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企业财务共享服务中心的实施效果研究

2023-05-18 10:56 来源:www.xdsyzzs.com 发布:现代商业 阅读:

王俊杰  包头市中心医院

摘要:企业财务共享服务中心实现了由分散经营到集中高效经营的转型,适应了企业发展战略、科学管理以及成本管理等的需求。然而在实施过程中仍然面临着诸多挑战,因此制定了加速财务管理转型,打造大数据平台;优化一键结账功能,实现报表出具的自动化;运用OCR技术完成发票识别,构建智能审核程序;资金管理智能化,提高管理效率;完善培训管理体系,培养复合型财务人才等多种优化措施。财务服务共享服务中心实施效果显著:降低成本、提高运行效率,促进财务合规和风险管控工作,资金运转效率提高。

关键词:财务共享服务中心;实施效果;财务管理 

随着企业规模日益壮大,商品流通与资金流转的链条加长、速度加快,会计准则执行差异化更加明显等问题使财务管理难度大幅增加。在这一背景下,企业亟需管理模式的变革,以达到完善组织结构,控制成本,强化企业管控等目的,财务共享理念便由此诞生。国内财务共享服务中心数量在近3年内呈高速增长趋势,据研究统计,截至2020年底,其数量己经超过1000家。财务共享服务中心的发展充分体现了财务的革命性技术创新以及自我突破能力,众多大中型企业都是通过建设财务共享服务中心,实现了由分散经营到集中高效经营的转型。在“大智移云物”的背景下,财务共享服务中心也被赋予了更具挑战性的职责。建立财务共享服务中心只是第一步,更加关键且能够为企业带来持续性效益的则是后续的管理与优化。

一、构建财务共享服务中心的驱动因素

(一)企业发展战略的需求

首先,在企业总部建立财务共享服务中心,利用财务共享服务模式,将原先分散于各下属机构中的财务工作统一集中的共享服务中心中,利用统一的标准处理财务工作。财务共享服务中心,让财务管理的成本得到有效的降低,而且在此基础上还实现了最大范围内财务管理效率的提高。迎合了企业全球化战略转型,对于信息数据高效处理的要求。

其次,将原先分散于下属机构中的财务交易环节进行筛选,要求各下属机构按照企业总部的财务交易处理要求完成财务业务的处理。当财务工作人员的工作压力被释放之后,财会人员的才能也将会得到进一步的释放,其专业思维对于企业战略管理工作的贡献,也才会得到有效的凸显。

(二)企业科学管理的需求

财务共享服务模式消除了传统财会管理模式的环节冗余问题,让信息传递相比于之前变得更为高效和稳定。此外,随着财务共享服务模式的建立,财会工作将会逐渐的朝着融合型财会工作不断的转型,当融合型财会工作逐渐成型之后,财会管理工作对整个业务流程的覆盖面将会得到进一步的扩大,不仅有助于组织对各业务部门进行更为有效的监控,还有助于组织管理人员及时的获得有效且足够的数据。此外,财务共享服务模式将会提高企业的资金安全水平,并有助于企业对资金安全风险进行更为高效的控制。

(三)企业成本精细管理的需求

经济转型环境下市场环境发生了重大变化,各成员单位每年所上报的财务预算计划,只是在相对较为理想的状态下所编制的预算计划。所以在实际经营发展的过程中,各成员单位或多或少的都会面临一些财务的紧急状况,只是如果不想浪费机会成本,那么各成员单位就必须要快速的作出反应,但是很显然,在传统的财务管理模式中快速的做出反应是不现实的,因为该管理模式的信息传递环节较为繁杂,信息传递所要消耗的时间较长。此外,财务组织的分散代表着财务资源的分散,要想对分散的财务资源进行高度的整合与管理,企业就需要支出更多的成本和资源。企业为了更好的成本管理,决定建立财务共享服务中心,代替传统财务管理模式进行管理财务工作。

二、企业财务共享服务中心实施面临的挑战

(一)运行效率的挑战

财务共享服务中心作为企业实现业财融合的有效手段,其建立初衷就是为了实现各类业务信息的顺畅传递,使得企业的经营效率得以巨大提升。目前许多企业的规模不断壮大,生产经营业务得到快速发展,越来越多的信息被收纳在各类系统中。财务人员对业务不了解,无法融入业务成为了突出问题之一。财务共享服务中心的工作细分程度很高,每个人只负责庞大业务处理环节中的一部分,过度的专业化分工使财务共享服务中心的各岗位员工仅能了解到职责范围内的部分业务信息,长期从事单一的执行性工作,导致财务人员与企业的业务发展越来越脱节。当出现业务问题,财务共享服务中心的财务人员往往不能及时解决。另外财务共享服务中心对数据的收集处理能力有限,生成的财务报告主要是基于过去的历史数据,进行表面的描述性和诊断性分析,对于实质问题分析不到位,导致企业的管理者在进行经营决策时,没有准确的参考依据,企业的决策能力较差。

(二)财务核算系统的挑战

企业使用的SAP系统功能十分强大,且凭证录入界面有别于传统的国内财务系统。一部分账务处理来源于其他系统的自动转账生成,仍有不少事项需要财务人员手工记账。每月末的前一周是企业的结账周,财务共享服务中心的财务核算人员需要将所有未处理事项完成系统录入,然后手工执行凭证过账、审核、记账、结转损益等操作。在这个过程中,系统每完成一阶段的操作,财务人员再手动触发下一个流程。账务处理完毕之后,报表系统可以出其各分子公司相应的财务及管理报表。但由于报表系统与核算系统的数据存在对接关系,不同的分子公司对报表的需求也不完全一致,财务人员还需要手工调整报表以满足当地管理者的需求。此外,目前有些企业的报表仍停留在月报、季报、半年报这样的定期报表层面,未实现动态化的报表管理。财务信息的滞后性常常导致无法为内部管理决策提供及时的支持,使得外部定期报表披露成为了出具财务报告的主要目的。

(三)报销流程繁琐且效率低下的挑战

在报销的流程上,很多企业设置的程序较多。员工提交报销申请后,各级部门领导审批、付款需要很长的时间,员工不能及时得到批复拨款。报销流程繁琐且效率低下是由多方面的原因导致的。一是绝大多数企业仍以发票作为唯一的报销依据,且发票处理方式落后,影像系统与财务系统暂时未完全实现对接,智能化较弱,即使员工取得的是电子发票,也不能直接上传,需要通过手工打印再进行上传,增加了工作的程序。二是企业对于报销的要求比较严格,且系统操作界而并非简单易懂,业务报销人员需要经过一定的培训才可以熟练使用。三是报销审批流程比较长,填好报销申请单之后,还需要所在部门领导相关财务人员依次审批,最后才可以付款。财务工作的繁琐使得企业的效率在不断的下降,尤其是大型企业的报销流程更加的繁琐,如果在任何一个环节上出现了问题,即使是较小的问题,也需要重新开始报销,严重的浪费了业务人员和财务人员的精力。

(四)资金管理系统的挑战

企业的资金管理系统运行比较成熟,可以准确记录不同经营区域资金池的资金往来。但是在余额管理及银行对账方面,系统并未达到最佳的银企互联系统的使用状态,主要问题出现在资金管理系统与银行系统对接出现操作性断层。有些大型企业随着业务发展建立了上百家国内外分子公司,每个公司都至少存在两个银行账户。虽然都开通了网银功能,但是每一个资金账户的银行网站登录需要使用安全口令保护,验证通过后财务人员才可以手工登陆网银系统。不同银行账户的余额、对账单等情况的查询主要基于重复性人工操作,但却需要耗费很大的时间精力才能完成整个流程。许多企业并未实现动态实时掌握集团资金情况的需求,仅可以通过定期人工出具资金报表的形式了解到当日的资金情况,导致集团资金管理效率不高,沉淀资金严重等问题。

(五)组织人才的挑战

一直以来,很多人对财务的理解还停留在会计核算的层面,认为财务就是账房先生,主要职能就是帮助企业记录经济业务的发生。虽然企业对财务共享服务中心给予了高度重视,希望财务人员能够脱离核算发挥战略价值,但是由于传统会计教育主要是以培养核算型人才为主,大部分的财务人员都难以胜任风险管控、预算管理等高价值的财务工作,能够支持公司战略和懂得技术应用工作的财务人员数量占比很少。智能财务是近两年的热点,能够兼其相应的技术理论水平与财务专业知识的人才更是风毛麟角。随着企业业务的快速发展,财务共享服务中心需要随之进行规则的重新梳理与设定,再加上智能技术的冲击,企业需要既精通财务专业知识又懂得信息技术的复合型财务人才,来推动财务共享服务中心的升级迭代。就目前的情况来说,许多企业并不具备这样的专业人才。

三、企业财务共享服务中心的优化路径

(一)加速财务管理转型,打造大数据平台

企业应持续建设管理会计应用平台,通过以下各层次的实施来打造大数据平台。首先,需要将财务共享服务中心内部各系统打通,在对信息的缺陷进行填补,在信息共通的基础上实现企业的信息整合,使得业务与财务工作可以形成一体化体系。同时,要逐步与外部系统对接,帮助企业快速抓取利用外部数据,通过建立数据库来实现信息流以及资金流的整合管理。其次,数据的收集与存储只是第一步,企业可以利用云计算技术加强数据处理及分析的能力,以达到能够将资产的数据价值最大发挥的目的,以此对财务共享服务中心的决策力和判断力形成支持。

企业应将财务共享服务中心的智能化转型作为企业数字化转型的必要条件进行深入部署,并在各层单位、业务部门、员工间持续贯彻普及智能化理念,提高员工对于企业智能化与数字化的认同与参与感,以内在动力推动企业转型可持续发展。财务智能化转型作为企业数字化转型的重要环节,不能够孤立开展,必须要结合企业的长远战略目标,在此基础之上才能做好财务的转型规划。

(二)优化一键结账功能,实现报表出具的自动化

针对财务核算系统结账效率低的问题,企业可设计一键结账功能,在像批量处理凭证转账及结转损益等功能节点操作上进行调整优化。通过一键结账功能,财务人员无需手工按步骤进行每月固定化的系统过账操作,可以节省大量等待系统运行的时间,交由系统自动完成即可,财务人员仅需对结账完成的结果进行检查。另外.,企业还可通过一键报表功能模块的设计,在结账后只需点击该按钮便可自动导出分子公司所有的财务报表。针对分子公司的特殊需求,对报表调整逻辑进行逐一梳理,逐步实现分子公司报表出具的自动化。在合并报表层面,可在核算系统内设置好合并分录的调整抵消逻辑,完成合并报表的自动出具。针对报表出具时间不灵活的问题,企业可搭建管理报表平台,与财务核算系统集成,利用数据提取工具来出具管理报表,并以图表等数据可视化形式供管理层查看,满足企业管理者对内部信息的及时掌控。

(三)运用OCR技术完成发票识别,构建智能审核程序

在报销的过程中,发票是重要的报销凭证之一,是报销过程中必不可少的单据。根据企业报销管理的规定,员工在报销时,必须有发票作为凭证,要在税务官网上对发票的真伪进行核验,并按照要求粘贴发票,还需要财务人员审核,有问题的发票不予报销。企业经营事项随时发生、发票量大、审核点众多对于财务审核人员来说是一大难点。大型集团企业的财务部门一般都会设立专门的审核岗位进行相关操作,但仍然无法避免出错且效率低下。T集团可引入OCR图像识别和处理技术实现发票的智能审核,从而代替绝大部分传统的人工操作,极大防范了人为的犯错。企业实施智能审核有两个前提,一个是需要将所有的基础数据结构化,二是需要将每一项费用的审核细则提炼出来。只有这样计算机才能够自动识别并读取关键的审核点,与经过结构化处理的信息进行对比。

智能审核具体而言有三个步骤。首先,财务机器人需要从系统中提取数据包括己经扫描成图片的原始单据。其次,发票的规范和要求要提前输入到程序中,平台会自动的将扫描的原始单据与规范化的标准进行核对,实现自动化的审核和管理。最后,财务机器人会对审核结果进行分类处理,对于符合规范且审核通过的发票电子信息会自动归档。如果单据中存在模糊不清楚的字样,使得财务机器人无法核对,系统将会自动分发给发票审核人员进行手工发票审核。

(四)资金管理智能化,提高管理效率

针对企业资金管理效率低下的问题,企业可尝试使用RPA机器人来解决目前的资金管理痛点。由于人工登陆网银系统下载银行对账单及进行余额对账是发生频次较高,操作简单也并不需要大量人工判断的工作,因此非常适合引入智能化的解决方案。比如可以建立余额查询机器人,该机器人可以自动登陆网银系统,将需要查询的银行账户信息进行自动录入,之后将账户余额进行下载汇总,自动出具资金余额报表并通过邮件发送给信息需求者。如此以来,无论管理层何时想要得到最准确的资金余额情况,都可以快速实现。另外,还可以使用对账机器人来完成自动化的银企对账。机器人可以自动登陆网银系统导出银行流水,并同时登陆到财务核算系统将银行日记账导出,之后便可以按照关联序号对二者进行匹配。需要注意的是,在财务核算系统中的记账规则务必是经过标准化设置的,以确保系统逐笔记录银行流水并进行账务处理。如果系统存在合并流水记账的情况,则会给自动化的银企对账带来一定的困难,因为机器人很可能无法识别一对多或多对一的对应关系,就必须进行人工参与。

(五)完善培训管理体系,培养复合型财务人才

人力资本是企业发展过程中容易被忽视但却最为重要的资源,没有懂得智能化应用的财务人才,企业财务的智能化转型就无从谈起。对于企业来说,一套完善的培训管理体系务必要建立在企业战略的基础之上,要符合企业的发展需要。对于财务共享服务中心来说,首先要明确员工自身的专业知识储备与从事的工作所需要的知识之间的差距,然后有针对性的为员工制定培养计划。集团应建立短期培训与长期培训相结合的培训体系,通过加大财务人员培训力度,对员工的专业技能以及综合能力进行持续的培训,确保智能财务人才储备可以满足企业发展需要。更要强化培养员工的服务意识和思维转型,充分发挥人力资本,为财务的智能化升级提供有利的条件。

另外,企业应将岗位的设置依据业务的升级重新进行调整。对于企业内部从事财务相关工作人员的能力与水平进行评价。制定相应的内部鼓励政策,使财务工作的业绩与工资挂钩,使得财务人员能够在工作岗位上发挥自己的潜能,实现自身的发展,为企业创造经济效益。注重企业的发展与财务的结合,鼓励从事业务工作的人员与从事财务工作的人员相互学习探讨,鼓励更多的人员主动参与财务工作以及其他各个与生产、管理以及经营相关的工作。使得各子公司内部和部门层级之间的人员流动机制得到相应的完善,实行轮岗政策。建立囊括涉及各种行业的财务管理相关的数据库,来实现以服务型为主导的企业内部的财务管理的转型与升级。

四、企业财务共享服务中心的实施效果

(一)降低成本、提高运行效率

在传统的财务管理模式中,每一个业务单元都有对应的岗位和对应的工作人员负责,但是随着业务量的不断增加以及产业链的不断多元,每一个业务单元对于人员的需求也不断的增加,此时整个业务链条的人工成本大幅上升。企业建立财务共享服务中心之后,对财务人员实施了统一化管理,不同分子公司仅需要保留部分财务人员,负责当地的业务支持,不涉及核算内容,大量财务人员得以集中到一起。企业无需为各业务单位分别配置独立的财务人员,便可保证业务的顺利进行。随着企业规模的扩大,人力成本节约效果更加明显。财务共享服务,以集中核算和集中管理作为主要优势,利用自动化的系统解决了业务链条中绝大多数信息的处理工作,一方面释放了财会工作人员的工作压力,另一方面让每一个业务单元的人工成本得到了明显的下降。

此外,就算在之后的发展过程中,业务量还是会有所增加,但是人工成本不会随之增加。但这里要特别注意的是,虽然财务共享服务中心能够对成本进行间接的控制,但是,建立初期技术团队的研发费用和高薪聘请专业团队的费用并不会有较大的变化。此外,财务共享服务中心和传统的财务管理模式,在数据口径、作业流程、作业标准等几个方面也有较大的区别。财务共享服务中心对流程进行了进一步的规范,对数据口径和作业流程进行了进一步的标准化建设,有效的提高了整个作业流程的标准化程度和准确水平。实现了真正意义上的效率与质量的双向提升。

企业信息系统平台的成功建设不仅为企业节约了成本,更是企业加强财务管理的有力手段,使财务工作的繁琐复杂性大幅减少,沟通成本明显降低,效率得到大幅提高,财务工作焕然一新。企业将释放出来的大量财务人员按职能划分为三个层次。具体来说,业务财务负责在经营环节与业务的对接,共享财务主要负责日常交易的集中化批量处理,战略财务是财务组织中的最高层次,主要在企业的战略决策上起支持作用。在业务财务和战略财务的全新定位下,不但让财务人员更加明确要以主动为企业创造价值为职责,也驱动所有财务人员去积极思考提前规划个人未来的职业发展路径和所欠缺的专业知识。

(二)促进财务合规和风险管控工作

企业在财务共享中心建设的基础上,对财务风险进行了进一步的控制,同时对财务作业的流程进行了进一步的规范。

首先,财务共享服务中心将所有的资金账户集中在一起,各成员单位不需要再开设单独的银行账户。在需要使用资金的时候,可以直接通过财务共享服务中心进行资金的划拨即可,所以财务共享服务中心降低了各成员单位对于现今保存的压力;此外,财务共享服务中心将各成员单位的所有财务数据都集中到一个平台上,企业总部的财务管理部门可以直接通过对平台上的信息进行提取和检查的方式,来判断各成员单位的财务工作是否合规,及时又便捷。另外,在月初月中及月末出现交易高峰排队期的时候,财务业务量就会大大的增加,因此在财务共享服务中心地事业单元范困内增加了同步入账模式,避免了一些未达业务的产生。财务共享服务中心还可以作为企业公司和各成员单位之间的独立第三方,负责处理双方财务核算业务,保证了往来账款零未达目标的达成。财务共享服务中心还建立了运营评价模型,对员工的日常表现情况进行评价,利用可直接观察到的数据,对员工的工作行为进行进一步的规范。

其次,财务共享服务中心,对标准以及口径等进行了进一步的统一,有效的提高了风险管控工作的准确度。各个环节风险的精准识别和有效规避,还进一步降低了财务舞弊现象出现的可能。此外,由于企业和各成员单位采用统一的标准进行同项业务的处理,所以流程标准可以涵盖所有业务类型的风险,当系统识别到风险濒临预警值的时候,就会发起警报。在财务共享服务中心的支持下,企业的风险控制体系得到了进一步的完善对风险的监控,也从原先的事后检测改变为全程预警。

(三)资金运转效率提高

财务共享服务中心从整体对企业资金进行管理。共享服务中心是企业决策支持层对数据、银行及资金进行统一支配、制定资金调配战略、对各级单位进行操作指导,严格监控各项业务工作风险。而业务操作层,发挥金融机构职能,对资金风险进行严格把控,比如:提供开立银行账号、对资金、票据进行集中管理服务。资金结算中心属于操作服务层其职责为:对自身以及下属子公司的账户进行管理、制定资金计划、统一支付等。不同的管理层级具有不同的管理内容,但每个层面都涉及流动性管理、交易管理、风险管理。

建立企业资金管理平台——基于财务共享模式,实现统一结算:由平台把控并通过资金结算中心统一收付款,做到资金流动的全周期把控。加强风险管控:对业务交易的过程进行强有力监督,通过预测预算、资金规划进行业务额度控制,加强风险监督管控,对有风险、异常交易进行识别与提示。优化资金池管理:在满足成员单位业务需要的前提下,将分散资金集中进行统一调配,实现资金高效运作,为企业带来更多收益。提高交易流程的标准化统一化:确保资金对外支付效率、内部结算效率、以及与内部其他业务系统的协同效率。

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