务管理中,但对中小企业来说,本应更加积极响应信息更迭迅速的内外部环境,却苦于资金短缺、人才流失严重、管理不到位等因素的制约,导致无法形成合理的信息化解决方案,使得其在内部完善与外部竞争中受到了剧烈的市场冲击,因此本文将从中小企业未来的发展规划入手,根据其发展的不同阶段为中小企业选择云会计发展提供模式选择的建议。

一、云会计介绍

1)云计算概念

2006年,谷歌正式提出“云计算”一说,将交互模式扩大到整个互联网,拥有了覆盖整个互联网的计算能力,并能在任意地点依靠任意智能终端获取信息。用户可以按照自身需求对云端的资源进行索取,包括服务器容量、应用软件使用、网络资源、存储空间等内容,同时按量进行付费。云计算以其便捷的访问模式、轻量的交互方式,破除了时间与空间的限制,使得用户只需连接互联网,即可获得云端服务商提供的各类服务,也可定制个性化云端平台。云计算的按需付费、低管理成本、高兼容性、快速响应、永远在线、异地协同等特性满足了各类企业、机构在大数据处理中所需的技术支持。

2)云会计概念

会计信息作为企业经营活动的核心体现,对于信息的来源、处理与挖掘将直接影响企业为自身经营成果的判断、外部环境的预测及发展战略的指引,随着企业经营领域的不断垂直深入和物联网发展产生的复杂外部环境,企业必须收集、处理与挖掘海量的会计信息,以此满足大数据时代的会计信息处理需求。

这些信息具有大数据的4V特征及无形性、粘性等特点,而传统的会计处理模式难以满足企业处理会计大数据信息的需求。因此,将云计算的概念与会计理念相融合形成云会计平台,企业能够省去软件安装与维护的运营成本,按照自身需求购买云会计平台中的资源对会计信息处理平台进行灵活拓展,并在企业多部门、各子公司间架构一个24小时在线的统一虚拟平台进行海量、复杂会计信息的快速协同处理,同时,对企业在经营期间产生的会计原始数据进行实时上传,避免数据的丢失及遗漏。

云会计平台的应用能够帮助企业获取更为优质、缜密、可靠、实时的会计数据,通过一系列量化模型的演绎能够有效规避潜在的市场风险,从而做出更为准确、及时的内部决策及外部判断。同时,使企业内的信息流通更加扁平化,避免因信息不对称而造成的判断失误。因此,云会计的核心就在于充分挖掘会计信息中的企业价值,帮助企业不断优化生产、销售、融资等管理环境,从而提升企业价值。

 二、中小企业会计信息化现状

近年来,虽然得益于全球经济一体化及互联网的快速发展,涌现了一大批中小型创业企业,他们能够将触角伸及大型集团企业忽略的蓝海,对产品进行快速更迭换代,保持企业活力。但在国内经济发展下滑阶段,中小企业很难突破发展桎梏,在发展质量、企业管理、人才吸引、融资能力等方面都存在着难以逾越的鸿沟及短板,其中尤以企业管理水平为甚。

而在企业管理水平有限的情况下,对内部财务信息化的忽略而造成的经营模式粗放、基础财务管理工作薄弱等问题,使中小企业迫切需要实现财务信息化的转型,因此涌现了以下几种具有中小企业特色的财务信息化发展模式。

1)采购标准化财务软件

国内目前已经形成了较为成熟的财务软件市场,中小企业选择以用友、金蝶为首的大型财务软件公司时,倾向于购买成熟的标准财务模块,但这种产品普适性较强却缺乏差异化,在中小企业的发展过程中无法全面涵盖其不断变化的需求,实用程度不高。而如果选择成本较低的中小财务软件公司产品时,又会出现功能缺失、软件支持不足等缺陷,也无法帮助中小企业顺利进行财务信息化发展。

2)自行定制财务软件

部分中小企业重视财务信息化所带来的未来发展空间,因此耗费巨大的人力物力自行开发或寻找合适的软件公司进行个性化开发软件工作。但由于当前企业业务体量不足,且未来发展规划尚不确定,当前财务信息化的需求不足以承载软件开发成本,导致本末倒置,阻碍企业整体发展脚步。

3)财务外包或代理模式

还有部分中小企业选择将会计事务处理外包或代理给专业的记账公司如代理记账公司、会计事务所等,企业只设置普通的出纳岗位负责日常收支及财务保管等工作,可以免去招聘专业财务人才的困扰,此举适合刚刚成立的中小企业,可直接由专业人士通过专业的财务手段进行打理,相对来说费用较低。但由于企业本身对于会计事务了解不足,经常出现无法将真实财务需求反应给代理公司导致会计信息失真等情况,且往往采用周期型处理方式,因此财务信息反馈滞后,不利于企业进行经营决策,财务信息的安全性能也无法得到保障。

4)小结

以上三种模式属于中小企业在不同发展阶段对会计信息化发展做出的尝试,总体来说显然并不完全适用于当前日益复杂的大数据环境,帮助企业提升的上升幅度较小,会计处理与业务应用上依旧脱节,信息孤岛现象未得到改善。

三、中小企业会计信息化发展的需求分析

正处于上升期的中小企业需要格外重视会计信息化发展,充分运用会计信息的处理帮助企业加强内部控制、提升自身管理水平。在会计信息化发展的过程中,要时刻审视发展战略是否能够得到会计信息的支撑,并有计划地将企业的精力与成本投入到会计信息化的建设中,做到尊重企业发展规律的同时,充分体现自身个性化。

1)信息及时性需求

传统会计受制于技术及人力成本,无法在当下对信息做出处理。但在互联网和大数据,信息处于全天候秒传的状态中,因此及时处理与响应信息才能避免因拖延造成的失误,会计信息不仅要做到能够在较短时间内对庞杂的原始数据进行筛选与分析,更要将处理后的信息无损传递至决策者与相关部门负责人

2)信息全面性需求

能够反映企业整体运营情况的会计信息不应当仅局限于财务数据的统筹与分析,应当将企业各部门视为一个有机体,从而对企业整体价值链做出全面分析,因此企业的会计信息化建设必须在横向与纵深上双向拓展,将采购、生产、销售等各部门的信息流进行整合、提炼、融合,保障会计信息化能够全面、客观地反映各部门的运作情况。

3)信息个性化需求

中小企业因其创新精神而在市场竞争中保有一席之地,产品更新迭代较快,组织架构和人员设置变动较大,对外部环境更敏感,相应变化更快,因此适合中小企业的会计信息化系统应当能够随着企业情况变化而变化,更新方便且快速上线。

4)产品操作需求

简单、易用的会计信息化系统操作可以让中小企业将重心放在生产运营上,低管理成本和方便的系统维护可以帮助中小企业在系统出现问题或技术人才缺失的情况下依然维持高效稳定的运作,因此,适用于中小企业的会计信息化产品应当具备交互界面友好、使用过程中容错率高、服务可靠等特点。

5)小结

基于上述特点,中小企业的会计信息化系统的最佳配置应当为存储能力强、响应及时、数据传输扁平化、便于设计个性化灵活框架、产品通用化、低成本运营及维护,这与云会计的种种特点相符,因此云会计是帮助中小企业弥补其资金缺乏和人才流失严重短板的最佳选择。

四、中小企业云计算发展模式的选择

云计算的服务架构中主要包涵三个方面,分别为基础设施级服务、平台级服务和软件层服务,这三层服务层层递进,可以满足不同发展阶段、不同体量的中小企业的需求。

1SaaS模式

SaaSSoftware as a Service),中文译为“软件即服务”,顾名思义,服务商通过互联网向企业提供软件服务,SaaS服务商充当了一个会计信息化与企业的中间人角色。企业无需一次性投入大量资金,而是通过租用服务商架构在云端的服务软件进行体验,随后根据企业的自身特点及不断变化的经营需求来进行个性化订制或更改其中的服务模块,按需付费的模式和服务商提供的软件管理、升级和维护等服务能够大大缓解中小企业的资金压力,降低扩张风险。而服务商的选择及服务模块的增减使得中小企业在发展变革的过程中能够根据自由意志更换更为适合的SaaS服务。SaaS模式的可扩展性能够帮助企业快速适应业务的增长和变化,这对中小企业进一步提升市场应变能力有极大的帮助,。

该模式也可以看作是将大数据时代下采购模式与外包模式的创新组合,中小企业将软硬件维护的工作交由专业服务商进行打理,只需要付出采购功能模块的成本,一方面也能够通过云端服务器的不间断工作来随时查看财务数据的变化,在部门与成员之间便捷传输与同步财务信息,及早规避风险,极大地提升了资金使用效率与内部控制管理水平,也避免了因完全外包而产生的财务数据泄露的隐患。这个模式较适用于对会计信息较敏感但财务管理要求个性化较低的中小企业。值得注意的是,在我国,某些提供SaaS的服务商并未将服务器真正架设在云端,这增加了数据泄漏与丢失的风险,在会计信息处理的高峰期,运算能力可能出现不足。而SaaS的云端服务器可以由企业订制是否信息处理的饱和量阀值,一旦到达阀值,则自动扩容,很好地解决了因人工检查不及时导致容量及运算能力不足的情况。

2PaaS模式

PaaSPlatform as a Service),中文译为“平台即服务”,这是对SaaS模式的一种补充和进阶,PaaS模式摒弃了SaaS模式中的标准化模块形式,将云端的开发平台开放给中小企业,服务商提供完善的服务器、开发平台及工具,使得技术人员能够绕过传统会计信息化系统中复杂繁琐的编程程序开发CRMOAHRSCM、进销存管理等管理软件,并在云端进行测试和运行,企业无需另行购置服务器,也能以极低的成本部署网络环境应用。让企业内部的财务及技术人员参与到管理软件的研发与更新中,自行决定企业的安全身份认证、开发部署、内容分析管理、集成服务等功能如何实现,能够更好地反映企业管理的个性需求,顺利推进中小企业的会计信息化进程。

相较于之前的自行研发财务软件的模式,PaaS模式降低了对技术人员的要求,会计信息化的优化工作变得更为简单,业务系统上线时间更快,避免了SaaS模式中因模块无法匹配造成的财务工作进展缓慢。而基于互联网的云端平台,还可轻松实现异地开发人员之间的协同作业。这种模式适用于对会计信息质量要求较高、业务流程较复杂、对外部环境较敏感的中小企业,也是中小企业成熟阶段长期发展的最佳选择。

3IaaS模式

IaaSInfrastructure as a Service),中文译为“基础设施即服务”,以往当中小企业需要建立企业数据中心处理复杂的会计信息或运行本地企业应用时,需要花费大量资金购置服务器及配套的硬件设施,中小企业采购硬件设备后往往在正常的业务环节会受到不小的资金压力。透过IaaS模式,企业可以有选择性的将服务器、操作系统、磁盘存储、数据库或信息资源等基础设施进行付费租赁使用,而服务商则将会对基础设施进行日常维护。创业期的中小企业通过该模式可以大大节省硬件购置费用,而拥有周期性业务的中小企业可以在旺季进行设备租赁以满足业务的正常运转,避免了闲置资源的浪费。从另一方面来说,这也是云会计帮助中小企业优化资金使用效率,挖掘资金价值的一大作用。该模式适用于对其业务频率与周期有比较全面的认识,进入稳定阶段的中小企业,也适用于初期创业资金不足的中小企业。

4)小结

中小企业在选择云会计发展模式时可以依据生命周期理论,在企业的不同发展阶段为不同需求的会计信息化选择合理的云会计模式。创业阶段的中小企业重心在于如何将业务快速拓展,合理回笼资金。这时大多中小企业的业务模式较为单一,资金缺口较大,人员配置不到位,对应的会计信息化程度不需要太高,扩展性较强的SaaS能够帮助初创期的中小企业以最低的成本接触标准化的会计处理流程,降低对客户的维护成本。随着企业的不断发展,业务种类增加,个性化需求随之凸显,这时的中小企业需要个性化的管理应用来帮助其进一步挖掘会计信息的使用价值,那么在成熟的基础架构上建设或拓展管理应用就应当选择PaaS模式。当企业步入固定频率或周期性业务阶段时,为了充分运用资金达到最优的生产配置,在业务旺季可以选择IaaS模式进行设备租赁以满足需求。

SaaSPaaSIaaS三种模式的核心思想就是通过外包的方式,帮助中小企业解决人员配置不齐、资金链短缺、软硬件维护成本高昂、基础架构不完善等问题,按照企业的发展及个性化需求来进行资源的合理配置,其宗旨就是运用较低的成本获得较高的商业价值。而SaaSIaaS模式也可以向PaaS模式进行拓展和延伸。

 五、推动中小企业会计信息化系统有效应用的措施

在当今信息社会,信息技术的应用已经使得信息化不单纯是会计工作的工具,更是会计工作的环境,与组织架构、内部文化、业务领域等因素相互作用,共同推进会计工作模式的发展变化。通过系统整合、改造或新建,形成面向管理会计的信息系统,就是要利用管理会计的基本原理和工具方法对企业活动进行规划、决策、控制、评价,是信息技术在管理会计领域的集中体现。

管理会计信息系统包括预算系统、平衡计分卡系统、经济增加值系统、作业成本管理系统等。这些系统工具已经在不同程度上应用于各单位,尤其是具有一定规模的单位的实际管理之中。如,我国一些单位已经在运用企业资源计划(ERP)系统进行资源管理,运用作业成本系统进行成本管理,运用全面预算管理系统进行预算管理等。但是,多数单位仍处于各个管理会计工具方法单独信息化阶段,信息平台之间彼此孤立,未得到有效整合,即形成了一个个“信息孤岛”。各信息平台相互之间在功能上不关联互通,在信息上不共享互换,信息与业务流程和应用相互脱节,导致管理会计无法及时获得和整合相关信息,决策支持功能难以得到有效发挥。

直到云计算的出现,使得管理会计信息系统的实现成为可能,并因其云存储、云计算、云操作等一体的会计模式大大缩短了中小企业的会计信息化进程,能够将组织架构、内部文化、业务领域等要素有机结合并在不破坏原有财务处理流程的基础上扩充至云会计模式。

要推动中小企业会计信息化系统的有效应用,企业应当按照自身业务需求分为统计模块、成本费用模块、利润模块、固定资产模块、报表模块、数据模块等并梳理其中的业务流程,站在企业发展的战略角度将其中的关键节点及核心数据再次确认、提取。通过价值链分析将输入、转换与输出的活动进行排序集合,将非核心业务分配给按需租赁等形式,主要资源投入至核心业务,从而开启会计信息化系统的运作。一般来说,中小企业在发展云会计模式时应当按照三层结构来推动云会计平台的应用。

1)会计基础核算,包括总账、日记账、明细账、存货管理账、成本核算账、收入帐等具体业务集成的日常财务核算系统。

2)财务综合管理,通过企业价值综合分析指标、资金投资分析、筹资管理、运营分析、平衡计分卡等全面预算指标体系创造企业价值最大化。

3)企业综合管理,企业的采购、仓储、生产、销售、行政管理、客户服务、售后管理等与财务流程密切相关,要把这些业务有机融合在一起形成企业信息化管理综合系统。

在企业运作过程中,业务发生将会产生相应的财务数据将在云会计平台得到实时处理并生成财务数据。基于企业选择的云会计平台形式在企业需要出示财务数据或发生进一步交易时对外进行数据交换,并在综合管理业务中得到体现。这样高效、便捷、轻量的财务数据交互方式便于企业内部提升对数据的敏感度,达到高效协同的目的,并从外部反馈中快速获取市场信息加以反馈,最终提升中小企业的市场竞争能力。

六、结束语

中小企业为市场环境带来了创新精神,也在大数据时代迎来了会计信息化的巨大考验,而云会计为中小企业提供了低成本、高效率的会计信息化解决办法,也满足了中小企业个性化会计处理的需求,但在如何选择云会计发展模式和推动云会计应用方面,中小企业还需要时间和实践去摸索可行性方案,本文对中小企业会计信息化建设初期选择的三种模式与云会计三种模式均进行了深入剖析,并提出运用企业生命发展周期理论和对会计信息化的不同需求为中小企业提供了云会计发展模式的选择方案,最后为中小企业提供了推动云会计信息化平台建设的路径提供方向指引,以期望为中小企业的会计信息化发展和云会计发展模式选择提供参考方向,也期望通过中小企业对云会计系统的运用为我国云会计的垂直细分行业创造新的解决方案。

参考文献

[1]程平, 何雪峰. “云会计”在中小企业会计信息化中的应用[J]. 重庆理工大学学报:社会科学版, 2011, (1).

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